DesignKit MOOC

Η προτροπή των συντονιστών του Δικτύου Διακρατικής Συνεργασίας «Δημόσια Διοίκηση και Διακυβέρνηση» για παρακολούθηση ενός  μαθήματος σχετικού με service design λειτούργησε καταλυτικά στο να εγγραφούμε στο πολύ δημοφιλές online μάθημα DesignKit. Το μάθημα αυτό θεωρείται μια καλή εισαγωγή στο Human-Centered Design και είναι συνεργασία της ideo.org και της Acumen. Παρόλο που έχω παρακολουθήσει αρκετά online mooc/μαθήματα (όχι με τον επιθυμητό βαθμό ολοκλήρωσής τους, το ομολογώ), η ιδιαιτερότητα του συγκεκριμένου για «απαίτηση» δημιουργίας ομάδας και μετέπειτα συνεργασίας ήταν ένα χαρακτηριστικό που δίνει μεγάλη ώθηση τόσο στη διαδικασία (αλληλο)μάθησης όσο και στη διάθεση να επιμείνεις μέχρι τέλους.

Στην ομάδα (ΩMEGA team) συμμετείχαμε συνάδελφοι από την ΕΥΔ ΜΔΤ, την ΕΥΣΕΚΤ καθώς και εμπειρογνώμονες του Δικτύου.

 

Μετά τις αρχικές συναντήσεις, όπου ακολουθείται το προτεινόμενο υλικό με τις κοινές οδηγίες και δραστηριότητες για όλες τις ομάδες, δίνονται στους συμμετέχοντες δύο επιλογές: α) η επιλογή κάποιου από τα προ-επιλεγμένα θέματα, κάτι που δίνει τη δυνατότητα αυστηρότερης παρακολούθησης της εξέλιξης των εργασιών αλλά και της ανατροφοδότησης από τους «υπεύθυνους» του μαθήματος (ή/και από τις άλλες ομάδες) και β) ο ορισμός/ανάδειξη άλλου προβλήματος (team challenge).

Η ομάδα μας διάλεξε τον δεύτερο και πιο ..δύσκολο δρόμο με (απώτερο) στόχο τη δημιουργία ενός kit (βλ. υλικό/διαδρομή μάθησης) για τους νεοεισερχόμενους συναδέλφους στο χώρο των ειδικών υπηρεσιών ΕΣΠΑ.

Ακολούθησε μια σειρά συναντήσεων, συνεντεύξεων (από τα πιο ενδιαφέροντα σημεία) με συναδέλφους αλλά και αρκετή online συνεργασία μέσω skype και του συνεργατικού εργαλείου realtimeboard μέχρι να καταλήξουμε σε κάποια βασικά themes:

themes_screenshot

Η επιτυχής ολοκλήρωση συνοδεύτηκε με σχετικό «πιστοποιητικό» συμμετοχής:

statement_accomplishment

Τα υπόλοιπα (ακόμη πιο ενδιαφέροντα θέλω να ελπίζω) στο επόμενο μάθημα της σειράς, το Human-Centered Design 201: Prototyping

 

Σχετικά tweet:

 

UPDATE Νοέ 2016

HCD_OMEGA_ScreenshotΤο (mini) project παρουσιάστηκε και κατά τη διάρκεια των εργασιών της 3ης Συνάντησης του Δικτύου «Δημόσια Διοίκηση και Διακυβέρνηση», η οποία έγινε στην Μπρατισλάβα στις 10 και 11 Νοεμβρίου. Η τελική μορφή της σχετικής παρουσίασης μπορεί να βρεθεί και στη βιβλιοθήκη του Δικτύου.

 

UPDATE Δεκ 2016

Μέσω της πλατφόρμας του μαθήματος ήρθαμε σε επαφή και με άλλες ομάδες από την Ελλάδα, ανάμεσα στις οποίες ήταν και η ομάδα της Τhe Social Lab/ Design4Future που ασχολείται πιο συστηματικά με το συγκεκριμένο πεδίο και οργανώνει συχνά πυκνά -συμμετοχικές εν πολλοίς- ομιλίες/συναντήσεις γύρω από το θέμα. Αναζητήστε τις!

 

 

Advertisements

Δίκτυο Δημόσια Διοίκηση και Διακυβέρνηση

(Το παρόν αρθράκι αρχικά είχα προσπαθήσει να το συνδυάσω με αυτό που αναφέρεται στην ΟΔΕ Ψηφιακής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΥπΠΕΘ σε μια ενιαία ανάρτηση μια και εκ πρώτης όψεως διέκρινα ομοιότητες στον τρόπο λειτουργίας τους («δίκτυα» με απόπειρα αποφυγής ιεραρχικής προσέγγισης), παρά τις διαφοροποιήσεις σε στόχο και εύρος, ενώ παράλληλα συνέπεσαν χρονικά ως προς τη δυνατότητα συμμετοχής μου. Εκ των υστέρων αποφάσισα να «σπάσουν» σε δύο αναρτήσεις.)

Δημόσια Διοίκηση και Διακυβέρνηση (Public Administration and Governance)

Πρόκειται για μια από τις κοινές θεματικές κάτω από την ομπρέλα του προγράμματος διακρατικής συνεργασίας του ΕΚΤ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Το σχετικό έργο έχει ανατεθεί από την ΕΕ σε εξωτερικό ανάδοχο (την AEIDL) και η έμφαση δίνεται τόσο στη μάθηση/διάχυση/ανταλλαγή καλών πρακτικών όσο και στην έκδοση κοινών (έστω τμημάτων) προσκλήσεων για έργα από τα ενδιαφερόμενα κράτη-μέλη. Περισσότερα για το πλαίσιο αυτό μπορεί να διαβάσει κανείς στο σχετικό εισαγωγικό οδηγό (εδώ το ακόμη πιο σύντομο φυλλάδιο από τον ανάδοχο). Στην Ελλάδα συντονιστής για όλα τα Δίκτυα είναι η ΕΥΣΕΚΤ ενώ για τη συγκεκριμένη θεματική ήδη έχουν ξεκινήσει οι εργασίες επισημοποίησης των διάφορων ρόλων των συμμετεχόντων (με δυναμική παρουσία και της ΕΥΔ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα») με έμφαση κυρίως στον πυρήνα του Δικτύου καθώς γενικά ενθαρρύνεται η πιο ευέλικτη μορφή της ανά πάσα στιγμή συμμετοχής ή/και αποχώρησης. Από την αρχική του σύνθεση διακρίνεται η διάθεση να συνεχιστεί η δουλειά που είχε γίνει στο πλαίσιο προηγούμενων δικτύων με θέμα το Results-based Management (RBM) ενώ ηγετικό ρόλο (lead) έχει η αποστολή της Τσεχίας.  Το αμέσως επόμενο διάστημα αναμένεται η επίσημη πλατφόρμα (website κλπ) από τον ανάδοχο του έργου με στόχο τόσο την υποβοήθηση της διάχυσης της μέχρι τώρα γνώσης/πληροφορίας όσο και τον εντοπισμό αμοιβαίου ενδιαφέροντος.

Εγώ είχα την ευκαιρία να συμμετάσχω για πρώτη φορά στην ελληνική αποστολή για τη 2η Συνάντηση στη Σόφια (18 και 19 Μαΐου), όπου, πέρα από την άριστη φιλοξενία, θα σημείωνα:

  • Τις τάσεις συνεργασίας και καλύτερης επικοινωνίας με το δίκτυο EUPAN για συμπληρωματικότητα και αποφυγή επικαλύψεωνIMG_20160518_085502
  • Το γεγονός ότι το μεγαλύτερο μέρος των παρουσιάσεων αφορούσε τη μεθοδολογία Vanguard για ανάπτυξη σχέσης με τον εξυπηρετούμενο πολίτη (και εντοπισμό ή υποβοήθηση έκφρασης αναγκών του και της οπτικής του) με στόχο την αλλαγή της τρέχουσας κουλτούρας έμφασης στις «σκέτες» αλληλεπιδράσεις με τις διάσπαρτες υπηρεσίες (με απώτερο στόχο τη βέλτιστη διαχείριση των αλλαγών). Όποιος ενδιαφέρεται, μπορεί να αναζητήσει περισσότερα για τη μεθοδολογία Vanguard (και τη σχέση της με το Toyota Production System) σε μια αναφορά της τσέχικης ομάδας με την εμπειρία τους από την εφαρμογή της προσέγγισης.
  • Την αξιοποίηση διαδραστικών συζητήσεων (τεχνική world café) με θέμα τους τρόπους διάχυσης της –όποιας- γνώσης και τον πιο ενεργό ρόλο των συμμετεχόντων στον πολλαπλασιασμό της
  • Την ανάγκη για εντοπισμό ατόμων/ρόλων (εντός δημόσιου τομέα, όχι συμβούλων) που ενδιαφέρονται αλλά και έχουν δυνατότητες στρατηγικής παρέμβασης (policy making)
  • Τις αρκετές προτάσεις και διάθεση συνεργασίας ανάμεσα στα συμμετέχοντα Κράτη-Μέλη αλλά με το συντριπτικά μεγαλύτερο μέρος να καταλάμβανουν οι σχετικές με τη διαχείριση/ανάπτυξη ανθρώπινου δυναμικού (π.χ. depoliticization, performance management, recruitment, career paths, mobility)
  • IMG_20160518_142651
  • Την έμφαση στην κατάστρωση πλάνου δράσεων (personal planning), την ομαδική (με άλλους συναδέλφους) συμμετοχή σε online μαθήματα σχετικά με service design αλλά και τον εντοπισμός θεματικών που θα μπορούσαν να ενδιαφέρουν περισσότερους συναδέλφους στο τοπικό (βλ. εθνικό) Δίκτυο.

