Εμπειρίες από …Δημόσια Διοίκηση – ΥπΕΠΘ (Ι)

Η πρώτη μου εμπειρία από τη Δημόσια Διοίκηση -εκ των έσω- ήρθε με την απόσπασή μου σε γραφείο Διεύθυνσης Εκπαίδευσης.

Η αίσθησή μου ότι υπάρχουν φορείς πολλών ταχυτήτων (στον ευρύτερο χώρο του δημοσίου) ως προς την υιοθέτηση τεχνολογιών ΤΠΕ ή την ακόμη πιο …μακρόπνοη Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, επιβεβαιώθηκε . Σε αντίθεση με όσα - ακούγονται ότι – συμβαίνουν σε άλλους φορείς όπως ΟΤΑ, Νομαρχίες με εγκαταστάσεις Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων (ΟΠΣ), υιοθέτηση διαδικασιών κλπ., εύκολα παρατηρεί κανείς ότι στοιχειώδεις οργανωμένες λειτουργίες απουσιάζουν:

Άτυπη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων – εκπαίδευση – εξήγηση διαδικασιών

Σε ένα υπουργείο του οποίου οι διοικητικές λειτουργίες καλύπτονται σε πολύ μεγάλο βαθμό από αποσπασμένους (για άγνωστο χρονικό διάστημα) υπαλλήλους (εκπαιδευτικούς) είναι πολύ φυσικό να προκύπτει ζήτημα με τη “συνέχεια” της εργασίας. Παρόλα αυτά απουσιάζει κάποια διαδικασία περιγραφής του αντικειμένου, τον τρόπο που αυτό εντάσσεται στις διάφορες διαδικασίες του οργανισμού αλλά και κάποια πρόβλεψη για διαδικασία παράδοσης αρμοδιοτήτων, μεταφοράς “τεχνογνωσίας” κλπ.

Ανυπαρξία τμήματος Πληροφορικής / Υποστήριξης

Το συγκεκριμένο κενό έρχονται πλέον (από φέτος σύμφωνα με το αρχικό χρονοδιάγραμμα) να το καλύψουν τα ΚΕΠΛΗΝΕΤ (σε επίπεδο νομού βέβαια). Όμως, σε αντίθεση με τα εργαστήρια των σχολικών μονάδων, για τα περισσότερα από τα οποία υπάρχουν κάποια συμβόλαια υποστήριξης που έχουν προκύψει από κεντρικές διακηρύξεις, οι σχετικές προμήθειες για τις ανάγκες των διοικητικών υπηρεσιών (διευθύνσεων αλλά και σχολικών μονάδων) φαίνεται να είναι εντελώς αποσπασματικές. Το πρόβλημα επιτείνεται από το γεγονός ότι τα ΚΕΠΛΗΝΕΤ πρέπει να καλύψουν τις ανάγκες για τα σχολεία όλων των βαθμίδων (τόσο πρωτοβάθμιας όσο και δευτεροβάθμιας).

Τοπικό δίκτυο με μηδαμινές προδιαγραφές ασφάλειας δεδομένων

Οι διαδικασίες προστασίας πρόσβασης ή λήψης αντιγράφων ασφαλείας επαφίενται στην πρωτοβουλία των υπαλλήλων.

Ανομοιογένεια περιβάλλοντος εργασίας

Αν και το περιβάλλον εργασίας που κυριαρχεί είναι ο συνδυασμός windows / ms office υπάρχει πολύ έντονο το φαινόμενο παρουσίας διαφορετικών εκδόσεων τόσο του λειτουργικού συστήματος όσο και των εφαρμογών.

