Αρχική διαβούλευση για «Απλούστευση Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης»

ye1_logoΣτο έργο της «Απλούστευσης Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης» έχω ξανα-αναφερθεί παλιότερα αλλά αφού πρόσφατα εντόπισα εξελίξεις σχετικά με το 1ο ΥΕ (που έχει κατακυρωθεί στην εταιρεία Planet ενώ το υπόλοιπο έργο το υλοποιεί ο ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ), είπα να αφιερώσω ιδιαίτερη αναφορά.

Στο χώρο της Ηλεκτρονικής Διαβούλευσης των αποτελεσμάτων αξιολόγησης των διαδικασιών είχε αναρτηθεί το σχετικό κείμενο «Αρχική Διάγνωση» (οι επισημάνσεις δικές μου!) και υπήρχε πρόσκληση προς τους υπηρεσιακούς παράγοντες για συμπλήρωση ενός ερωτηματολογίου. Παρόλο που τυπικά αυτή τη στιγμή δεν ανήκω στο συγκεκριμένο target group, θεώρησα σωστό να δοκιμάσω και να υποβάλω αυτά που κατά καιρούς έχω γράψει:

1) Συμφωνείτε με την αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών; Αν όχι παρακαλούμε τεκμηριώστε τη διαφωνία σας:

Ι. Γενικές διαπιστώσεις:
Αν και γενικά συμφωνώ με την προσπάθεια περιγραφής των διαδικασιών,  θα περίμενα οπτική υποβοήθηση/διαγραμματική αποτύπωση με εκτενέστερη αναφορά σε αρμοδιότητες (και βεβαίως στην πορεία αναφορά και στο νέο οργανισμό του Υπ.Παιδείας). Επιπλέον, αρνητικά θα σημείωνα τα ακόλουθα:
1) Αποφυγή ένταξης των συγκεριμένων διαδικασιών στο ευρύτερο πλαίσιο λειτουργίας του Υπ.ΠΑΙΘ:
– Ταυτοποίηση χρηστών (τόσο τελικών ενδιαφερόμενων όσο και χρηστών) – ρόλοι
– Αποσαφήνιση σχέσης παρόντος ΠΣ με το σύστημα διακίνησης (e-)εγγράφων (στο έργο eDataCenter – σε επίπεδο προδιαγραφών αλλά όχι σε επίπεδο παραδοτέων/τελικής λειτουργικότητας – αντιμετωπίζονταν ενιαία).
2) Απόπειρα αναβολής αντιμετώπισης με αναφορά σε νέο έργο (στο νέο προγραμματικό πλαίσιο). Άποψή μου ότι πρέπει να ενταθεί η προσπάθεια αντιμετώπισης στο πλαίσιο του παρόντος έργου. Άλλωστε έχει υπάρξει στο παρελθόν (και εξακολουθεί) η συνδρομή από έργα όπως αυτό της «Yποστήριξης Υπουργείου Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων σε Επιστημονικά και Τεχνολογικά Θέματα»  (τακτικός προϋπολογισμός).
ΙΙ. Ειδικές διαπιστώσεις:
– Γνωστοποίηση προσκλήσεων και αποτελεσμάτων διαδικασιών: Να ληφθεί υπόψη η ΥΑ ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης.
– Γενίκευση της διαδικασίας ανάληψης υπηρεσίας σε όλες τις πιθανές θέσεις και διατήρησή τους ηλεκτρονικά.
– Για τη διαδικασία 6.Β (Αποσπάσεις σε Φορείς) έχει υπάρξει σχετικό αίτημα υποστήριξης από ΠΣ (http://apospasmenoi-minedu.blogspot.gr/2013/06/blog-post_28.html) όπου αναδεικνύεται η ανάγκη γνωστοποίησης των αναγκών αλλά και των παραμέτρων των αποσπάσεων (π.χ. περιγραφή θέσης, διάρκεια απόσπασης μιας και έχουν εισαχθεί διάφορες αποκλίσεις από το 1 έτος), υποβοήθησης της διαδικασίας κατάταξης/επιλογής (μέσω της εισαγωγής πολλών κριτηρίων/μοριοδότησης (ευέλικτα/ξεχωριστά από κάθε οργανισμό) (ενώ στη διαδικασία 6.Β.5 αναφέρεται ότι δεν υπάρχει αδυναμία) και ακόμη και εκ των υστέρων επιλογής (ειδικά αν υπάρχει η δυνατότητα πολλαπλών επιλογών από τον ενδιαφερόμενο που όπως πληροφορούμαι φέτος καταργήθηκε εκ νέου). Τέλος, έχω την αίσθηση ότι το «Εκπαιδευτικός που επιθυμεί να αποσπαστεί σε περισσότερους από έναν Φορείς ή Υπηρεσίες που εποπτεύονται από το Υπουργείο Παιδείας υποβάλλει ισάριθμες Αιτήσεις» δεν ισχύει. Η αίτηση είναι μια (κοινή με αυτήν της απόσπασης σε ΠΥΣΠΕ/ΠΥΣΔΕ) αλλά τα δικαιολογητικά αναπαράγονται τόσες φορές όσες οι φορείς (ΑΝ δίνεται η επιλογή περισσότερων του ενός).
– Στη διαδικασία επιλογής ωρομισθίων (τρέχον σύστημα «online» με πολλαπλές επιλογές – διαδικασία 2.3-2.5) εμπλέκεται διαδικασία «διαπραγμάτευσης» εκτός ΠΣ (συνήθως μέσα από τηλεφωνική ενημέρωση) χωρίς να δίνεται η πλήρης εικόνα αναγκών στον ενδιαφερόμενο (που μπορεί να καθυστερεί την ειδοποίηση για το ενδιαφέρον/ανάληψη μέχρι να έχει νεότερα από άλλη περιοχή). Χρειάζεται αποτύπωση της διαδικασίας με ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο.