 

 

 

 

 

 

Τέλος, στο πεδίο της εξυπηρέτησης του πολίτη (service delivery), η αποστολή της Σλοβακίας παρουσίασε τις ενέργειές τους για one-stop shops βασισμένα σε υποδομές μοντελοποίησης και παρακολούθησης εκτέλεσης των διαδικασιών (π.χ. χρόνοι εκτέλεσης) στο πλαίσιο του προγράμματος ESO ενώ γνωστοποίησαν την πρόθεσή τους να εμβαθύνουν και να το συνδυάσουν* με τη μεθοδολογία Vanguard στο πλαίσιο της επόμενης συνάντησης του Δικτύου. Μάλιστα, έδειξαν ενδιαφέρον τόσο για την υποδομή του ΕΡΜΗ/eΚΕΠ όσο και για την προσέγγιση του LGAF για την αυτοματοποίηση/παρακολούθηση εκτέλεσης διαδικασιών της τοπικής αυτοδιοίκησης. Προσωπικά, θεωρώ ότι το πεδίο αυτό (της αυτοματοποίησης πέρα από τη μοντελοποίηση) των ήδη απλουστευμένων διαδικασιών (σαφώς με αποφυγή της «ηλεκτρονικοποίησης της γραφειοκρατίας») θα πρέπει να εξεταστεί εκ νέου ιδιαίτερα στο πλαίσιο της έκδοσης προσκλήσεων δράσεων απλούστευσης.

(Η ανάδειξη των παραπάνω προβληματισμών φαίνεται να είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για διερεύνηση των σχέσεων και των διαφορών των πολλαπλών προσεγγίσεων που έχουν πέσει τελευταία στο ..ραντάρ μου. Ανάμεσά τους ξεχωρίζουν η -περισσότερο συστημική- μεθοδολογία Vanguard που αναφέρθηκε πιο πάνω, η BPM(S) με τις επεκτάσεις της ως προς την πιο ευέλικτη διαχείριση υποθέσεων για την αντιμετώπιση του τμήματος δουλειάς που δεν είναι άμεσα αυτοματοποιήσιμο (π.χ. στην κατεύθυνση της συσχέτισης υποθέσεων βλ. case management)  αλλά και τελευταία όλο και πιο δημοφιλής #DevOps με τις πάμπολλες επιρροές της από το χώρο του lean/agile μάνατζμεντ, όπως αποτυπώνεται και στο The Phoenix Project. Έχω την αίσθηση ότι είναι παραπάνω από προφανής η σχέση με την κλασική θεωρία της βελτιστοποίησης, όπου ένα από τα βασικότερα προβλήματα ήταν η αποφυγή να «κολλήσεις» σε κάποιο τοπικό βέλτιστο (ας αφήσουμε στην άκρη το αν αυτό γνωρίζεις ή όχι για αυτό). Από τη διαπίστωση ότι δεν πας πουθενά προσπαθώντας να βελτιώσεις κάτι που εξαρχής είναι λάθος, ξεπήδησαν προσεγγίσεις προς lean management και ανάμεσά τους η μεθοδολογία Vanguard  που εστιάζει στις υπηρεσίες προσεγγίζοντας κάπως αιρετικά το κλασικό μάνατζμεντ (που έχει «εμπνεύσει» και το Νέο Δημόσιο Μάνατζμεντ δίνοντας «τυφλή» έμφαση σε στοχοθεσία/KPIs κλπ).  Να σημειώσω, ακόμη, ότι στον Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς (ο οποίος έχει πολλές αναφορές στον αντίστοιχο Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς), βρίσκονται πολύ περισσότερα ψήγματα απαίτησης ανατροφοδότησης από τους υπαλλήλους από ότι θα ανέμενε κανείς. Ενδεικτικά: στην κατεύθυνση της βέλτιστης αξιοποίησης πόρων, της γνώσης του γενικότερου πλαισίου λειτουργίας της -εκάστοτε- υπηρεσίας, της υποβολής προτάσεων βελτίωσης κ.α.)
UPDATE Νοέμβριος 2016
Στη θεματολογία της 3ης Συνάντησης του Δικτύου στην Μπράτισλάβα κυριάρχησε η πρακτική εφαρμογή της μεθοδολογίας Vanguard, που πλαισιώθηκε με παρουσιάσεις από τον συνεργάτη της ομώνυμης εταιρείας συμβούλων Jeremy Cox αλλά και σχετικό workshop στο χώρο της «φυσικής συνεγκατάστασης» πολλών σημείων εξυπηρέτησης με υποδειγματική διαχείριση του χρόνου και των ουρών αναμονής αλλά με χαμηλό βαθμό απλούστευσης/συγχώνευσης σχετικών διαδικασιών.
UPDATE Σεπτέμβριος 2017
Μετά από ένα μικρό διάλειμμα, είχα την ευκαιρία να βρεθώ και στην 5η Συνάντηση του Δικτύου στο Ταλίν, όπου δόθηκε έμφαση στην ενίσχυση της καινοτομίας και του πειραματισμού στο Δημόσιο Τομέα. Στις καλές πρακτικές περιλαμβανόταν και η περίπτωση της αναδιοργάνωσης της Γενικής Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών  της Περιφέρειας Κρήτης, η οποία είχε τύχει καλών κριτικών και βραβείων στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας EPSA.

 

Σχετικά tweet:

 

 

 

 

ΟΔΕ Ψηφιακής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΥπΠΕΘ

(Το παρόν αρθράκι αρχικά είχα προσπαθήσει να το συνδυάσω με αυτό που αναφέρεται στο Δίκτυο «Δημόσια Διοίκηση και Διακυβέρνηση» σε μια ενιαία ανάρτηση μια και εκ πρώτης όψεως διέκρινα ομοιότητες στον τρόπο λειτουργίας τους («δίκτυα» με απόπειρα αποφυγής ιεραρχικής προσέγγισης), παρά τις διαφοροποιήσεις σε στόχο και εύρος, ενώ παράλληλα συνέπεσαν χρονικά ως προς τη δυνατότητα συμμετοχής μου. Εκ των υστέρων αποφάσισα να «σπάσουν» σε δύο αναρτήσεις.)

Το Δίκτυο στο οποίο θα αναφερθώ στην παρούσα ανάρτηση είναι πιο κοντά στα δικά μας δεδομένα (και με ..ίδια μέσα παρακαλώ) και δεν είναι άλλο από την ΟΔΕ Ψηφιακής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΥπΠΕΘ, στην οποία έχω ξανα-αναφερθεί. Κατάφερα να παραβρεθώ στην 1η συνεδρίαση της Ολομέλειας της ΟΔΕ (25 Mαΐου) που πέρα από τη φυσική παρουσία επέτρεπε και τη διαδικτυακή συμμετοχή με αξιοποίηση της υποδομής BBB του ΠΣΔ. IMG_20160525_133716Στη συνάντηση αρχικά παρουσιάστηκε από τον συντονιστή (τον κο Θ. Καρούνο) το πλέγμα παράλληλων δράσεων:

