Εμπειρίες από Δημόσια Διοίκηση (2)

Προσωπικά, ερχόμενος (μετά από πολλά ..κύματα) στις αρχές του περασμένου φθινοπώρου σε μια Κεντρική Υπηρεσία ενός σημαντικού φορέα στο χώρο της Επαγγελματικής Κατάρτισης (ονόματα δε λέμε, υπολήψεις δε θίγουμε, άλλωστε φαίνεται στο tag😉 ), θα έβαζα στοίχημα ότι, τουλάχιστον στα βασικά θέματα Οργάνωσης και Μηχανογράφησης, θα είχε δοθει κάποια προσοχή.

Έλα όμως που:

  • Το Τμήμα Πληροφορικής παραμένει υποστελεχωμένο έχοντας καλλιεργήσει το ίδιο την εντύπωση ότι έχει χαμηλές απαιτήσεις (π.χ. μόνο για βλάβες περιφερειακών και δικτύου) κι έχει γίνει το ίδιο απλά Τμήμα Υποστήριξης. Κι έτσι αντιμετωπίζεται και κατά την κατανομή του όποιου διαθέσιμου προσωπικού από το Τμήμα Προσωπικού. Απορώ πώς μετά του ανατίθενται δουλειές όπως σύνταξη προδιαγραφών για ΟΠΣ και άλλα έργα υψηλού προϋπολογισμού και απαιτήσεων. Την εύκολη λύση τη φαντάζεστε: Απευθείας -τις περισσότερες φορές- ανάθεση σε εξωτερικό εμπειρογνώμονα (με απόφαση συνήθως Προέδρου). Άλλη παρενέργεια; Οι Διευθύνσεις καταφεύγουν και ζητούν «ειδικούς» μόνο και μόνο για να καλύπτουν -με αποσπασματικό προφανώς τρόπο- όσα δεν μπορεί να καλύψει το Τμήμα Πληροφορικής…Και αφού είναι «ειδικοί» ας κάνουν καμιά «συγχώνευση αλληλογραφίας» ή ένα «αποτύπωμα οθόνης»😉
  • Καλά, δεν έχει πει κανείς στους συναδέλφους που ζητούν απόσπαση ή και τους καινούριους μόνιμους ότι πια θα δουλεύουν παρέα με ΗΥ (έστω κι αν η μόνη αξιοποίησή του είναι σαν μια «έξυπνη γραφομηχανή»); Η’ να θεωρείς ότι επειδή είσαι Προϊστάμενος δεν είναι κι απαραίτητο να τον ανοίγεις καν; Έλεος!
  • Προφανώς το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου ποτέ δεν έχει ακούσει για θέματα σχετικά με Ασφάλεια και γενικότερα για Έλεγχο Πληροφοριακών Συστημάτων (εντάξει, μην πάμε σε πιστοποιήσεις τύπου CISA, και μια απλή γνώση των σχετικών θεμάτων με προτάσεις για να αλλάξουν οι αρμοδιότητες θα αρκούσε). Σε κανέναν π.χ. δεν προκαλεί εντύπωση που τα ζευγάρια χρηστών/passwords είναι ελάχιστα και επανα-χρησιμοποιούνται από πολλούς υπαλλήλους. Πού πάει η -όποια- ατομική ευθύνη για τα -όποια- ηλεκτρονικά έγγραφα;
  • Η Δ/νση Προσωπικού δεν φροντίζει καν να έχει διαθέσιμα τα βιογραφικά/δικαιολογητικά (ενώ έχουν υποβληθεί!) όσων τοποθετούνται για πρώτη φορά…Προσωπικά χρειάστηκε να το επαναλάβω στη σχετική μίνι-συνέντευξη…Θα μπορούσα να δηλώσω ότι ήθελα!!
  • Δυστυχώς σε καμιά από τις υπηρεσίες του Υπουργείου Παιδείας όπου έχω βρεθεί δεν έχω συναντήσει εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (μιλάμε για την απόδωση ενός αριθμού και μια στοιχειώδη περιγραφή του εγγράφου κι όχι για ηλεκτρονική διακίνηση του εγγράφου, έτσι;). Στο συγκεκριμένο θέμα θα περίμενε κανείς να έχουν εμπλακεί και τα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα που έχουν αντίστοιχες ανάγκες και αναπτύσσουν σε πολλές περιπτώσεις εσωτερικές λύσεις αλλά δεν προχωρούν προς μια διαδικασία τυποποίησης και επαναδιάθεσης.
tuc_eprotocol

