Διαδικασία εξειδίκευσης και ανασχεδιασμός

Ενώ συνηθίζω με δική μου πρωτοβουλία πολύ σύντομα (συνήθως εντός διμήνου) dt120525από την τοποθέτηση σε κάποια θέση (και δεν είναι και λίγες) να υποβάλλω κάποιας μορφής ανατροφοδότηση για τις βασικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει ο αντίστοιχος ρόλος (στην ουσία μεταφέροντας την οπτική του τρίτου/εξωτερικού παρατηρητή και πριν κανείς «εξοικειωθεί» από την επικρατούσα καθημερινή πρακτική), στη θέση που βρέθηκα πρόσφατα η ευκαιρία αυτή δόθηκε (έστω και για μια μόνο από τις διαδικασίες) με τη συμμετοχή στο σεμινάριο του ΕΚΔΔ/ΙΝΕΠ «Ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών στο δημόσιο τομέα» (80015Δ16).

Το πολύ ενδιαφέρον με το συγκεκριμένο σεμινάριο είναι η διάρθρωσή του που «σπάει» το συνήθως συνεχόμενο 4ήμερο σε δύο (2) μέρη: ένα 2ήμερο εισηγήσεων και ένα 2ήμερο παρουσιάσεων εργασιών. Η πρώτη ημέρα εισηγήσεων αφορά στην παρουσίαση του πλαισίου απλούστευσης διαδικασιών, μείωσης διοικητικών βαρών και της λογικής του ανασχεδιασμού των διαδικασιών (σε μεγάλο βαθμό κοντά σε όσα περιγράφω σε παλιότερη ανάρτηση) ενώ κατά τη δεύτερη μέρα γίνεται παρουσίαση της σημειογραφίας BPMN για την αποτύπωση (μοντελοποίηση) των διαδικασιών και αξιοποιείται σχετικό εργαλείο ως πρακτική εξάσκηση (στην περίπτωσή μας, το Bizagi). Στο δεύτερο μέρος, μετά από δύο εβδομάδες περίπου, παρουσιάζονται προσπάθειες αποτύπωσης και ανασχεδιασμού από τις ομάδες εργασίας που έχουν εν τω μεταξύ σχηματιστεί. Οι εκπαιδευτές στο συγκεκριμένο σεμινάριο ήταν όλοι από τον κατ’ εξοχήν φορέα άσκησης πολιτικής στο συγκεκριμένο χώρο, που δεν είναι άλλος απο το ΥΠΕΣΔΑ/Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (πρώην ΥΔΜΗΔ). (Αν και το αναρτημένο υλικό είναι αρκετά παλιότερο, το υλικό που μοιράστηκε είναι πιο επικαιροποιημένο και αντλεί στοιχεία από αντίστοιχα μαθήματης της ΕΣΔΔ. Αν κάποιος ενδιαφέρεται μπορώ να το στείλω).

Στις προσδοκίες για το συγκεκριμένο σεμινάριο θα σημείωνα:

  • Aναφορές στην αυτοματοποίηση/εκτέλεση/παρακολούθηση εκτέλεσης/παρακολούθηση αλλαγών/διαρκή βελτίωση των διαδικασιών
  • Περισσότερες αναφορές σε μοντελοποιημένες διαδικασίες που αξιοποιούνται πρακτικά (π.χ. στον ΕΡΜΗ ή από το LGAF στην αυτοδιοίκηση)
  • Δεδομένης της μεγάλης ιστορίας του σεμιναρίου (αλλά και των σχετικών μαθημάτων στο πλαίσιο της ΕΣΔΔ) θα περίμενε κανείς να έχει γίνει προσπάθεια σχηματισμού μιας σχετικής κοινότητας (βλ. thematic learning network) με συμμετοχή τόσο των εκπαιδευτών όσο και των εκπαιδευομένων. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να βοηθήσει και στα πρώτα βήματα εμπλουτισμού ενός αποθετηρίου μοντελοποιημένων διαδικασιών, όπως έχω ξανα-αναφέρει. Στην περίπτωσή μας αξιοποιήθηκε προς τη σωστή κατεύθυνση ως χώρος συγκέντρωσης παραδοτέων η υπηρεσία box.com αλλά μόνο σε επίπεδο του συγκεκριμένου σεμιναρίου.
  • Καλύτερη προετοιμασία για πιο στοχευμένη δημιουργία ομάδων εργασίας

Προσωπικά, αποφάσισα να αφιερώσω λίγο χρόνο σε μια από τις διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει η Μονάδα Α1 μιας Διαχειριστικής Αρχής, αυτή της διαδικασίας εξειδίκευσης (παρόλο που δε μου φαίνεται ότι επιδέχεται ριζικό ανασχεδιασμό ενώ, λογικά, πρέπει να έχει περάσει ήδη από πολλά …κύματα απλούστευσης):