  • Καταγραφή αναγκών στα σχολεία και μόνιμη επιτροπή προδιαγραφών για εργαστήρια/υποδομές σχολείων
  • Χάρτης διαλειτουργικότητας + μητρώα (π.χ. εποπτευόμενων φορέων)
  • Χρήση ΕΛΛΑΚ σε τυπική υποχρεωτική εκπαίδευση και Γβθμια (διαφοροποίηση λόγω  αυτοδιοίκητου)
  • Ενίσχυση δημόσιων αποθετηρίων και συγχρονισμός
  • Συνεργασία με Υπ. Ανάπτυξης για επαναδιάθεση/επαναχρησιμοποίηση κώδικα/μελετών από συγχρηματοδοτούμενα (λές; επιτέλους!)
  • Ανοιχτή πρόσκληση για μητρώο developers
  • Συμφωνία με ΕΚΔΔ για σειρά επιμορφώσεων (και) σε τεχνικά θέματα

ενώ τονίστηκε η έμφαση της ΟΔΕ στον πιο βραχυπρόθεσμο σχεδιασμό (βλ. άμεσες ενέργειες) και την αξιοποίηση υπάρχουσων υποδομών με τον πιο μακροπρόθεσμο να εξακολουθεί να γίνεται όπως παραδοσιακά από τις Γεν. Δ/νσεις, επιτελική δομή, πολιτική ηγεσία, επιτροπή ψηφιακής πολιτικής (βλ. πιο κάτω) κλπ. Στη συνέχεια παρουσιάστηκαν από τους συντονιστές των υποομάδων (ΥΟΔΕ) οι εργασίες και ο προγραμματισμός διμήνου με αναφορές σε:

  • Μαζικές απλοποιήσεις (π.χ. συνεργασία με Εθνικό Ληξιαρχείο για εγγραφές σε σχολεία και       πανεπιστήμια)IMG_20160525_140123
  • Τακτικότερες συναντήσεις μεταξύ συντονιστών ΥΟΔΕ
  • Αξιοποίηση φόρουμ για καλύτερη διάχειριση (στο Στέκι των Πληροφορικών)
  • Βιωσιμότητα vs Απορροφητικότητα
  • Κινητροδότηση για πιο ενεργή συμμετοχή με ένταξη στελεχών στο payroll των έργων με υποχρέωση ανατροφοδότησης
  • Προτυποποίηση διοικητικών διαδικασιών για αλλαγές θεσμικού πλαισίου (π.χ. έκδοση ΥΑ, ΚΥΑ κλπ)
  • Μηχανισμός εποπτείας εφαρμογής εγκυκλίου συλλογής στοιχείων αποκλειστικά με ηλεκτρονικό τρόπο
  • Αξιοποίηση θυρίδας ΕΡΜΗ (προβληματικό θεσμικό πλαίσιο για validation πεδίων εγγράφων από τους υπαλλήλους των ΚΕΠ)
  • Προτάσεις για καλύτερη διαχείριση έργων (αναγκαία η Προγραμματική Συμφωνία, παρουσιάστηκε ως «πρότυπο» αυτή μεταξύ υπουργείων (π.χ. ΥΠΕΣΔΑ/τ.ΔΜΗΔ) και της ΚτΠ ΑΕ ενώ υπήρξε ανταλλαγή εμπειριών από διάφορα έργα ΤΠΕ)
  • Αξιοποίηση agile μεθοδολογιών ανάπτυξης λογισμικού. Έχει τη σημασία του ότι η εισήγηση έγινε από συνεργάτες από το ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ ενώ σχετική εμπειρία έχει και ομάδα συνεργατών της ΕΔΕΤ (βλ. Βύρωνα Γεωργαντόπουλο), που θα μπορούσαν να συνεισφέρουν στην περαιτέρω διάχυση και εφαρμογή.

Στο τέλος της συζήτησης αναφέρθηκε εκ νέου η αναγκαιότητα για διάχυση παραδοτέων έργων σχετικών με το αντικείμενο της ΟΔΕ (όπως αυτό της Απλούστευσης Διαδικασιών Ενιαίου Τομέα Α/θμιας Β/θμιας Εκπαίδευσης), όπως είχε (επανα)διατυπωθεί και σε δική μου σχετική εισήγηση/αίτημα προς την ΟΔΕ. Φαντάζομαι ότι σύντομα στο σχετικό site θα αναρτηθούν όλα τα πρακτικά των εργασιών.

Σε συνέχεια της συνάντησης κατατέθηκε σχετικό Ενημερωτικό Σημείωμα προς την πολιτική ηγεσία και την διοικητική ιεραρχία του Υπουργείου Παιδείας για την πρόοδο των εργασιών της.

UPDATE Νοέ 2016

Ενδεχομένως στο πλαίσιο των εξελίξεων της δημιουργίας ΓΓ Ψηφιακής Πολιτικής (μια και δεν αναφέρεται στο τμήμα των «Έχοντας υπόψη»), συγκροτήθηκε και «Επιτροπή Ψηφιακής Πολιτικής» (με αρκετά στελέχη του Υπ.Παιδείας που έχουν θέσεις ευθύνης) που περιλάμβανε και εκτελεστικό βραχίονα, κάτι που -κατά την άποψή μου- ουσιαστικά οδηγούσε στην «απόσυρση» της ΟΔΕ και την ολοκλήρωση του έργου της παρόλο που για τις επιμέρους υποομάδες είχαν οριστεί συντονιστές.

UPDATE Ιούλ 2017

Ο κος Θ. Καρούνος δημοσίευσε έναν σύντομο απολογισμό των ενεργειών και πρωτοβουλιών του με την τυπική ολοκλήρωση της συνεργασίας του με το Υπ. Παιδείας (καθώς «μεταπήδησε» στο ΔΣ του ΙΤΥΕ ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ), τον οποίο μπορείτε να διαβάσετε εδώ. Ανάμεσα στις αναφορές υπάρχουν και μερικές για το έργο της ΟΔΕ.

 

Σχετικά tweet:

Διαδικασία εξειδίκευσης και ανασχεδιασμός

Ενώ συνηθίζω με δική μου πρωτοβουλία πολύ σύντομα (συνήθως εντός διμήνου) dt120525από την τοποθέτηση σε κάποια θέση (και δεν είναι και λίγες) να υποβάλλω κάποιας μορφής ανατροφοδότηση* για τις βασικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει ο αντίστοιχος ρόλος (στην ουσία μεταφέροντας την οπτική του τρίτου/εξωτερικού παρατηρητή και πριν κανείς «εξοικειωθεί» από την επικρατούσα καθημερινή πρακτική), στη θέση που βρέθηκα πρόσφατα (στην ΕΥΔ ΜΔΤ)  η ευκαιρία αυτή δόθηκε (έστω και για μια μόνο από τις διαδικασίες) με τη συμμετοχή στο σεμινάριο του ΕΚΔΔ/ΙΝΕΠ «Ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών στο δημόσιο τομέα» (80015Δ16).

Το πολύ ενδιαφέρον με το συγκεκριμένο σεμινάριο είναι η διάρθρωσή του που «σπάει» το συνήθως συνεχόμενο 4ήμερο σε δύο (2) μέρη: ένα 2ήμερο εισηγήσεων και ένα 2ήμερο παρουσιάσεων εργασιών. Η πρώτη ημέρα εισηγήσεων αφορά στην παρουσίαση του πλαισίου απλούστευσης διαδικασιών, μείωσης διοικητικών βαρών και της λογικής του ανασχεδιασμού των διαδικασιών (σε μεγάλο βαθμό κοντά σε όσα περιγράφω σε παλιότερη ανάρτηση) ενώ κατά τη δεύτερη μέρα γίνεται παρουσίαση της σημειογραφίας BPMN για την αποτύπωση (μοντελοποίηση) των διαδικασιών και αξιοποιείται σχετικό εργαλείο ως πρακτική εξάσκηση (στην περίπτωσή μας, το Bizagi). Στο δεύτερο μέρος, μετά από δύο εβδομάδες περίπου, παρουσιάζονται προσπάθειες αποτύπωσης και ανασχεδιασμού από τις ομάδες εργασίας που έχουν εν τω μεταξύ σχηματιστεί. Οι εκπαιδευτές στο συγκεκριμένο σεμινάριο ήταν όλοι από τον κατ’ εξοχήν φορέα άσκησης πολιτικής στο συγκεκριμένο χώρο, που δεν είναι άλλος απο το ΥΠΕΣΔΑ/Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (πρώην ΥΔΜΗΔ). (Αν και το αναρτημένο υλικό είναι αρκετά παλιότερο, το υλικό που μοιράστηκε είναι πιο επικαιροποιημένο και αντλεί στοιχεία από αντίστοιχα μαθήματης της ΕΣΔΔ. Αν κάποιος ενδιαφέρεται μπορώ να το στείλω).

