Εμπειρίες από Δημόσια Διοίκηση (1)

Η πρώτη μου εμπειρία από τη Δημόσια Διοίκηση -εννοώ εκ των έσω- ήρθε με την απόσπασή μου σε γραφείο Διεύθυνσης Εκπαίδευσης.

Η αίσθησή μου ότι υπάρχουν φορείς πολλών ταχυτήτων (στον ευρύτερο χώρο του δημοσίου) ως προς την υιοθέτηση τεχνολογιών ΤΠΕ ή την ακόμη πιο …μακρόπνοη Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, επιβεβαιώθηκε . Σε αντίθεση με όσα – ακούγονται ότι – συμβαίνουν σε άλλους φορείς όπως ΟΤΑ, Νομαρχίες με εγκαταστάσεις Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων (ΟΠΣ), υιοθέτηση διαδικασιών κλπ., εύκολα παρατηρεί κανείς ότι στοιχειώδεις οργανωμένες λειτουργίες απουσιάζουν:

  • Άτυπη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων – εκπαίδευση – εξήγηση διαδικασιών

Σε ένα υπουργείο του οποίου οι διοικητικές λειτουργίες καλύπτονται σε πολύ μεγάλο βαθμό από αποσπασμένους (για άγνωστο χρονικό διάστημα) υπαλλήλους (εκπαιδευτικούς) είναι πολύ φυσικό να προκύπτει ζήτημα με τη «συνέχεια» της εργασίας. Παρόλα αυτά απουσιάζει κάποια διαδικασία περιγραφής του αντικειμένου, τον τρόπο που αυτό εντάσσεται στις διάφορες διαδικασίες του οργανισμού αλλά και κάποια πρόβλεψη για διαδικασία παράδοσης αρμοδιοτήτων, μεταφοράς «τεχνογνωσίας» κλπ.

  • Ανυπαρξία τμήματος Πληροφορικής / Υποστήριξης

Το συγκεκριμένο κενό έρχονται πλέον (από φέτος σύμφωνα με το αρχικό χρονοδιάγραμμα) να το καλύψουν τα ΚΕΠΛΗΝΕΤ (σε επίπεδο νομού βέβαια). Όμως, σε αντίθεση με τα εργαστήρια των σχολικών μονάδων, για τα περισσότερα από τα οποία υπάρχουν κάποια συμβόλαια υποστήριξης που έχουν προκύψει από κεντρικές διακηρύξεις, οι σχετικές προμήθειες για τις ανάγκες των διοικητικών υπηρεσιών (διευθύνσεων αλλά και σχολικών μονάδων) φαίνεται να είναι εντελώς αποσπασματικές. Το πρόβλημα επιτείνεται από το γεγονός ότι τα ΚΕΠΛΗΝΕΤ πρέπει να καλύψουν τις ανάγκες για τα σχολεία όλων των βαθμίδων (τόσο πρωτοβάθμιας όσο και δευτεροβάθμιας).

  • Τοπικό δίκτυο με μηδαμινές προδιαγραφές ασφάλειας δεδομένων

Οι διαδικασίες προστασίας πρόσβασης ή λήψης αντιγράφων ασφαλείας επαφίενται στην πρωτοβουλία των υπαλλήλων.

  • Ανομοιογένεια περιβάλλοντος εργασίας

Αν και το περιβάλλον εργασίας που κυριαρχεί είναι ο συνδυασμός windows / ms office υπάρχει πολύ έντονο το φαινόμενο παρουσίας διαφορετικών εκδόσεων τόσο του λειτουργικού συστήματος όσο και των εφαρμογών.

  • Ανύπαρκτη πολιτική διαχείρησης αδειών λογισμικού

Αν και η σχετική συμφωνία Microsoft – Ελληνικής Κυβέρνησης επιτρέπει την προμήθεια αδειών λογισμικού σε ειδικές τιμές (για εκπαιδευτικούς οργανισμούς), συχνά επανα-χρησιμοποιούνται άδειες OEM, που έρχονται με προμήθειες νέων μηχανήματων. Οι τελευταίες όμως υποτίθεται έχουν πληρωθεί ως συμβατικές …

  • Χειρωνακτική (σε βιβλίο) καταγραφή υλικού ανά τμήμα

Αυτό κάνει δυσχερή την αξοποίηση υλικού σε άλλα τμήματα. Για να μην πάει κανείς στο θέμα της έλλειψης αναλυτικής καταγραφής (π.χ. καταγραφή σε επίπεδο κεντρικής μονάδας δεν περιλάμβανε χαρακτηριστικά για δίσκο, μνήμη κλπ.).