Ανύπαρκτη πολιτική διαχείρησης αδειών λογισμικού

Αν και η σχετική συμφωνία Microsoft – Ελληνικής Κυβέρνησης επιτρέπει την προμήθεια αδειών λογισμικού σε ειδικές τιμές (για εκπαιδευτικούς οργανισμούς), συχνά επανα-χρησιμοποιούνται άδειες OEM, που έρχονται με προμήθειες νέων μηχανήματων. Οι τελευταίες όμως υποτίθεται έχουν πληρωθεί ως συμβατικές …

Χειρωνακτική (σε βιβλίο) καταγραφή υλικού ανά τμήμα

Αυτό κάνει δυσχερή την αξοποίηση υλικού σε άλλα τμήματα. Για να μην πάει κανείς στο θέμα της έλλειψης αναλυτικής καταγραφής (π.χ. καταγραφή σε επίπεδο κεντρικής μονάδας δεν περιλάμβανε χαρακτηριστικά για δίσκο, μνήμη κλπ.).

Ελάχιστη αξιοποίηση του τοπικού δικτύου για ανταλλαγή εγγράφων ή/και συνεργασία

Η τυπική αξιοποίηση του δικτύου είναι για διαμοιρασμό συσκευών (π.χ. εκτυπωτών) και πρόσβαση στο διαδίκτυο. Χαρακτηριστικά, η ανταλλαγή εγγράφων (ελλείψει και τον απαραίτητων δικαιωμάτων διαμοιρασμού κλπ.) γινόταν μέσω usb flash drives(!). Αποτέλεσμα, τα ίδια στοιχεία (με ελλειπείς ενημερώσεις προφανώς) να διατηρούνται σε πολλά σημεία ή/και να επαν-εισάγονται πολλές φορές.

Παντελής έλλειψη έννοιας ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

Παρά την διάθεση για αξιοποίηση λογισμικού για τη διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων (βλ. σχετική εγκύκλιο της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης από το 2001), το …παραδοσιακό βιβλίο Πρωτοκόλλου Αλληλογραφίας και η χειρόγραφη συμπλήρωσή του (τόσο στο κεντρικό όσο και στα αντίστοιχα των διαφόρων γραφείων) καλά κρατεί! Η έντυπη ενημέρωση των σχολείων για τις διάφορες εγκυκλίους δεν έχει υποκατασταθεί πλήρως ακόμη από την ηλεκτρονική αποστολή τους.

Εφαρμογές διοικητικών λειτουργιών

Οι εφαρμογές διοικητικών λειτουργιών και μηχανογράφησης (βλ. δημόσιο λογιστικό, διαχείρισης προσωπικού κλπ. κλπ.) στηρίζονται οι περισσότερες σε εσωτερική ανάπτυξη, κάτι που όμως συνεπάγεται ελάχιστες δυνατότητες επέκτασης, προσαρμογής

Εφαρμογή μισθοδοσίας

Μια από τις πιο βασικές διοικητικές λειτουργίες, αυτή της μισθοδοσίας όλων των εκπαιδευτικών (από έναν από τους μεγαλύτερους -αν όχι ο μεγαλύτερος – εργοδότες σε επίπεδο νομού) εντελώς παραμελημένη ως προς την υποστήριξή της από σχετικό λογισμικό. Και βέβαια πρέπει να τονίσουμε ότι δε μιλάμε για μια εκσυγχρονισμένη διαδικασία με πλήρη διαχείριση προσωπικού και μεταβολών (ιστορικό), διαλειτουργικότητα με τα αντίστοιχα συστήματα άλλων διευθύνσεων για την κάλυψη των μετακινήσεων των μισθοδοτούμενων ή για διασύνδεση με τα συστήματα των τραπεζών. Αλλά για την απλή υποβοήθηση για εκτύπωση των καταστάσεων που θα μεταφερθούν στη ΔΟΥ προς έλεγχο και από εκεί στις τράπεζες για τη χειρονακτική εισαγωγή των αντίστοιχων ποσών από τους υπαλλήλους της κάθε τράπεζας που έχουν επιλέξει οι εκπαιδευτικοί…

Μια ενδεικτική εικόνα των αναγκών και της διαδικασίας μπορεί να βρεθεί εδώ. Ενδεικτικό για την αντιμετώπιση των θεμάτων αυτών είναι και το ιστορικό μετάβασης σε νέα εφαρμογή μισθοδοσίας:

