Εφαρμογές ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων εντός δημοσίου

Διακίνηση εγγράφων

Διακίνηση εγγράφων (τρέχουσα κατάσταση)

Με αφορμή τη διερεύνηση (που αντιλήφθηκα σε mailing list της ΕΛΛΑΚ) από τη μεριά του ΥΔΜΗΔ/ΥΑΠ για εφαρμογές ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων στο πλαίσιο της «Αποκλειστικά Ηλεκτρονικής Διακίνησης» των εγγράφων στις Δημόσιες Υπηρεσίες και της εφαρμογής του «Κανονισμού ηλεκτρονικής έκδοσης και διακίνησης εγγράφων» (που λαμβάνει υπόψη και τον «παραδοσιακό» Κανονισμό Επικοινωνίας των Δημοσίων Υπηρεσιών), θεώρησα σωστό να καταθέσω το δικό μου κατάλογο με τις διάφορες σχετικές απόπειρες που έχω αντιληφθεί κατά καιρούς, ελπίζοντας να δημοσιευτεί κάπου και ο κατάλογος της επίσημης διερεύνησης (μαζί με τα όποια πορίσματα από παλιότερες απόπειρες προς αυτή την κατεύθυνση, όπως η Εφαρμογή Επιχειρησιακής Διαλειτουργικότητας στη Διακίνηση Εγγράφων ΥΠΕΣ & Εποπτευόμενων Φορέων).

(Θα μπορούσα να σημειώσω, πάντως, την -αρνητική, μάλλον- εντύπωση, από το γεγονός ότι δεν είχε αποκατασταθεί μια πιο μόνιμη σχέση και μεταφορά τεχνογνωσίας προς την ΥΑΠ από την προηγούμενη Ομάδα ΗΔ/Opengov, βασικός τροφοδότης της οποίας ήταν -αν δεν κάνω λάθος- η ΕΕΛΛΑΚ, ιδιαίτερα μετά τη μεταφορά δραστηριοτήτων τόσο προς το ΕΚΔΔ όσο και προς την ΥΑΠ (όπως, π.χ. με το πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ). Αλλά αυτό είναι άλλη ιστορία…)

Έχουμε, λοιπόν:

  • η εφαρμογή «SCRIPTUMΣύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Διαχείρισης Υποθέσεων» που είχε προκύψει από προκήρυξη, αξιολόγηση, ανάθεση στην UIT, παρακολούθηση και τελική παραλαβή της εφαρμογής από την αρκετά ενεργή τότε σχετική ομάδα της ΕΕΛΛΑΚ. Προσωπικά, είχα κάνει σχετική εισήγηση υιοθέτησής της μετά από μια σχετικά επιτυχή μίνι-πιλοτική εγκατάστασή της (χωρίς τη λειτουργικότητα της διαχείρισης υποθέσεων) ως μέλος της ΥΟΔΕ Πληροφορικής Υποστήριξης του ΕΟΠΠ. Η συγκεκριμένη προσπάθεια δεν είχε συνέχεια αφού μετά τη συγχώνευση του Οργανισμού με το ΕΚΕΠΙΣ, έγινε προσπάθεια επανεκκίνησης της υιοθέτησης του λογισμικού Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium, που είχε προμηθευτεί ο τελευταίος οργανισμός στο πλαίσιο του έργου ΑΝΑΠΤΥΞΗ –ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΟΥ ΕΡΓΑΛΕΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ ΤΟΥ ΕΚΕΠΙΣ (Γ’ ΚΠΣ) λίγο καιρό νωρίτερα. Ως προς την ομάδα DMS της ΕΕΛΛΑΚ, γίνεται μια προσπάθεια συνέχισης της δραστηριοποίησης και μάλιστα έχει πρόσφατα ανανεώσει τον σχετικό χώρο συνεργασίας της με αντίστοιχο κατάλογο εφαρμογών ανοικτού λογισμικού. Προσωπικά, είχα θεωρήσει ατυχές το γεγονός ότι καμιά από τις αρχικές πρότασεις προς αξιολόγηση δεν περιλάμβανε τη λύση του Alfresco. Η άποψή μου (στα όρια της πανάκειας, ξέρω😉 ) είναι ότι θα είχε μεγάλο νόημα η συγκεκριμένη πρωτοβουλία για μια εφαρμογή διακίνησης εγγράφων πάνω όμως σε μια πλατφόρμα εκτέλεσης επιχειρησιακών διαδικασιών (BPMS και μάλιστα με SaaS στόχο), κάτι που θα  εξυπηρετούνταν άριστα στη συγκεκριμένη συγκυρία με ένα συνδυασμό Alfresco + Activiti.