Στην παρουσίαση έχω προσπαθήσει να αποτυπώσω τη διαδικασία όπως είναι πιο κοντά στην υπηρεσία που βρίσκομαι (αν και δεν θα έπρεπε να υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις και για τα υπόλοιπα επιχειρησιακά προγράμματα). Η ιδιαιτερότητα με το ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» είναι ο οριζόντιος χαρακτήρας του, ο κεντρικός ρόλος που έχει ένα Υπουργείο (το ΥΠΕΣΔΑ/τομέας ΔΜΗΔ, ελλείψει αντίστοιχης επιτελικής δομής και δεδομένου ότι δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί το πλαίσιο λειτουργίας της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καθώς και το γεγονός ότι οι δικαιούχοι είναι φορείς του (ευρύτερου) δημοσίου. Ιδιαίτερος κι ο ρόλος των επιτελικών δομών των υπόλοιπων υπουργείων μια και έχουν αμιγώς την ευθύνη του  συντονισμού όλων των εποπτευόμενων φορέων κάθε Υπουργείου (για τον αντίστοιχο τομέα πολιτικής) στην κατάθεση προτάσεων και άρα και την ευθύνη δημιουργίας στοιχειώδους εσωτερικού ανταγωνισμού στο χώρο των «δυνητικών δικαιούχων». Η πρόταση ανασχεδιασμού είναι στην κατεύθυνση της επανα-χρησιμοποίησης υποδομών ΤΠΕ για την ηλεκτρονικοποίησή της (με ..εσάνς πανάκειας που αναδύεται και από το πιο πάνω Dilbert κόμικ😉 ) με στόχο την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των εμπλεκομένων. Όποιες παρατηρήσεις ευπρόσδεκτες!

Εννοείται ελπίζω κάποια στιγμή να δω τη σχετική μοντελοποίηση της διαδικασίας όπως θα προκύψει στο πλαίσιο των έργων αναβάθμισης/προσαρμογής/νέας υλοποίησης του ΟΠΣ/Εργόραμα για τη νέα περίοδο.

UPDATE 2016-03-28 Μου έκανε θετική εντύπωση ότι το κενό του νέου ΣΔΕ που περιγράφω στην παραπάνω παρουσίαση έχει εντοπιστεί και στη μελέτη Αξιοποιώντας το ΕΣΠΑ 2014 – 2020/Προτάσεις βέλτιστης στόχευσης και διαχείρισης από τη Διαδικασία Σύμβουλοι Επιχειρήσεων Α.Ε μέσω της ΔΙΑΝΕΟΣΙΣ, στο πλαίσιο της προσπάθειας «διερεύνησης» της διάθεσης των διαρθρωτικών κονδυλίων, στην οποία έχω ξανα-αναφερθεί. Αντιγράφω τα σχετικά με το πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας:

(…) ωστόσο η έλλειψη θεσμοθετημένης διαδικασίας
βάσει της οποίας τα έργα που προτείνονται από τις Επιτελικές Δομές των
Υπουργείων, θα αποτελούν μέρος ενός συνολικού προγραμματισμού,
δημιουργεί επισφάλειες ως προς την αντιμετώπιση των αδυναμιών που
έχουν εντοπισθεί και την εν γένει σκοπιμότητα και αποτελεσματικότητα
των έργων που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ.

(…)

4.2.2. Επανακαθορισμός της Διαδικασίας Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020 – Καθορισμός Αρμοδιοτήτων Επιτελικών Δομών
Λαμβάνοντας υπόψη το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης και διαχείρισης των επιχειρησιακών προγραμμάτων του Γ’ ΚΠΣ, του ΕΣΠΑ 2007-2013 και του ΕΣΠΑ 2014-2020, παρακάτω ακολουθεί μια συγκριτική αξιολόγηση της διαδικασίας εξειδίκευσης του ΕΠ μεταξύ της 3ης και 4ης προγραμματικής περιόδου, προκειμένου να τεθούν οι βάσεις για το σχεδιασμό της αντίστοιχης διαδικασίας κατά την 5η Προγραμματική Περίοδο.
Κατά το Γ’ ΚΠΣ θεσμοθετήθηκε η έννοια του Συμπληρώματος Προγραμματισμού, ενώ στο ΕΣΠΑ 2007-2013 εισήλθε η έννοια του Εγγράφου Εξειδίκευσης Προγράμματος. Τα δύο αυτά εργαλεία είχαν ένα κοινό σκοπό: την εξειδίκευση του εκάστοτε ΕΠ ως υποστηρικτικό εργαλείο στο έργο της εκάστοτε ΔΑ για την έκδοση προσκλήσεων και τη συνολική παρακολούθηση της ενεργοποίησης και υλοποίησης του Προγράμματος. Ωστόσο, και τα δύο παρουσίασαν τόσο πλεονεκτήματα, όσο και μειονεκτήματα κατά την εφαρμογή τους:

Έγγραφο
Συμπλήρωμα Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα: Υποχρεωτική η κατάρτιση και έγκρισή του από την Επιτροπή Παρακολούθησης, ως εκ τούτου πιο «βαρύ» και δύσκολο σε τροποποιήσεις και επικαιροποιήσεις
Πλεονεκτήματα Η υποχρεωτική κατάρτιση και κοινοποίηση σε Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντός τριμήνου από την έγκριση του Ε.Π.