Αν και προϋπήρχε μια -εσωτερικά ανεπτυγμένη- εφαρμογή σε Excel-Access με – στοιχειώδες όμως- front-end, με την ανάληψη καθηκόντων από συνάδελφο αποσπασμένο εκπαιδευτικό και παρόλο που υπήρξε η πρόβλεψη για στάδιο μεταβίβασης τεχνογνωσίας και αρμοδιοτήτων, αποφασίστηκε από τον τελευταίο (δλδ χωρίς διαδικασία εισήγησης κλπ.) να υπάρξει μετάβαση σε νέα εφαρμογή.
Στα θετικά της παραπάνω πρωτοβουλίας:

Η λύση που υιοθετήθηκε (προσαρμογή της αντίστοιχης εφαρμογής που χρησιμοποιούνταν στις Διευθύνσεις Δευτεροβάθμιας και Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Ηρακλείου) είχε πολύ καλή υποστήριξη και ήταν προσαρμοσμένη στις ανάγκες της συγκεκριμένης υπηρεσίας

Το βελτιωμένο (σε σχέση με την εσωτερική εφαρμογή) front-end (με έμφαση στα μηνύματα βοήθειας) έκανε πιο εύκολη την εκπαίδευση και την εκμάθηση της εφαρμογής από νέους συναδέλφους

Στα αρνητικά:

Δεν υπήρξε ποτέ καταγραφή των απαιτήσεων – προδιαγραφών

Δεδομένου ότι δεν υπήρχε κάποιο σχετικό κονδύλι στον προϋπολογισμό δεν έγινε κάποιος διαγωνισμός ή έστω πρόσκληση εκδήλωση ενδιαφέροντος

Δεν υπήρξε σχέδιο μετάβασης (μετάπτωσης δεδομένων) της στοιχείων της παλαιάς βάσης στο νέο σχήμα και πρόγραμμα

Ούτε το νέο σχήμα δεν υποστήριζε/υποστηρίζει καταγραφή ιστορικού μεταβολών. Η προτεινόμενη μεδοθολογία ήταν η διατήρηση πολλαπλών εκδόσεων της βάσης δεδομένων – ακόμα και για την ίδια κατηγορία μισθοδοτούμενων (!)

Προφανώς ούτε λόγος να γίνεται για …ηλεκτρονική ενημέρωση των μισθοδοτούμενων (π.χ. μέσω ενός web interface)

Δεν προωθήθηκε η επικοινωνία με άλλες διευθύνσεις ή πρωτοβουλίες, όπως π.χ. το Διατραπεζικό Σύστημα του ΥΠΕΠΘ που θα επέτρεπε τη συνεργασία με στόχο ένα ενιαίο σύστημα με κοινές προδιαγραφές.

Τα παραπάνω κάνουν να φαίνονται ουτοπικές πρωτοβουλίες – και πάλι – όπως:

Μείωση τηλεπικοινωνιακών εξόδων μέσω ενοποίησης γραμμών ή/και υιοθέτησης IP τηλεφωνίας

IVR (έστω σε επίπεδο έξυπνης δρομολόγησης στο αρμόδιο τμήμα/γραφείο κλπ) για την εξυπηρέτηση των πολιτών

Ηλεκτρονικές προμήθειες

Υιοθέτηση ανοικτών σουϊτών στο περιβάλλων γραφείου (βλ. OpenOffice)

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (Enterprise Document Management, π.χ. Alfresco)

Χρήση τεχνολογιών αναγνώρισης φωνής για υποβοήθηση της εισαγωγής στοιχείων

Τουλάχιστον, κάποιες από τις πρωτοβουλίες (όπως π.χ. η διαδικτυακή παρουσία και μάλιστα η δυνατότητα ενημέρωσης από πολλαπλά άτομα ή/και τμήματα, έγιναν πραγματικότητα.

