Από την απλούστευση διαδικασιών μέχρι τα BPMS

Στο κείμενο της Πρόσκλησης 29 του ΕΠ Διοικητικής Μεταρρύθμισης αναφέρεται ότι:

Απλούστευση διαδικασιών είναι η συνεχής και συστηματική αναθεώρηση των νομοθετικών και γενικότερα των κανονιστικών ρυθμίσεων, καθώς και των διοικητικών πρακτικών οργάνωσης και λειτουργίας ενός φορέα, που καθορίζουν διοικητικές διαδικασίες, ώστε να είναι συμβατές με τις αρχές αποτελεσματικής νομοθέτησης και της αποτελεσματικής και αποδοτικής λειτουργίας των δημοσίων υπηρεσιών με βάση τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων με τις δημόσιες υπηρεσίες πολιτών και επιχειρήσεων (…)

Ανάμεσα στα σύγχρονα εργαλεία απλούστευσης διαδικασιών (με κάποια να ενδιαφέρονται περισσότερο για αυτές στο δημόσιο τομέα και την αλληλεπίδρασή του με πολίτες και επιχειρήσεις) αναφέρονται μεθοδολογίες, όπως:

  • ο Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Reengineering – BPR )
  • η Ανάλυση Κανονιστικών Επιπτώσεων ( Regulatory Impact Assessment – RIA )
  • το Τυποποιημένο Μοντέλο Κόστους (Standard Cost Model), με το οποίο μετράται
    με οικονομικούς όρους το άμεσο και έμμεσο διοικητικό βάρος για τις επιχειρήσεις
    και τους πολίτες, που προέρχεται από την ανάγκη επαφών τους με τη δημόσια
    διοίκηση, στο πλαίσιο διεκπεραίωσης μιας διοικητικής διαδικασίας, και
  • η Κοινωνική Διαβούλευση.
BPM Lifecycle

Στάδια του κύκλου εφαρμογής BPM

Η έννοια της Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Management – BPM) θεωρείται μετεξέλιξη της πρώτης προσέγγισης (BPR) και γνωρίζει ιδιαίτερη άνθηση τα τελευταία χρόνια με την αυξανόμενηυποστήριξη από πληροφοριακά συστήματα (Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών, BPMS) σε όλα τα στάδια εφαρμογής, από το σχεδιασμό και την αποτύπωση μέχρι την εκτέλεση και τη βελτιστοποίηση ενώ πολύ συχνά απαντάται το υβριδικό μοντέλο της αυτοματοποίησης/παρακολούθησης της εκτέλεσης μετά από ένα αρχικό στάδιο ριζικής απλούστευσης (για την αποφυγή «ηλεκτρονικοποίησης της γραφειοκρατίας»).

Ενδιαφέρον έχει μια γρήγορη (αν και προσεγγιστική) σύγκριση  των δύο προσεγγίσεων (BPM και BPR):

Business Process Management Business Process Reengineering
Έμφαση στην επαναχρησιμοποίηση (αποτύπωση και αυτοματοποίηση) διαδικασιών όπως υπάρχουν κι εφαρμόζονται (τουλάχιστον στην αρχή) Οι διαδικασιές δημιουργούνται από την αρχή
Χαμηλό ρίσκο Υψηλό ρίσκο
Συνεχείς αλλαγές και Μια μεγάλη και δραστική αλλαγή
Σχετικά μικρός χρόνος υλοποίησης Πολύς χρόνος μέχρι την υλοποίησης
Απαραίτητη η συνεργασία επιχειρησιακών παραγόντων και IT υποστήριξης/υλοποιητών Προαιρετική συνεργασία
Αξιοποίηση λογισμικού BPMS Αξιοποίηση της έννοιας του workflow
Μπορούν να εξεταστούν περισσότερες από μια διαδικασίες μαζί ακόμη κι αν αλληλεπιδρούν Μια διαδικασία εξετάζεται κάθε φορά
Στόχος η αξιοποίηση των πόρων Μπορεί να έχει σαν συνέπεια την αποδέσμευση πόρων
Δεν επηρεάζει νοοτροπίες Απαιτεί και εξαρτάται από αλλαγή νοοτροπίας

Στην υλοποίηση και κυρίως στην επικοινωνία των εμπλεκόμενων μερών έρχονται να βοηθήσουν πρότυπα αποτύπωσης, όπως το BPMN που δίνει τη δυνατότητα για γραφική απεικόνιση των διαδικασιών διατηρώντας παράλληλα δυνατότητες αναπαράστασης πιο πολύπλοκων σχημάτων αλλά και σύνδεσης με γλώσσες και συστήματα εκτέλεσής τους.

Αφορμή να …φρεσκάρω  τα παραπάνω ήταν ότι την περίοδο αυτή παρακολουθώ (από μακριά, mooc) ένα πολύ ενδιαφέρον μάθημα με τίτλο Business Process Modeling and Analysis μέσα από την πλατφόρμα openHPI  του Ινστιτούτου Hasso Plattner (HPI) που καλύπτει τις παραπάνω έννοιες πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα καλύπτοντας και τη σύνδεση με τη θεωρία δικτύων Petri ενώ την ίδια στιγμή δε χάνει τον πρακτικό του προσανατολισμό εμπλέκοντας εργασίες μοντελοποίησης και προσομοίωσης στην πλατφόρμα της Signavio.

Σχετικά tweets:

Σημ.: Οι εικόνες έχουν ληφθεί (ή/και παραπέμπουν) από τη Wikipedia και το OpenHPI .

Υ.Γ. Στα ελληνικά ο όρος BPM μπορεί να απαντηθεί με αρκετές αποδόσεις, όπως Διοίκηση/Διαχείριση Διοικητικών/Επιχειρησιακών/Επιχειρηματικών Διαδικασιών/Διεργασιών, γι’ αυτό και προσπάθησα να προσθέσω κάποιες συνωνυμίες στο wikidata (με πενιχρά για την ώρα αποτελέσματα).

One thought on “Από την απλούστευση διαδικασιών μέχρι τα BPMS

  1. Παράθεμα: Διαδικασία εξειδίκευσης και ανασχεδιασμός – @pgaval

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s