Στις προσδοκίες για το συγκεκριμένο σεμινάριο θα σημείωνα:

  • Aναφορές στην αυτοματοποίηση/εκτέλεση/παρακολούθηση εκτέλεσης/παρακολούθηση αλλαγών/διαρκή βελτίωση των διαδικασιών
  • Περισσότερες αναφορές σε μοντελοποιημένες διαδικασίες που αξιοποιούνται πρακτικά (π.χ. στον ΕΡΜΗ ή από το LGAF στην αυτοδιοίκηση)
  • Δεδομένης της μεγάλης ιστορίας του σεμιναρίου (αλλά και των σχετικών μαθημάτων στο πλαίσιο της ΕΣΔΔ) θα περίμενε κανείς να έχει γίνει προσπάθεια σχηματισμού μιας σχετικής κοινότητας (βλ. thematic learning network) με συμμετοχή τόσο των εκπαιδευτών όσο και των εκπαιδευομένων. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να βοηθήσει και στα πρώτα βήματα εμπλουτισμού ενός αποθετηρίου μοντελοποιημένων διαδικασιών, όπως έχω ξανα-αναφέρει. Στην περίπτωσή μας αξιοποιήθηκε προς τη σωστή κατεύθυνση ως χώρος συγκέντρωσης παραδοτέων η υπηρεσία box.com αλλά μόνο σε επίπεδο του συγκεκριμένου σεμιναρίου.
  • Καλύτερη προετοιμασία για πιο στοχευμένη δημιουργία ομάδων εργασίας

Προσωπικά, αποφάσισα να αφιερώσω λίγο χρόνο σε μια από τις διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει η Μονάδα Α1 μιας Διαχειριστικής Αρχής, αυτή της διαδικασίας εξειδίκευσης (παρόλο που δε μου φαίνεται ότι επιδέχεται ριζικό ανασχεδιασμό ενώ, λογικά, πρέπει να έχει περάσει ήδη από πολλά …κύματα απλούστευσης):

Στην παρουσίαση έχω προσπαθήσει να αποτυπώσω τη διαδικασία «όπως είναι» (βλ. AS IS) στην Υπηρεσία όπου βρίσκομαι (αν και δεν θα έπρεπε να υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις και για τα υπόλοιπα επιχειρησιακά προγράμματα). Η ιδιαιτερότητα με το ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» είναι ο οριζόντιος χαρακτήρας του, ο κεντρικός ρόλος που έχει ένα Υπουργείο (το ΥΠΕΣΔΑ/τομέας ΔΜΗΔ, ελλείψει αντίστοιχης επιτελικής δομής και δεδομένου ότι δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί το πλαίσιο λειτουργίας της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καθώς και το γεγονός ότι οι δικαιούχοι είναι φορείς του Δημοσίου (μέσω επιτελικών δομών ή/και ΑΕ/ΝΠΙΔ του Δημοσίου μετά από προγραμματική συμφωνία) . Ιδιαίτερος κι ο ρόλος των επιτελικών δομών των υπόλοιπων υπουργείων μια και έχουν αμιγώς την ευθύνη του  συντονισμού όλων των εποπτευόμενων φορέων κάθε Υπουργείου (για τον αντίστοιχο τομέα πολιτικής) στην κατάθεση προτάσεων και άρα και την ευθύνη δημιουργίας στοιχειώδους εσωτερικού ανταγωνισμού στο χώρο των «δυνητικών δικαιούχων». Η πρόταση ανασχεδιασμού είναι στην κατεύθυνση της επανα-χρησιμοποίησης υποδομών ΤΠΕ για την ηλεκτρονικοποίησή της (με ..εσάνς πανάκειας που αναδύεται και από το πιο πάνω Dilbert κόμικ 😉 ) με στόχο την καλύτερη συνεργασία και διάχυση μεταξύ των εμπλεκομένων. Όποιες παρατηρήσεις ευπρόσδεκτες!

Εννοείται ελπίζω κάποια στιγμή να δω την όποια σχετική μοντελοποίηση της διαδικασίας, όπως θα προκύψει στο πλαίσιο των έργων αναβάθμισης/προσαρμογής/νέας υλοποίησης του ΟΠΣ/Εργόραμα για τη νέα περίοδο.

UPDATE 2016-03-28 Μου έκανε θετική εντύπωση ότι το κενό του νέου ΣΔΕ που περιγράφω στην παραπάνω παρουσίαση έχει εντοπιστεί και στη μελέτη Αξιοποιώντας το ΕΣΠΑ 2014 – 2020/Προτάσεις βέλτιστης στόχευσης και διαχείρισης από τη Διαδικασία Σύμβουλοι Επιχειρήσεων Α.Ε μέσω της ΔΙΑΝΕΟΣΙΣ, στο πλαίσιο της προσπάθειας «διερεύνησης» της διάθεσης των διαρθρωτικών κονδυλίων, στην οποία έχω ξανα-αναφερθεί. Αντιγράφω τα σχετικά με το πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας:

(…) ωστόσο η έλλειψη θεσμοθετημένης διαδικασίας
βάσει της οποίας τα έργα που προτείνονται από τις Επιτελικές Δομές των
Υπουργείων, θα αποτελούν μέρος ενός συνολικού προγραμματισμού,
δημιουργεί επισφάλειες ως προς την αντιμετώπιση των αδυναμιών που
έχουν εντοπισθεί και την εν γένει σκοπιμότητα και αποτελεσματικότητα
των έργων που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ.

(…)

4.2.2. Επανακαθορισμός της Διαδικασίας Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020 – Καθορισμός Αρμοδιοτήτων Επιτελικών Δομών
Λαμβάνοντας υπόψη το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης και διαχείρισης των επιχειρησιακών προγραμμάτων του Γ’ ΚΠΣ, του ΕΣΠΑ 2007-2013 και του ΕΣΠΑ 2014-2020, παρακάτω ακολουθεί μια συγκριτική αξιολόγηση της διαδικασίας εξειδίκευσης του ΕΠ μεταξύ της 3ης και 4ης προγραμματικής περιόδου, προκειμένου να τεθούν οι βάσεις για το σχεδιασμό της αντίστοιχης διαδικασίας κατά την 5η Προγραμματική Περίοδο.
Κατά το Γ’ ΚΠΣ θεσμοθετήθηκε η έννοια του Συμπληρώματος Προγραμματισμού, ενώ στο ΕΣΠΑ 2007-2013 εισήλθε η έννοια του Εγγράφου Εξειδίκευσης Προγράμματος. Τα δύο αυτά εργαλεία είχαν ένα κοινό σκοπό: την εξειδίκευση του εκάστοτε ΕΠ ως υποστηρικτικό εργαλείο στο έργο της εκάστοτε ΔΑ για την έκδοση προσκλήσεων και τη συνολική παρακολούθηση της ενεργοποίησης και υλοποίησης του Προγράμματος. Ωστόσο, και τα δύο παρουσίασαν τόσο πλεονεκτήματα, όσο και μειονεκτήματα κατά την εφαρμογή τους:

Έγγραφο
Συμπλήρωμα Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα: Υποχρεωτική η κατάρτιση και έγκρισή του από την Επιτροπή Παρακολούθησης, ως εκ τούτου πιο «βαρύ» και δύσκολο σε τροποποιήσεις και επικαιροποιήσεις
Πλεονεκτήματα Η υποχρεωτική κατάρτιση και κοινοποίηση σε Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντός τριμήνου από την έγκριση του Ε.Π.

Έγγραφο Εξειδίκευσης Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα 1. Αποτέλεσε εθνικό έγγραφο που λόγω μη έγκρισης από Επιτροπή Παρακολούθησης και μη κοινοποίησης στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν αξιοποιήθηκε στο έπακρο και σύντομα απαξιώθηκε ως προς τη χρησιμότητά του
2. Η μη απαίτηση για πλήρη εξειδίκευση του συνόλου των κατηγοριών πράξεων του κάθε ΕΠ κατά την έγκρισή τους από την ΕΕ
Πλεονεκτήματα 1. Η διαδικασία κατάρτισης του Ε.Ε.Π. είναι δυναμική, με την έννοια ότι θα εμπλουτίζεται και θα επικαιροποιείται σταδιακά και περιοδικά με βάση τα δεδομένα υλοποίησης του Ε.Π.