UPDATE (2008-12) Πολλές ελπίδες για την αναδιοργάνωση των διαδικασιών (διοικητικού τουλάχιστον χαρακτήρα) έχουν εναποτεθεί στο έργο eSchool/eDataCenter, του οποίου η παράδοση και η πλήρης λειτουργία είναι πολύ κοντά. Η υποστήριξη ιστορικού μεταβολών π.χ. ήταν μέσα στις βασικές προδιαγραφές. Μένει να δούμε κατά πόσο θα ακολουθεί τα προτεινόμενα πρότυπα “ανοιχτότητας” και διαλειτουργικότητας (βλ. Ελληνικό Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας …)

Αναγνώριση ομιλίας μακριά από τη φορητή συσκευή …

Οι προσπάθειες για multimodal διαδραστικότητα φαίνεται ότι επαναφέρουν την ιδέα της Distributed Speech Recognition (αν και λίγο μεταμορφωμένης ως Network Based Recognition).
H έλευση του Android (και της βασισμένης σε Java υλοποίησής του) νομίζω είναι μια καλή αφορμή να επανεξεταστούν σχετικές προσπάθειες. Μανόλη, τι λες;

“Φοίτηση” από μακριά!

Μετά το MIT που “άνοιξε” πλήθος μαθημάτων του προς το κοινό προσφέροντας τις πανεπιστημιακές παραδόσεις και άλλο εκπαιδευτικό υλικό ακολουθεί κατά πόδας και το -δημόσιο- Berkley δημοσιεύοντας μαθήματα και παρουσιάσεις στο YouTube!

Άλλη μια προσπάθεια για “ανοικτό” κινητό τηλέφωνο;

Εδώ που τα λέμε, ο Nigel Clifford της Symbian έχει δίκιο όταν αναφέρεται σε μεγάλο αριθμό προσπαθειών για τη δημιουργία μιας “ανοικτής” πλατφόρμας κινητού τηλεφώνου με αφορμή την πρόσφατη ανακοίνωση της Google σχετικά με το Android.

Όμως άλλo το μέγεθος π.χ. της Trolltech και η υποστήριξη που πρόσφερε η τελευταία στο OpenMoko project και άλλο το μέγεθος του Open Handset Alliance . Η ιστορία θα δείξει αν πρόκειται για άλλη μια προσπάθεια ή για μια άλλη προσπάθεια …

UPDATE: Πολύ ενδιαφέρουσες απόψεις σχετικά με το Android αλλά και γενικότερα με την παρουσία των τεχνολογιών Internet (και κυρίως του web) στα κινητά μπορεί κανείς να βρει στο blog του Ανδρέα Κωνσταντίνου ενώ και τα whitepapers της εταιρίας την οποια διευθύνει είναι πολύ κατατοπιστικά. Το ιδιαίτερο στη συγκεκριμένη περίπτωση είναι ότι τα παραπάνω τα ανακάλυψα από τις έντυπες καταχωρήσεις των άρθρων του στην περιοδική έκδοση InfoCom. Σχετικά πρωτότυπη και η ιδέα του να τυπώσει και να διανείμει – και – με έντυπο τρόπο τα δημοφιλέστερα άρθρα του blog του …

Εκπαίδευση νέων επιχειρηματιών

Ένα άρθρο της Ξένιας Χρονοπούλου στο περασμένο eWorking της Ναυτεμπορικής με παρέπεμψε στο πρόγραμμα Young Entrepreneur Training που στοχεύει στην εκπαίδευση νέων επιχειρηματιών.

Με χρήση τεχνικών elearning (και του moodle), το πρόγραμμα φιλοδοξεί να βοηθήσει στην εξισορρόπηση του μειονεκτήματος της ελλειπούς πείρας των νέων σε θέματα επιχειρηματικότητας και στη μείωση των πιθανοτήτων για μια τραυματική εμπειρία μετά από μια επιχειρηματική κίνηση.

Μερικές αλήθειες…

Άραγε πώς θα διαμορφωνόταν τα ποσοστά στην περίπτωση των ελληνικών πανεπιστημίων;