  • Το έργο «Σύστημα ολιστικής διαχείρισης εγγράφων» της Περιφέρειας Αττικής ακούγονταν αρκετά φιλόδοξο προς την ίδια κατεύθυνση ενώ έχει το επιπλέον θετικό της προσπάθειας «συνένωσης» των πραγματικά πολλών εφαρμογών πρωτοκόλλου που έχουν προμηθευτετεί οι διάφορες υπηρεσίες της κατά καιρούς (βλ. τμήμα «Υφιστάμενη κατάσταση εφαρμ ογών Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου»). Δυστυχώς δεν μπορώ εύκολα να εντοπίσω νεότερα για την εξέλιξή του.
  • Μπορεί το έργο ΤΗΛΕΔ φαινομενικά να μην είναι σχετικό με τη λειτουργικότητα που συζητάμε αλλά από μια μικρή διερεύνηση, η πλατφόρμα (jPlaton/Comidor), στην οποία βασίστηκε το αντίστοιχο πληροφοριακό σύστημα  ΤΗΛΕΔ, φαίνεται να έχει παραδοθεί (σε ΓΛΚ/ΓΓΠΣ) «ανοιχτή» προς επέκταση και στην κατεύθυνση αυτή. (UPDATE Μάιος 2014: Σε ομιλία που έγινε στο πλαίσιο της εκδήλωσης Java Day 2014  αναφέρθηκε ότι η πλατφόρμα βασίζεται σε λογισμικό/μηχανή BPMS (χωρίς να αποκαλυφθεί αν είναι κάποιο από τα γνωστά open source engines) ενώ τονίστηκαν οι δυνατότητες SaaS σε περιβάλλον private cloud).

  • To ΠΣ eDataCenter σου Υπ.Παιδείας (μέσω της ΕΥΕ/ΕΔ/Γ’ΚΠΣ) (βασισμένο στο Microsoft Sharepoint) είχε στόχο κάλυψη αντίστοιχης λειτουργικότητας και με ευρύτατη γεωγραφική κάλυψη (και όχι μόνο για τις ανάγκες της ΚΥ, κάτι στο οποίο επιμένω προς κάθε κατεύθυνση), κάτι που, όμως, έμεινε στα αζήτητα μια και για το κομμάτι της διακίνησης εγγράφων του ΠΣ τελικά αποφασίστηκε να υιοθετηθούν (πολλαπλές μάλιστα) ανεξάρτητες εγκαταστάσεις του λογισμικού Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium (τουλάχιστον εντός ΚΥ). Θεωρώ θα είχε νόημα να είχε προηγουμένως εξαντληθεί οποιαδήποτε δυνατότητα στην κατεύθυνση ανάπτυξης/επέκτασης της λειτουργικότητας της συγκεκριμένης πλατφόρμας προς την κατεύθυνση της διακίνησης εγγράφων (σε σχέση με την παράδοσή της με τη βασική λειτουργικότητα) και η επαναχρησιμοποίησή της και σε άλλες εγκαταστάσεις (π.χ. ΔΙΑΥΛΟΣ από την ΜΟΔ ΑΕ). Σε κάθε περίπτωση, η υιοθέτηση του λογισμικού Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium έστω και με κάποια καθυστέρηση δείχνει να ξεπερνάει τα πρώτο πιλοτικό στάδιο:

  • Τέλος, δεν λείπουν και απόπειρες για υπηρεσίες συνεργατικής διαχείρισης εγγράφων, όπως το Πίθος, ή άλλες που ετοιμάζονται στο πλαίσιο του έργου ΣΤΗΡΙΖΩ για την εκπαιδευτική κοινότητα (π.χ. υποέργο διαμοιρασμού αρχείων) που θα μπορούσαν να επεκταθούν και προς την κατεύθυνση αυτή.