Στο πλαίσιο αυτό και λαμβάνοντας υπόψη την ανωτέρω σύγκριση των 2 εργαλείων, παρακάτω παρατίθεται η πρόταση για το εργαλείο εξειδίκευσης των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020:

Συγκεκριμένα, προτείνεται η εισαγωγή ενός πλαισίου κεντρικής διαχείρισης του ΕΠ, με καθορισμένους κανόνες και όρους εφαρμογής. Αναλυτικότερα, βασικός στόχος είναι η μεταφορά του σχεδιασμού, της προετοιμασίας και της εξειδίκευσης του ΕΠ σε κεντρικό επίπεδο υπό την μορφή Σχεδίου Δράσης (Business Plan) και συγκεκριμένα στην αρμόδια Επιτελική Δομή του κάθε Υπουργείου (υπό την έγκριση και εποπτεία της Επιτροπής Παρακολούθησης). Κατ’ αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αποφευχθεί η μέχρι σήμερα «άτακτη» έκδοση προσκλήσεων και ένταξη πράξεων, με επικαλύψεις και χαμηλό βαθμό ωριμότητας. Η τελευταία συνέβαλε στη δημιουργία προβλημάτων κατά την παρακολούθηση των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2007-2013, ιδίως όσον αφορά στην παρακολούθηση της επίτευξης των ποσοτικών και ποιοτικών του στόχων.

Αναλυτικότερα, κάθε έργο το οποίο θα προτείνεται στην εξειδίκευση ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος του ΕΣΠΑ 2014-2020 θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου συνολικού μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου του τομέα πολιτικής ευθύνης του εκάστοτε Υπουργείου της Κεντρικής Δημόσιας Διοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό, προτείνεται, η εισαγωγή της διαδικασίας υποχρεωτικής κατάρτισης ενός μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου των διαφόρων τομέων πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο θα εκπονείται με ευθύνη της εκάστοτε Επιτελικής Δομής και ουσιαστικά θα τροφοδοτεί τα Έγγραφα Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020. Η διαφοροποίησή του σε σχέση με το έγγραφο εξειδίκευσης που προβλέπεται στο ΣΔΕ 2014-2020, έγκειται στον προσανατολισμό και στη δομή που θα έχει τελικά το έγγραφο αυτό.Προτείνεται να είναι περισσότερο στρατηγικού χαρακτήρα, στην κατεύθυνση ενός Business Plan του κάθε τομέα πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο και θα τροφοδοτεί τις στρατηγικές κατευθύνσεις κάθε τομεακής πολιτικής που θα χρηματοδοτηθεί από τα ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020.
Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνονται τα εξής:
• Εξασφάλιση ενός οριοθετημένου πλαισίου διαχείρισης του ΕΠ, βάσει του οποίου θα εκδίδονται προσκλήσεις και θα εντάσσονται οι σχετικές πράξεις
• Αποφυγή ύπαρξης επικαλύψεων μεταξύ των έργων που υλοποιούνται και ιδίως αποφυγή διπλής χρηματοδότησης της ίδιας ή και παρόμοιας μελέτης / έργου
• Εξασφάλιση της πραγματικής σκοπιμότητας και αναγκαιότητας υλοποίησης ενός έργου, αφού θα αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου ολοκληρωμένου και συνεκτικού στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου τομέα πολιτικής (…)

Επιπλέον ενδιαφέρον έχει η συζήτηση που φαίνεται να ξανα-ανοίγει (μια και είχε γίνει και ενόψει της ψήφισης του Ν4314/2014) σχετικά με το συντονισμό, τους ρόλους των φορέων άσκησης πολιτικής και των επιτελικών δομών τους, το ρόλο της ΓΓΨΠ κλπ αλλά ξεφεύγει πολύ από την παρούσα ανάρτηση.

 UPDATE 2016-05 Ο (τυχαίος) εντοπισμός μιας προσπάθειας αποτύπωσης των ΤΕΠ (=Τυποποιημένων Εντύπων Πρότασης) από την με ΕΥΔ ΠΕΠ ΑΜΘ άφησε ανάμεικτα συναισθήματα, καθώς (παρά την υιοθέτηση του «μοντέλου MS Access») θα μπορούσε εγκαίρως να διαχυθεί οριζόντια και να καλύψει ανάγκες κι άλλων διαχειριστικών ώστε να αποφευχθεί τουλάχιστον η διακίνηση εντύπων κατά την υποβολή/επανυποβολή των προτάσεων

 UPDATE 2016-06 Σε συνέχεια της διερεύνησης του κενού κάλυψης της διαδικασίας εξειδίκευσης (για όλα τα επιχειρησιακά προγράμματα) απο το ΣΔΕ, σε επικοινωνία που είχα με την ΕΥΘΥ μού τονίστηκε ότι πράγματι πρόκειται για εθνική επιλογή η μη κάλυψή της. Πέρα από την ανάγκη επίσημης διασταύρωσης και τεκμηρίωσης αυτής της επιλογής, κάτι τέτοιο ουσιαστικά επηρεάζει (=μικρή προοπτική) την κάλυψη των αντίστοιχων αναγκών στο πλαίσιο του επικείμενου έργου υλοποίησης του νέου ΟΠΣ/Εργόραμα. Ειδικότερα για το ΕΠ Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα, πλέον προκύπτει θέμα τροποποίησης της περιγραφόμενης διαδικασίας καθώς, με την πρόσφατη ψήφιση του Ν4389/16 (ο οποίος ανάμεσα σε άλλα προβλέπει τη σύσταση Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καταργείται (με την παρ.3 άρθρου 168) το Άρθρο 26 του Ν4314, το οποίο όριζε τα του Συντονισμού Δράσεων Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και ΔράσεωνΤεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).

 

Σχετικά tweet:

https://twitter.com/pgaval/status/779421307033321472

* Στο πλαίσιο των -κατά τη δική μου αντίλυψη- τυπικών υποχρεώσεων ενός Υπαλλήλου, όπως αυτές ορίζονται στον Οδηγό Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς, περί βέλτιστης αξιοποίησης πόρων, γνώσης του γενικότερου πλαισίου λειτουργίας της υπηρεσίας, υποβολής προτάσεων βελτίωσης κλπ.

Επιστροφή στο χώρο ΕΣΠΑ

Θυμάμαι ακόμη πόσο με είχε επηρεάσει μια ανάρτηση/αφιέρωμα του Θ. Γεωργακόπουλου (με αναφορές ανάμεσα σε άλλα και στην ΕΥΣΣΕΠ, χωρίς όμως να την αναφέρει ρητά) στην απόφασή μου να ανταποκριθώ σε μια πρόσκλησή της συγκεκριμένης υπηρεσίας και να βρεθώ στο «χώρο του ΕΣΠΑ». Αλλά και πόσο διαφορετική ήταν η πραγματικότητα που συνάντησα εκεί.

Παρά το ..άδοξο τέλος της, αποφάσισα να ανταποκριθώ και να «επιστρέψω» στο χώρο μετά από ένα μικρό χρονικό διάστημα (χμ, όχι και τόσο ευκαταφρόνητο όταν αλλάζει τελείως το περιεχόμενο της εργασίας τώρα που το ξανασκέφτομαι) αφού ανταποκρίθηκα σε ανοιχτή πρόσκληση της ΕΥΔ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα».

Έτσι, διάβασα με διπλό ενδιαφέρον και την πολύ πρόσφατη αναφορά του στην ανάρτηση με τίτλο ΕΣΠΑ: Μια Περίεργη, Πολύτιμη, Πολύπλοκη Ιστορία (προοίμιο μιας πιο ολοκληρωμένης αναφοράς/μελέτης).

Πιθανόν να είμαι ο λιγότερο κατάλληλος  (καθώς είμαι από τους πιο «καινούριους» και μάλιστα με ένα «αναγκαστικό διάλειμμα») αλλά έχοντας πρόσφατη την επιστροφή στο «χώρο ΕΣΠΑ» (ως αποσπασμένος δημόσιος υπάλληλος σε μια Διαχειριστική Αρχή), δεν κατάφερα να αποφύγω μια απόπειρα ανατροφοδότησης (κυρίως συγκέντρωση παλιότερων σχολίων) στο πνεύμα της ελπίδας ότι θα απαντηθούν στην, υπό διαμόρφωση όπως παρατηρώ, ολοκληρωμένη παρέμβαση:

  • Θα είχε ιδιαίτερη αξία ο εντοπισμός των αρχικών οδηγιών της ΕΕ που μπορεί να έχουν οδηγήσει και στις ελληνικές στρεβλώσεις. Για παράδειγμα, στους «σεμιναριάκηδες» (στους οποίους θα μπορούσε να συμπεριλάβει κι άλλες κατηγορίες π.χ. αποδέκτες κρατικών ενισχύσεων κλπ), έχω την αίσθηση ότι μόλις στην τρέχουσα προγραμματική περίοδο 2014-2020, δίνεται έμφαση στον εντοπισμό πολλαπλών ωφελειών του ίδιου φυσικού προσώπου από το σύστημα παρακολούθησης δεικτών.
  • Ενώ αναδεικνύεται επαρκώς το εύρος του διαφορετικού τύπου έργων/παρεμβάσεων που εντάσσονται στις χρηματοδοτήσεις ΕΣΠΑ, δεν γίνεται το ίδιο με τον όρο «μελέτες»: μελέτες ωρίμανσης, συμβουλευτικές μελέτες, τεχνικές μελέτες (απαραίτητες πριν από κάθε τεχνικό έργο), μελέτες εφαρμογής (που στα έργα πληροφορικής «συνηθίζεται» να περιλαμβάνονται στο ίδιο το έργο) κ.α.
  • Δεν παρατήρησα κάποια ρητή αναφορά στο ξεχωριστό (και όχι αμελητέο) Ε.Π. Τεχνική Βοήθεια (ή Τεχνική Υποστήριξη Εφαρμογής), που είναι πηγή χρηματοδότησης πολλών από τις συμβουλευτικές υπηρεσίες που αναφέρονται.
  • Χρειάζεται μεγαλύτερη διερεύνηση το κομμάτι της «επικοινωνίας» (βλ. υλικό, ημερίδες κλπ) καθώς στον όγκο (βλ. προϋπολογισμό), στις προδιαγραφές και τον έλεγχό του δίνει παραδοσιακά ιδιαίτερη βαρύτητα η Ε.Ε.
  • Αφήνεται να εννοηθεί σε διάφορα σημεία ότι η αρχή και το τέλος μιας προγραμματικής περιόδου είναι κάτι ευέλικτο ή/και διαφορετικό σε κάθε χώρα. Έχω την αίσθηση ότι υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες πότε ενεργοποιούνται οι δυνατότητες ένταξης, επιλεξιμότητας, πληρωμής δαπανών κλπ, που δύσκολα παρακάμπτονται
  • Η παρέμβαση του κου Αντώνη Γκόλτσου, πρώην επικεφαλής της αποστολής της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων στην Ελλάδα, σχετικά με το παράδειγμα της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων που «θα μπορούσε να αποτελέσει ένα καλό πρότυπο για το ΕΣΠΑ», μου θύμισε μια πρόταση (κάπου στα μέσα του 2012, αν δεν κάνω λάθος) του κ. Γ. Βαρουφάκη για «outsourcing των αδιάθετων πόρων του ΕΣΠΑ στην ΕΤΕπ». Θα ρωτούσα λεπτομέρειες για τη σχετικά πρόσφατη συνεργασία με ΕΤΕπ στο πλαίσιο της ολοκλήρωσης του ΕΣΠΑ 2007-2013 (και όχι μόνο; ).

  • Ως προς την παρέμβαση του πρώην προέδρου του ΣΕΣΜΑ, κατά καιρούς έχω αναρωτηθεί για τις πρωτοβουλίες του συγκεκριμένου χώρου (που ευρύτερα, όπως καταλαβαίνω, αναφέρεται ως «ΕΣΠΑτζήδες»), όπου δίνεται ιδιαίτερη έμφαση ως προς την «αυτοπροστασία» του (π.χ. μέσω μητρώου μελετών, διαφάνειας στα θέματα των μελών του κ.α.) καθώς ακούγεται αρκετά οξύμωρο να χρειάζεται ακόμη κι εδώ η κρατική «ρύθμιση».

    Πέρα από την άποψή του για τους πολλούς ιδιώτες μη μέλη του, θα ήθελα και άποψη για τους υπόλοιπους εμπλεκόμενους, όπως «μελετητές του δημοσίου» (π.χ. Πανεπιστήμια) αλλά και τη διεθνοποίηση, τελευταία, του σχετικού «ανταγωνισμού» (π.χ. απευθείας ανάθεση διάφορων μελετών στον ΟΟΣΑ και άλλους διεθνείς οργανισμούς, με παρέμβαση και από την Task Force (νυν SRSS)). Και εννοείται θα ήθελα και τις απόψεις των τελευταίων. Νομίζω είναι ευνόητη η έμφαση στο σημείο αυτό καθώς τίθενται θέματα «σύγκρουσης συμφερόντων», αφού όσο πιο απλοποιημένο είναι ένα πλαίσιο ή όσο περισσότερη τεχνογνωσία μεταφερθεί στις ίδιες τις δομές τόσο λιγότερη εξωτερική βοήθεια θα χρειαστεί στην πορεία.

    Ενδεικτικό αντικείμενο έργου, στο οποίο θα επικέντρωνα: το νέο ΣΔΕ (=Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου Πράξεων) και το αντίστοιχο εγχειρίδιο διαδικασιών, το οποίο έχει αποτελέσει αντικείμενο πολλών έργων αλλά και νομοθετικών παρεμβάσεων τόσο για τη διαμόρφωσή του όσο και για την απλοποίησή του κατά καιρούς. Στο αποτέλεσμα του πιο πρόσφατου έργου για την προσαρμογή του στη νέα περίοδο (βλ. Εξέλιξη προετοιμασίας νέου ΕΣΠΑ) θα μπορούσε κανείς να παρατηρήσει τόσο τον σαφώς εγγραφοκεντρικό προσανατολισμό (ενώ υπάρχει Πληροφοριακό Σύστημα που το υποστηρίζει (βλ. ΟΠΣ/Εργόραμα, που θα έπρεπε να ακολουθεί τις οδηγίες για #eCohesion*) όσο και τις χρονικές αποκλίσεις μέχρι την επίσημη παράδοσή του. Προοπτικές ηλεκτρονικοποίησης των διαδικασιών, που βασίζονται στα παραδοτέα των έργων αυτών, εννοείται υπάρχουν. Για παράδειγμα, στο κείμενο του ΕΠ. Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα ():

    Κεφάλαιο 10 (σελ. 361) Μείωση του διοικητικού φόρτου για τους δικαιούχους
    (…)
    Με βάση την αποτίμηση της προγραμματικής περιόδου (ΠΠ) 2007-2013, οι ελληνικές αρχές θεωρούν το υφιστάμενο ΣΔΕ αξιόπιστο και λειτουργικό.
    (…)
    Έχει αναπτυχθεί η επιχειρησιακή πλατφόρμα «ΔΙΑΥΛΟΣ» που αποτελεί τον αποκλειστικό χώρο δημοσιοποίησης και διαβούλευσης εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών για την παροχή έγκαιρης πληροφόρησης προς τους φορείς που εμπλέκονται στη διαχείριση, τον έλεγχο και την παρακολούθηση των συγχρηματοδοτούμενων έργων.
    (…)
    Η πλήρης εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης των διαδικασιών του ΣΔΕ τοποθετείται αρχές του 2016*.

    Αλλά αυτό απέχει λίγο από την πραγματικότητα (όπως, τουλάχιστον, την αντιλαμβάνομαι εγώ εδώ και λίγο καιρό) ενώ την ίδια στιγμή δεν μπορώ να εντοπίσω πώς αντιμετωπίζονται άλλα βασικά θέματα όπως π.χ. θέματα συντονισμού από την -πολύ κρίσιμη για μένα- φάση ακόμη της εξειδίκευσης των επιχειρησιακών προγραμμάτων σε δράσεις, έργα κλπ.:

    8.1 (Σελ. 289 του παραπάνω κειμένου για το Ε.Π. ΜΔΤ) Γενικές λειτουργίες συντονισμού
    Σε επίπεδο ΕΠ, η ΔΑ κάθε ΕΠ θα διασφαλίσει την συμπληρωματικότητα και τη συνέργεια με τις παρεμβάσεις άλλων ΕΠ, σε συνεργασία με τις αντίστοιχες ΔΑ, στοχεύοντας στον συγχρονισμό υλοποίησης και στις οικονομίες κλίμακας, στη μη επικάλυψη των χορηγουμένων χρηματοδοτήσεων και την αποφυγή «ανταγωνιστικής» λειτουργίας τους.