  • Ελάχιστη αξιοποίηση του τοπικού δικτύου για ανταλλαγή εγγράφων ή/και συνεργασία

Η τυπική αξιοποίηση του δικτύου Η/Υ είναι για διαμοιρασμό συσκευών (π.χ. εκτυπωτών) και πρόσβαση στο διαδίκτυο. Χαρακτηριστικά, η ανταλλαγή εγγράφων (ελλείψει και τον απαραίτητων δικαιωμάτων διαμοιρασμού κλπ.) γινόταν μέσω usb flash drives(!). Αποτέλεσμα, τα ίδια στοιχεία (με ελλειπείς ενημερώσεις προφανώς) να διατηρούνται σε πολλά σημεία ή/και να επαν-εισάγονται πολλές φορές.

  • Παντελής έλλειψη έννοιας ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

Παρά την διάθεση για αξιοποίηση λογισμικού για τη διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων (βλ. σχετική εγκύκλιο της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης από το 2001), το …παραδοσιακό βιβλίο Πρωτοκόλλου Αλληλογραφίας και η χειρόγραφη συμπλήρωσή του (τόσο στο κεντρικό όσο και στα αντίστοιχα των διαφόρων γραφείων/τμημάτων) καλά κρατεί! Η έντυπη ενημέρωση των σχολείων για τις διάφορες εγκυκλίους δεν έχει υποκατασταθεί πλήρως ακόμη από την ηλεκτρονική αποστολή τους.

  • Εφαρμογές διοικητικών λειτουργιών

Οι εφαρμογές διοικητικών λειτουργιών και μηχανογράφησης (βλ. δημόσιο λογιστικό, διαχείρισης προσωπικού κλπ. κλπ.) στηρίζονται οι περισσότερες σε εσωτερική ανάπτυξη, κάτι που όμως συνεπάγεται ελάχιστες δυνατότητες επέκτασης, προσαρμογής

  • Εφαρμογή μισθοδοσίας

Μια από τις πιο βασικές διοικητικές λειτουργίες, αυτή της μισθοδοσίας όλων των εκπαιδευτικών (από έναν από τους μεγαλύτερους -αν όχι ο μεγαλύτερος – εργοδότες σε επίπεδο νομού) εντελώς παραμελημένη ως προς την υποστήριξή της από σχετικό λογισμικό. Και βέβαια πρέπει να τονίσουμε ότι δε μιλάμε για μια εκσυγχρονισμένη διαδικασία με πλήρη διαχείριση προσωπικού και μεταβολών (ιστορικό), διαλειτουργικότητα με τα αντίστοιχα συστήματα άλλων διευθύνσεων για την κάλυψη των μετακινήσεων των μισθοδοτούμενων ή για διασύνδεση με τα συστήματα των τραπεζών. Αλλά για την απλή υποβοήθηση για εκτύπωση των καταστάσεων που θα μεταφερθούν στη ΔΟΥ προς έλεγχο και από εκεί στις τράπεζες για τη χειρονακτική εισαγωγή των αντίστοιχων ποσών από τους υπαλλήλους της κάθε τράπεζας που έχουν επιλέξει οι εκπαιδευτικοί…

Μια ενδεικτική εικόνα των αναγκών και της διαδικασίας μπορεί να βρεθεί εδώ. Ενδεικτικό για την αντιμετώπιση των θεμάτων αυτών είναι και το ιστορικό μετάβασης σε νέα εφαρμογή μισθοδοσίας:

Αν και προϋπήρχε μια -εσωτερικά ανεπτυγμένη- εφαρμογή σε Excel-Access με – στοιχειώδες όμως- front-end, με την ανάληψη καθηκόντων από συνάδελφο αποσπασμένο εκπαιδευτικό και παρόλο που υπήρξε η πρόβλεψη για στάδιο μεταβίβασης τεχνογνωσίας και αρμοδιοτήτων, αποφασίστηκε από τον τελευταίο (δλδ χωρίς διαδικασία εισήγησης κλπ.) να υπάρξει μετάβαση σε νέα εφαρμογή.
Στα θετικά της παραπάνω πρωτοβουλίας:

  • Η λύση που υιοθετήθηκε (προσαρμογή της αντίστοιχης εφαρμογής που χρησιμοποιούνταν στις Διευθύνσεις Δευτεροβάθμιας και Πρωτοβάθμιας Εκπαίδευσης Ηρακλείου) είχε πολύ καλή υποστήριξη και ήταν προσαρμοσμένη στις ανάγκες της συγκεκριμένης υπηρεσίας
  • Το βελτιωμένο (σε σχέση με την εσωτερική εφαρμογή) front-end (με έμφαση στα μηνύματα βοήθειας) έκανε πιο εύκολη την εκπαίδευση και την εκμάθηση της εφαρμογής από νέους συναδέλφους

Στα αρνητικά:

  • Δεν υπήρξε ποτέ καταγραφή των απαιτήσεων – προδιαγραφών
  • Δεδομένου ότι δεν υπήρχε κάποιο σχετικό κονδύλι στον προϋπολογισμό δεν έγινε κάποιος διαγωνισμός ή έστω πρόσκληση εκδήλωση ενδιαφέροντος
  • Δεν υπήρξε σχέδιο μετάβασης (μετάπτωσης δεδομένων) της στοιχείων της παλαιάς βάσης στο νέο σχήμα και πρόγραμμα
  • Ούτε το νέο σχήμα δεν υποστήριζε/υποστηρίζει καταγραφή ιστορικού μεταβολών. Η προτεινόμενη μεδοθολογία ήταν η διατήρηση πολλαπλών εκδόσεων της βάσης δεδομένων – ακόμα και για την ίδια κατηγορία μισθοδοτούμενων (!)
  • Προφανώς ούτε λόγος να γίνεται για …ηλεκτρονική ενημέρωση των μισθοδοτούμενων (π.χ. μέσω ενός web interface)
  • Δεν προωθήθηκε η επικοινωνία με άλλες διευθύνσεις ή πρωτοβουλίες, όπως π.χ. το Διατραπεζικό Σύστημα του ΥΠΕΠΘ που θα επέτρεπε τη συνεργασία με στόχο ένα ενιαίο σύστημα με κοινές προδιαγραφές.

Τα παραπάνω κάνουν να φαίνονται -τουλάχιστον- ουτοπικές πρωτοβουλίες – και πάλι – όπως:

  • Μείωση τηλεπικοινωνιακών εξόδων μέσω ενοποίησης γραμμών ή/και υιοθέτησης IP τηλεφωνίας
  • IVR (έστω σε επίπεδο έξυπνης δρομολόγησης στο αρμόδιο τμήμα/γραφείο κλπ) για την εξυπηρέτηση των πολιτών
  • Ηλεκτρονικές προμήθειες
  • Υιοθέτηση ανοικτών σουιτών στο περιβάλλον γραφείου (βλ. OpenOffice)
  • Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (Enterprise Document Management, π.χ. Alfresco)
  • Χρήση τεχνολογιών αναγνώρισης φωνής για υποβοήθηση της εισαγωγής στοιχείων

 

Τουλάχιστον, κάποιες από τις πρωτοβουλίες (όπως π.χ. η διαδικτυακή παρουσία και μάλιστα η δυνατότητα ενημέρωσης από πολλαπλά άτομα ή/και τμήματα, έγιναν σ’ αυτό το μικρό διάστημα πραγματικότητα.

UPDATE (2008-12) Πολλές ελπίδες για την αναδιοργάνωση των διαδικασιών (διοικητικού τουλάχιστον χαρακτήρα) έχουν εναποτεθεί στα έργα eSchool/eDataCenter, των οποίων η παράδοση και η πλήρης λειτουργία είναι πολύ κοντά. Η υποστήριξη ιστορικού μεταβολών π.χ. ήταν μέσα στις βασικές προδιαγραφές. Μένει να δούμε κατά πόσο η υλοποίηση θα ακολουθεί τα προτεινόμενα πρότυπα «ανοιχτότητας» και διαλειτουργικότητας (βλ. Ελληνικό Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας) …

One thought on “Εμπειρίες από Δημόσια Διοίκηση (1)

  1. Παράθεμα: Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας | @pgaval

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s