2) Ποια ή ποιες από τις αδυναμίες που έχουν εντοπιστεί θεωρείτε ως την/ τις πιο κρίσιμη/ κρίσιμες. Παρακαλούμε βαθμολογήστε το βαθμό κρισιμότητας με ακέραιο ψηφίο στην κλίμακα από 1 έως 10 με το βαθμό 10 να λαμβάνει η κρισιμότερη αδυναμία:

3) Αν δεν υπήρχε η δυνατότητα να αντιμετωπιστούν όλες οι προαναφερόμενες αδυναμίες, η διαχείριση ποιας ή ποιων κατά προτεραιότητα θεωρείτε ότι θα είχε σημαντική συμβολή στη βελτίωση της υφιστάμενης κατάστασης;:

Η προτεραιότητα βελτίωσης θεωρώ ότι θα πρέπει να είναι ακριβώς αποτέλεσμα του παρόντος υποέργου μέσα από την αποτύπωση και εκτέλεση/προσομοίωση των διαδικασιών με τα τυπικά μεγέθη/παραμέτρους που έχουν συγκεντρωθεί.

4) Υπάρχουν άλλα προβλήματα/ αδυναμίες που έχετε εντοπίσει και δεν περιλαμβάνονται στα ευρήματα της διάγνωσης; Αν ναι παρακαλούμε να τα επισημάνετε / τεκμηριώσετε:

Βασικό πρόβλημα της προσέγγισης θεωρώ ότι είναι η επιμονή στην εκ των υστέρων απόπειρα απλούστευσης και μοντελοποίησης ενός συγκεκριμένου στιγμιότυπου του πλαισίου. Άποψή μου είναι ότι το συγκεκριμένο πρόβλημα αποτελεί χαρακτηριστική περίπτωση για εφαρμογή της αντίστροφης προσέγγισης, όπου οι νομοθετικές παρεμβάσεις και η τεκμηρίωσή τους θα έπρεπε να προέρχονται ακριβώς μετά από τον εντοπισμό των αδυναμιών και τις προτάσεις/σενάρια προσομοίωσης που θα προέρχονται από την εφαρμογή της μοντελοποίησης και παρακολούθησης εκτέλεσης των διαδικασιών.

5) Τί προτείνετε για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν διαγωνιστεί; Παρακαλούμε να διατυπώσετε τις σχετικές προτάσεις σας.:

(Παρακαλώ να διορθωθεί στην ερώτηση το διαγωνιστεί -> διαγνωστεί ).
Προσωπική μου άποψη είναι ότι για την αποφυγή μιας «προσαρμοσμένης στο τρέχον στιγμιότυπο» βελτίωσης, “σκελετός” της προσέγγισης (τόσο σε επίπεδο αποτύπωσης/μοντελοποίησης όσο και υλοποίησης/εκτέλεσης) θα πρέπει να είναι ένα σύστημα αυτοματοποίησης και εκτέλεσης διαδικασιών (BPMS) με συνέπεια στο τρέχον υποέργο να δοθεί έμφαση αρχικά στην αποτύπωση (π.χ. σε BPMN 2.0) και στη συνέχεια προσομοίωση των διαδικασιών και τα αποτελέσμα να δοθούν προς υλοποίηση από ΠΣ «ενορχήστρωσης» βασισμένο στα υπάρχοντα ή/και σε νέα διαλειτουργούντα Π.Σ.

Αναφορές:
[1] Μοντελοποίηση αναγκών εκπαιδευτικού δυναμικού (https://pgaval.wordpress.com/2009/11/16/teacher-need-models/)
[2] Διακοσμητική η διαδικασία αμοιβαίων μεταθέσεων; (https://pgaval.wordpress.com/2008/05/09/amoibaies_metatheseis/)
[3] Υποστήριξη Αποσπάσεων σε Φορείς από Πληροφοριακό Σύστημα (http://apospasmenoi-minedu.blogspot.gr/2013/06/blog-post_28.html)
[4] Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας (https://pgaval.wordpress.com/2012/11/12/minedu_ky_ict/)

Ευχαριστώ εκ των προτέρων για τη δυνατότητα συμμετοχής.

Αν και δεν υπήρχε εναλλακτικός τρόπος επικοινωνίας, φαντάζομαι η σχετική Επιτροπή Παρακολούθησης θα είναι διαθέσιμη για διευκρινήσεις, αν χρειαστεί.

Ας περιμένουμε τη σχετική «αποδελτίωση» της διαβούλευσης και τη δουλειά για το νέο γύρο, λοιπόν…

 

UPDATE 2016-07 Παρά την προσπάθεια παρακολούθησης της διαδικασίας, δεν υπήρξε κάποια απάντηση ή/και «αποδελτίωση» της παραπάνω διαβούλευσης. Η προσπάθεια εντοπισμού των παραδοτέων συνεχίστηκε και μόνο μέσα από την επαναλειτουργία της ΟΔΕ Ψηφιακή Πολιτικής απέδωσε καρπούς μόλις τα μέσα Ιουλίου του 2016, οπότε και μοιράστηκαν σε ηλεκτρονική μορφή σε όλα τα μέλη της ΟΔΕ.

One thought on “Αρχική διαβούλευση για «Απλούστευση Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης»

  1. Παράθεμα: Δίκτυα και διαχείριση αλλαγής – @pgaval

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s