Στο σημείο αυτό θα σημείωνα την πρώτη μου επαφή με διαδικασίες ελέγχου από ευρωπαϊκό όργανο (αξίζει, νομίζω, διερεύνησης το κατά πόσο έχει αλλάξει η κατάσταση). Παρά τη διαβεβαίωση στην απευθείας επικοινωνία μου με την ECA:

The ECA, including the auditors are able to accept, verify and treat digital signed documents. In addition, the ECA itself has since 2010 a PKI infrastructure in place and is also able to digitally sign documents

η καθημερινή πρακτική απείχε πολύ:

Στην αναφορά για «ελλιπή κεντρικό σχεδιασμό/παρακολούθηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση» και την αναγκαιότητά του, τέλος, θα συμπλήρωνα την ευρύτερη συζήτηση για το μέχρι ποιό σημείο φτάνει η ευθύνη μετά την όποια παραλαβή των συμβουλευτικών έργων (μιας και χαρακτηρίζονται συχνά ως απλά γνωμοδοτικά ενώ σε πολλές περιπτώσεις γίνονται διορθώσεις ή/και άλλες παρεμβάσεις) και αν το βάρος μεταφέρεται αποκλειστικά στους αναθέτοντες. Το τελευταίο σαφώς είναι σημάδι ότι χρειάζεται να ενισχυθεί η διαδικασία των παραλαβών. Κατ’ επέκταση, το ίδιο ερώτημα μπορεί να τεθεί και για την ευθύνη των υπηρεσιών της ΕΕ όταν εγκρίνουν τα συγκεκριμένα σχέδια/προτάσεις τόσο για το περιεχόμενο όσο και για τον τρόπο υλοποίησής τους.

* Ο διαγωνισμός για την «Υλοποίηση του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (Ο.Π.Σ.), σύμφωνα με τις απαιτήσεις της Προγραμματικής Περιόδου 2014-2020» «τρέχει» εδώ και λίγο καιρό (από τα μέσα Δεκ 2015) και βάσει των τεχνικών προδιαγραφών δημιουργούνται ελπίδες για:

  • Πλήρη μοντελοποίηση του συνόλου των διαδικασιών (αναφέρεται ως κρίσιμος παράγοντας, θα γίνει από τον Τεχνικό Σύμβουλο) στις οποίες χρησιμοποιείται το ΟΠΣ βάσει του ΣΔΕ (η διατύπωση αυτή σε συνδυασμό με την εγγραφοκεντρική προσέγγιση του ΣΔΕ κάπως με προβληματίζει αλλά ας είναι)
  • Την υποστήριξη εκτέλεσης των ροών εργασιών από το περιβάλλον λειτουργίας τους (μάλιστα στο πρότυπο  BPMN 2.0, χωρίς μετάφραση σε άλλη κλειστή τεχνολογία)

Αλλά αυτά θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν για «εμπλουτισμό» της ανάρτησης για τα έργα με μοντελοποίηση/εκτέλεση διαδικασιών οπότε δε θα επεκταθώ περισσότερο.

Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας (2)

Με την κατάργηση της ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ, η επιστροφή στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπ. Παιδείας έδινε μια καλή ευκαιρία να δει κανείς αν η εφαρμογή του νέου Οργανισμού είχε επιφέρει κάποιες αλλαγές σε σχέση με όσα είχα παρατηρήσει όχι πολύ καιρό πριν. Άλλωστε, η οργανική μου θέση στο Τμήμα Πρωτοκόλλου, Αρχείων και Μέριμνας επέτρεπε τη διερεύνηση εξελίξεων στο συγκεκριμένο τομέα, αφού κατά τη θεώρησή μου έχει κομβικό ρόλο στην προσέγγιση ροών εργασιών/διαδικασιών ανάθεσης/γενικότερης αυτοματοποίησης εκτέλεσης διαδικασιών κλπ ιδιαίτερα κατά το μεταβατικό στάδιο συνύπαρξης έγχαρτων και – των όποιων – ηλεκτρονικοποιημένων διαδικασιών αλλά και ως προς την προοπτική αξιοποίησής του στην κατεύθυνση της διαχείρισης γνώσης. Παράλληλα, η ενασχόληση με τις υποδομές αποστολής θεμάτων εξετάσεων* καθώς και η εξοικείωση με τις ανάγκες διαχείρισης ενός μεγάλου και διάσπαρτου φυσικού αρχείου είχαν τη δική τους αξία ως προς την εμπειρία IMG_20150318_135826673που προσέφεραν.

Από τη μια οι μεγάλες προσδοκίες για τον οριζόντιο/εξωστρεφή/συντονιστικό ρόλο της Γενικής Δ/νσης Στρατηγικού Σχεδιασμού, Προγραμματισμού και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στο πλαίσιο του νέου Οργανισμού (παρά το σύντομο χρόνο από την εφαρμογή του και τα εμφανή χωροταξικά ζητήματα) κι από την άλλη η επικείμενη λήξη της περιόδου πληρωμών ΕΣΠΑ 2007-2013 αλλά και το γεγονός ότι δε συμμεριζόμουν τη διάχυτη «βεβαιότητα» τόσο από τους εμπλεκόμενους φορείς υλοποίησης όσο και ενδοϋπηρεσιακά ότι για όλα (εν προκειμένω για την ολοκλήρωση της λειτουργίας και τη βιωσιμότητα των έργων) θα «φροντίσει το νέο ΕΣΠΑ», με οδήγησαν σε μια προσπάθεια εξάντλησης των όποιων περιθωρίων για διερεύνηση έργων και παραδοτέων της τρέχουσας προγραμματικής περιόδου, που ήταν σχετικά με το αντικείμενο το Tμήματος, με στόχο την επαναχρησιμοποίηση ή/και τη συνεργασία τους με εφαρμογές ήδη σε λειτουργία (όπως, ενδεικτικά, η – αυτονόητη για μένα – συνεργασία του υπό παράδοση αποθετηρίου αποστολής εγκυκλίων με την υπάρχουσα εφαρμογή διακίνησης εγγράφων). Στις ευκαιρίες που «χάθηκαν» θα συμπεριλάμβανα (διασταλτικά; δεν ξέρω) την (αμιγώς εγγραφοκεντρική) εφαρμογή παρακολούθησης αδειών eΣΤΙΑ (εσωτερική ανάπτυξη), το έργο της απλούστευσης διαδικασιών (του -πρώην- ενιαίου τομέα δοίκησης α/θμιας και β/θμιας εκπαίδευσης) που δεν «άγγιξε» καθόλου τον τρέχοντα τρόπο διακίνησης εγγράφων, τη μη ένταξη του «αποθετηρίου εγκυκλίων» (βλ. Αλεξάνδρεια) στη λειτουργικότητα του τελευταίου ακόμη και την – επίσης εγγραφοκεντρική – διαχείριση των πρόσφατα επικαιροποιημένων διαδικασιών του τμήματος ασφάλειας.

Η έλλειψη υπηρεσιακής διάχυσης των πληροφοριών αυτών μέχρι το τελευταίο επίπεδο (αυτού των απλών υπαλλήλων), γενικότερα, καθώς και η απροθυμία προώθησης των σχετικών από κάτω προς τα πάνω αιτημάτων συντονισμού ενεργειών ήταν η αφορμή να ανταποκριθώ στην πρόσκληση στελέχωσης της ΕΥΔ του Ε.Π. «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα», και τελικά να επιμείνω στην απόσπαση αφού η κίνησή μου αυτή δε λειτούργησε ως μια αφορμή για να συζητηθούν τα θέματα αυτά περισσότερο. Συγκυριακά, μια μέρα μετά την τελική έγκριση απόσπασης αντιλήφθηκα την προσπάθεια επαναδραστηριοποίησης/επαναστελέχωσης της ΟΔΕ Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησηςη …πρόσκληση άργησε μια μέρα, για να παραφράσω και το γνωστό τίτλο της Λιλής Ζωγράφου (εκτός κι αν υπολογίσουμε την επίσημη υπηρεσιακή ενημέρωση οπότε μιλάμε για αρκετές ημέρες 😉 ).