Εσωτερική εφαρμογή πρωτοκόλλησης εγγράφων στο Πολυτεχνείο Κρήτης

  • Διαδικασίες; Τι είναι τούτο; Για αρκετές ημέρες έψαχνα να ανακαλύψω αν υπάρχουν κάπου καταγεγραμμένες οι διαδικασίες και οι αρμοδιότητες των διαφόρων τμημάτων. Σιγά μην υπάρχουν θα μου πείτε. Εδώ όμως σας έπιασα! Ούτε εγώ πίστευα στα μάτια μου όταν εντόπισα το μοναδικό (έντυπο) αντίγραφο σε ντοσιέ στο γραφείο του Διευθυντή με πολύ ικανοποιητικά -για την εποχή- διάγράμματα/χρώματα/μέγεθος εκτύπωσης κλπ, που μάλιστα είχαν προκύψει με δουλειά (εσωτερική παραγωγή δλδ) του Τμήματος Οργάνωσης! Αρκετά καλή πρωτοβουλία που όμως αράχνιαζε -κυριολεκτικά- μιας και κανείς δεν αναφερόταν σ’αυτή, δεν την ανανέωνε, δεν έλεγχε τη λειτουργία/λειτουργικότητά της (κι αυτό θέμα του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου!) ενώ δεν υπήρχε και καμιά διαδικασία διάχυσή της γνώσης αυτής (βλ. στο επόμενο)

oeek_sample_process

  • Εκπαίδευση και μεταφορά τεχνογνωσίας. Μιλάμε για …αριστεία στο on-the-job training (πώς το κατέχω το ..αγγλικό όμως,ε;) από τους παλιότερους συναδέλφους: Τα πάντα μεταφέρονται στους νεότερους υπαλλήλους προφορικά και χωρίς καμιά αναφορά σε διαδικασίες, αποφάσεις κλπ. Και βεβαίως κανένας υποψιασμός για πιθανές παρατυπίες, αφού «έτσι μου τα είπε ο προηγούμενος». Προφανώς, με τον τρόπο αυτό τα όποια σφάλματα τείνουν να διαιωνίζονται – δεν βρίσκω το σχετικό Νόμο του Μέρφυ, μπορεί κανείς να βοηθήσει;🙂 Α! Και εννοείται η εκπαίδευση γίνεται με τη σειρά που τα θέματα προκύψουν. Καμιά προεργασία για ομαδοποίηση θεμάτων, σύνδεση με τη δουλειά που γίνεται στα πλαίσια της ίδιας διαδικασίας από άλλα τμήματα (βλ. «μεγάλη εικόνα») κλπ. Το Τμήμα Επιμόρφωσης Προσωπικού (τι ωραίοι τίτλοι όμως,ε;!) απλά προωθεί στα Τμήματα -τουλάχιστον από όσα εγώ αντιλαμβάνομαι- τις δυνατότητες επιμόρφωσης από τρίτους φορείς (βλ. ΕΚΔΔ κ.α.)**

Για να μην παρεξηγούμαι, η εμπειρία μου είναι σχετικά -πολύ- περιορισμένη μιας και είμαι πολύ λίγα χρόνια στο χώρο… Θέλω να ελπίζω ότι τα παραπάνω όχι μόνο δεν γενικεύονται αλλά και ότι αποτελούν και κακά «στιγμιότυπα» μιας κατά τα άλλα …ομαλής καθημερινότητας…

Υ.Γ.1 Ποτέ μην ξεχνάς το ΥΣ! H πιο βασική γνώση είναι η ανταλλαγή ΥΣ (Υπηρεσιακών Σημειωμάτων) για οποιαδήποτε υπερπήδηση «διοικητικού ορίου»…Κι είναι πολλά πανάθεμά τα αυτά τα «όρια»: από Τμήμα σε Τμήμα, από το Τμήμα στη Διεύθυνση, από Τμήμα προς Επιτροπή και πίσω κλπ κλπ κλπ. Και όντως είναι απολύτως χρήσιμο σε ένα περιβάλλον με συνεχείς προσπάθειες για μετατόπιση ευθυνών. Αλλά και τι να κάνεις όταν διαρκώς δημιουργούνται λάθη λόγω της αποσπασματικής εκπαίδευσης του προσωπικού; Υπό αυτές τις συνθήκες το αίσθημα που κυριαρχεί είναι αυτό της «προφύλαξης» και της αποφυγής ανάληψης «ευθυνών»! Οι έννοιες της ομαδικότητας και της συνεργασίας πάνε σύννεφο κι αν υπάρχουν τείνουν να υπάρχουν σε επίπεδο υπο-τμήματος (από πολλούς εύκολα κάτι τέτοιο εκλαμβάνεται ως ..κλίκα, με ακόμη χειρότερα αποτελέσματα).

Υ.Γ.2 Θα προσπαθήσω να προλάβω την ερώτηση «Καλά, κι εσύ τι παρεμβάσεις έκανες;» και σας ..παραπέμπω σε …μελλοντική ανάρτηση/έκθεση πεπραγμένων (που -ακόμη- ελπίζω να μην είναι εντελώς κενή)!

**UPDATE 2009-11 Σύμφωνα με μια πρόσφατη ενημέρωση μέσω ΥΣ, ο ρόλος του τμήματος έχει «εμπλουτιστεί» με το να φιλτράρει τα σεμινάρια για την ύπαρξη των οποίων ενημερώνει τους υπαλλήλους. Ατύπως, η έμφαση δίνεται σε αντικείμενα που έχουν σχέση με τη δραστηριότητα της κεντρικής υπηρεσίας, με ότι αυτό συνεπάγεται (πχ χαμένες ευκαιρίες επιμόρφωσης σε αντικείμενα που έχουν γενικότερα σχέση με τον οργανισμό…)

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s