Στις παραπάνω περιπτώσεις, όπου θεωρώ ότι ήταν εφικτό να «διεκδικηθούν» δικαιώματα στον πηγαίο κώδικα με στόχο την επαναδιάθεσή του λογισμικού προς περισσότερες υπηρεσίες, θα πρόσθετα και τις «εμπορικές» λύσεις που έχω συναντήσει:

  • Την εφαρμογή Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium έχει ήδη πολύ μεγάλη βάση χρηστών στο χώρο του δημοσίου (ενδεικτικά έχουν πέσει στην αντίληψή μου το ΥπΔΙΜΗΔ, η ΥΑΠ, Υπ.Παιδείας (στην ΕΥΕ/ΕΔ του Υπ. Παιδείας έχω την αίσθηση ότι αξιοποιείται κάπως «καταχρηστικά» καθώς ως ειδική υπηρεσία «καλύπτεται» από την παρακάτω λύση της ΜΟΔ), ΕΚΕΠΙΣ/ΕΟΠΠΕΠ, Υπ.Υγείας, ΤΑΥΤΕΚΩ, Δημόκριτος, Περιφέρεια Κρήτης κ.α. Στα θετικά θα μπορούσα να σημειώσω την ενσωματωμένη λειτουργικότητα διαχείρισης ροής εργασιών, που, κατά την άποψή μου, αν στηριζόταν σε κάποια μηχανή ανοιχτών προτύπων θα έδινε ακόμη μεγαλύτερο πλεονέκτημα. Ανάμεσα στα αρνητικά η καθυστέρηση υιοθέτησης του αμιγώς web μοντέλου (πιθανότατα και λόγω των περιορισμών της διαχείρισης της διαδικασίας σάρωσης μέσα από τον φυλλομετρητή).

  • Την εφαρμογή Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο/Roadmap της Archimedia που, όπως φαίνεται, έχει προμηθευτεί κεντρικά η ΜΟΔ ΑΕ για λογαριασμό όλων των ειδικών υπηρεσιών που έχουν σχέση με διαχείριση κοινοτικών προγραμμάτων. UPDATE 2014: Στο διαγωνισμό για Επέκταση συμβολαίου υποστήριξης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου γίνεται αναφορά στο προϊόν  «plethora e-protocol» (που πρόκειται για νεότερη έκδοση του Roadmap Protocol, η οποία φαίνεται αξιοποιεί το Αctiviti σε κάποιο βαθμό), χωρίς, όμως, να αναφέρονται άλλα στοιχεία προδιαγραφών για περαιτέρω διασύνδεση με άλλες εφαρμογές π.χ. ΟΠΣ Εργόραμα, ΔΙΑΥΓΕΙΑ ή κάλυψη των πιο πρόσφατων απαιτήσεων για ηλεκτρονικές υπογραφές ή ακόμη αν περιλαμβάνεται η κάλυψη αναγκών διαχείρισης εγγράφων.

Aίσθησή μου ότι από τις περισσότερες προσεγγίσεις φαίνεται να απουσιάζει η δυνατότητα αλληλοεπικοινωνίας (ώστε να είναι δυνατό κάποιο federation) κάτι που μακροπρόθεσμα καθιστά την αποφυγή μιας κεντρικής λύσης (α λα ΔΙΑΥΓΕΙΑ) μάλλον αδύνατη. (UPDATE 2015 Εκτός κι αν μας …»προλάβουν» εξελίξεις στο επίπεδο των #blockchain τεχνολογιών). Για να δούμε πώς θα εξελιχθούν τα πράγματα ενόψει και άλλων μακρόπνοων έργων (τύπου CRMS, επέκτασης του ΕΡΜΗ κ.α.)…

One thought on “Εφαρμογές ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων εντός δημοσίου

  1. Παράθεμα: Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας (2) – @pgaval

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s