Αλλά ας κλείσω την αναρτησούλα αυτή με τα θετικά βήματα/προοπτικές, όπου θα σημείωνα:

  • Το σχετικά ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης μετάβασης στην έκδοση R7 (τα καλά της καθυστέρησης ότι το λογισμικό ..ωριμάζει με τον καιρό) της πλατφόρμας MODUS/Πάπυρος με – επιτέλους – πρόβλεψη ενεργοποίησης της αμιγώς ηλεκτρονικής διακίνησης των εισερχόμενων εγγράφων (με σάρωσή τους και άμεση παρακράτηση/αρχειοθέτησή τους, δηλαδή χωρίς περαιτέρω φυσική** διακίνησή τους στις εσωτερικές μονάδες). Αντίστοιχη λειτουργικότητα για τα εξερχόμενα έγγραφα πήρε, δυστυχώς, νέα αναβολή για επόμενη φάση (πιθανότατα σε νέο έργο «συντήρησης») ενώ το θέμα της ύπαρξης πολλών ανεξάρτητων εγκαταστάσεων (κυρίως στα γραφεία της πολιτικής ηγεσίας) αφέθηκε στην επιτυχή έκβαση της καμπάνιας υιοθέτησης της κεντρικής εγκατάστασης.
  • Μπορεί το κόστος επένδυσης για μια αυτόνομη λύση fax server να είναι μικρό, όμως εξακολουθώ να ελπίζω ότι ακόμη και εκ των υστέρων θα εξαντληθούν οι όποιες δυνατότητες αξιοποίησης της πλατφόρμας openSIPS (με fax-over-ip δυνατότητες) του ΠΣΔ κυρίως ως ένας τρόπος/πιλότος αξιοποίησης υποδομών του ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ (που αναπτύσσονται για «λογαριασμό» του ΥπΠΕΘ) για τη λειτουργία και της Κεντρικής Υπηρεσίας και των περιφερειακών διοικητικών υπηρεσιών. Χαρακτηριστικό παράδειγμα: η ενοποίηση όλων των -πολλών- helpdesk «κάτω» από το ΠΣ Helpdesk του ΠΣΔ.
  • Την απόπειρα καταγραφής ιδιοκτητών και διαχειριστών πληροφοριακών συστημάτων (των «εσωτερικών» βέβαια υποδομών). Κι εδώ το θέμα είναι η επέκτασή του μαζί με τις διαδικασίες διαχείρισής του και στις υποδομές των υπόλοιπων συνεργαζόμενων/εποπτευόμενων φορέων.
  • Την (εκ νέου) συγκέντρωση βιογραφικών σημειωμάτων (δεν υπήρξε επίσημη ενημέρωση αλλά υποτίθεται ότι εξετάζεται εσωτερική επανακατονομή των υπαλλήλων, φαντάζομαι στο πλαίσιο της επίτευξης ζητούμενων «βιωσιμότητας» των διάφορων έργων.
  • Και, τέλος, την προοπτική επαναδραστηριοποίησης της ΟΔΕ Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. (Παρά το γεγονός ότι πλέον έχει αλλάξει ο Οργανισμός στην κατεύθυνση των επιταγών του νόμου της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (Ν3979/2011), εξακολουθεί, κατά την άποψή μου, να έχει νόημα η εμπλοκή υπαλλήλων τόσο από περιφερειακές υπηρεσίες όσο και από εποπτευόμενους φορείς (αλλά και από τρίτους φορείς/οργανισμούς) με στόχο πάντα την κινητοποίηση και συνεργασία με τις αντίστοιχες αρμόδιες -πια- δομές και όχι την υποκατάστασή τους).

Υ.Γ. Για τα παραπάνω υπήρξε σχετική απόπειρα καταγραφής σε Ενημερωτικό Σημείωμα με έμφαση στη διάχυση (στο πλαίσιο των στοιχειωδών υποχρεώσεων ενός υπαλλήλου, όπως ορίζονται π.χ. στον Κανονισμό Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς) με κοινοποίηση τόσο στην ιεραρχία όσο και στο συντονιστή της σχεδιαζόμενης ΟΔΕ.

UPDATE 2016-03-26 Αναρτήθηκε η απόφαση «Συγκρότηση και ορισμός Μελών Ομάδας Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) για την Ψηφιακή Πολιτική και την Ανοιχτή Διακυβέρνηση» (υπάρχουν διαφοροποιήσεις σε αρκετά σημεία σε σχέση με τη σύνθεση της προηγούμενης ΟΔΕ αλλά και εμπειρία που διατηρείται). Δεν παρατήρησα συμμετοχή από την Επιτελική Δομή ενώ θα είχε ενδιαφέρον (αφού επρόκειτο για ανοικτή πρόσκληση) μια παράθεση στοιχείων σχετικά με την επιλογή (αιτήσεις, ποσοστό ορισμών κλπ). Το σημαντικότερο σημείο, κατά την άποψή μου, είναι η αναφορά σε «διαδικτυακή πλατφόρμα opengov.minedu.gov.gr», όπου θα καταγράφεται η πορεία εργασιών της ΟΔΕ. Καλή δύναμη!

UPDATE 2016-04-19 Στην «ορθή επανάληψη της απόφασης για συγκρότηση και ορισμό της ΟΔΕ» περιλαμβάνομαι κι εγώ ως μέλος της Υποομάδας Τεχνικής Υποστήριξης, Διαχείρισης Πληροφοριακών Συστημάτων και Ανάπτυξης. Για να δούμε πώς θα κυλήσουν οι εργασίες. Ευπρόσδεκτες οι όποιες ιδέες και παρατηρήσεις.

Σχετικά tweet:

*

** Τη στιγμή που γράφονται αυτά ακόμη και τα εισερχόμενα που φτάνουν με ηλεκτρονικό τρόπο (=email) εκτυπώνονται για τη διακίνησή τους. Ακόμη, δεν έχουν αποφευχθεί τα φαινόμενα διατήρησης πολλαπλών «τοπικών πρωτοκόλλων» (σε τμήματα ή/και δ/νσεις, σε ms excel/access αλλά και custom εφαρμογές) αλλά και αυτόνομων διαδικασιών διεκπεραίωσης.

Αηδονόπιτα (Ι. Ζουργός)

Καιρό είχα να το κάνω. Και δεν αναφέρομαι τόσο στο διάβασμα ενός βιβλίου όσο στον εντοπισμό/αναπαραγωγή (ελπίζω να μην θίγονται πνευματικά δικαιώματα) κάποιων χαρακτηριστικών αποσπασμάτων του.

Αηδονόπιτα (Ισίδωρος Ζουργός)

Προς στιγμήν, σ’ εσένα μπορώ να το εξομολογηθώ, φοβήθηκα μήπως σ’ ένα πρωινό είχα μεταμορφωθεί σε ένα βαλέ κάποιου ευγενούς της μεγάλης τους αυτοκρατορίας. Ακολουθούσα πίσω του χωρίς βούληση, ενώ αυτός σχεδίαζε την κάθε ώρα του με επιμέλεια και χάρη. Αυτός μεγαλύτερος και έμπειρος, εγώ απλά και μόνο ένας αμήχανος νεαρός από τις πρώην αποικίες τους. Πίστεψέ με, τώρα έχω αρχίσει να καταλαβαίνω καλύτερα. Η Ευρώπη όλη είναι μια γριά πόρνη που η μπογιά της πιάνει ακόμα. Ξέρει τόσα κόλπα αυτή, ξέρει τόσο καλά την τέχνη του πλανέματος και της κάθε ηδονής. Όλα γύρω της είναι περίτεχνα, σύνθετα, σκεπασμένα με τη γοητευτική πατίνα του χρόνου, με τη σοφία του. Τώρα αρχίζω να μυρίζομαι από ποια σκοτεινή σήραγγα του παρελθόντος προερχόμαστε, πόσο η χώρα μας είναι ακόμη το αθώο νόθο της. Είμαστε επαρχιώτες ακόμα, Ελίζαμπεθ, απλοϊκοί στη βία μας και στην αγαθοσύνη μας. Όλοι αυτοί εδώ είναι έμμεσοι στους τρόπους τους με τρόπο αριστοτεχνικό και πολυπρόσωποι εξαιτίας της μακραίωνης ιστορίας τους. Η εμπειρία της πρώτης μου συνάντησης με τους Έλληνες, τους πιο παλιούς Ευρωπαίους, επιβεβαίωσε αυτή μου την αίσθηση: είμαστε ακόμη χονδροειδώς αθώοι.

Pervigilium Veneris ή αλλιώς Το ξενύχτι της Αφροδίτης. Σου έχω μιλήσει ποτέ γι’ αυτό; Ένα αριστούργημα της λατινικής ποίησης, για το οποίο όμως δεν ξέρουμε τον ποιητή. Διαδραματίζεται στη Σικελία την άνοιξη: η Αφροδίτη γλεντοκοπά όλη τη νύχτα μεσα στα δάση και προσκαλεί όλους στον έρωτα. Ο ποιητής όμως κλείνει μ’ έναν τόνο λυπητερό, γιατί αυτός δε μοιάει με το αηδόνι που κελαηδεί στην Αφροδίτη, αυτός θα μείνει για πάντα στη σιωπή του.

Γράμμα στον Σάμουελ Γκρίντλεϋ Χάου
Σπούδασα ελληνική φιλολογία και φιλοσοφία, κύριε Χάου, διάβαζα ασταμάτητα από τότε που θυμάμαι τον κόσμο, όμως όπως ψιθυρίζει και ο Φάουστ του Γκαίτε στη γοτθική του κάμαρα
Αχ, σπούδασα φιλοσοφία
και νομική και γιατρική
και αλί μου και Θεολογία
με κόπο και μ’ επιμονή
και να ‘μαι εδώ με τόσα φώτα
εγώ ο μωρός, όσο και πρώτα

Συνέχεια