Έγγραφο Εξειδίκευσης Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα 1. Αποτέλεσε εθνικό έγγραφο που λόγω μη έγκρισης από Επιτροπή Παρακολούθησης και μη κοινοποίησης στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν αξιοποιήθηκε στο έπακρο και σύντομα απαξιώθηκε ως προς τη χρησιμότητά του
2. Η μη απαίτηση για πλήρη εξειδίκευση του συνόλου των κατηγοριών πράξεων του κάθε ΕΠ κατά την έγκρισή τους από την ΕΕ
Πλεονεκτήματα 1. Η διαδικασία κατάρτισης του Ε.Ε.Π. είναι δυναμική, με την έννοια ότι θα εμπλουτίζεται και θα επικαιροποιείται σταδιακά και περιοδικά με βάση τα δεδομένα υλοποίησης του Ε.Π.

Στο πλαίσιο αυτό και λαμβάνοντας υπόψη την ανωτέρω σύγκριση των 2 εργαλείων, παρακάτω παρατίθεται η πρόταση για το εργαλείο εξειδίκευσης των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020:

Συγκεκριμένα, προτείνεται η εισαγωγή ενός πλαισίου κεντρικής διαχείρισης του ΕΠ, με καθορισμένους κανόνες και όρους εφαρμογής. Αναλυτικότερα, βασικός στόχος είναι η μεταφορά του σχεδιασμού, της προετοιμασίας και της εξειδίκευσης του ΕΠ σε κεντρικό επίπεδο υπό την μορφή Σχεδίου Δράσης (Business Plan) και συγκεκριμένα στην αρμόδια Επιτελική Δομή του κάθε Υπουργείου (υπό την έγκριση και εποπτεία της Επιτροπής Παρακολούθησης). Κατ’ αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αποφευχθεί η μέχρι σήμερα «άτακτη» έκδοση προσκλήσεων και ένταξη πράξεων, με επικαλύψεις και χαμηλό βαθμό ωριμότητας. Η τελευταία συνέβαλε στη δημιουργία προβλημάτων κατά την παρακολούθηση των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2007-2013, ιδίως όσον αφορά στην παρακολούθηση της επίτευξης των ποσοτικών και ποιοτικών του στόχων.

Αναλυτικότερα, κάθε έργο το οποίο θα προτείνεται στην εξειδίκευση ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος του ΕΣΠΑ 2014-2020 θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου συνολικού μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου του τομέα πολιτικής ευθύνης του εκάστοτε Υπουργείου της Κεντρικής Δημόσιας Διοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό, προτείνεται, η εισαγωγή της διαδικασίας υποχρεωτικής κατάρτισης ενός μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου των διαφόρων τομέων πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο θα εκπονείται με ευθύνη της εκάστοτε Επιτελικής Δομής και ουσιαστικά θα τροφοδοτεί τα Έγγραφα Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020. Η διαφοροποίησή του σε σχέση με το έγγραφο εξειδίκευσης που προβλέπεται στο ΣΔΕ 2014-2020, έγκειται στον προσανατολισμό και στη δομή που θα έχει τελικά το έγγραφο αυτό.Προτείνεται να είναι περισσότερο στρατηγικού χαρακτήρα, στην κατεύθυνση ενός Business Plan του κάθε τομέα πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο και θα τροφοδοτεί τις στρατηγικές κατευθύνσεις κάθε τομεακής πολιτικής που θα χρηματοδοτηθεί από τα ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020.
Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνονται τα εξής:
• Εξασφάλιση ενός οριοθετημένου πλαισίου διαχείρισης του ΕΠ, βάσει του οποίου θα εκδίδονται προσκλήσεις και θα εντάσσονται οι σχετικές πράξεις
• Αποφυγή ύπαρξης επικαλύψεων μεταξύ των έργων που υλοποιούνται και ιδίως αποφυγή διπλής χρηματοδότησης της ίδιας ή και παρόμοιας μελέτης / έργου
• Εξασφάλιση της πραγματικής σκοπιμότητας και αναγκαιότητας υλοποίησης ενός έργου, αφού θα αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου ολοκληρωμένου και συνεκτικού στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου τομέα πολιτικής (…)

Επιπλέον ενδιαφέρον έχει η συζήτηση που φαίνεται να ξανα-ανοίγει (μια και είχε γίνει και ενόψει της ψήφισης του Ν4314/2014) σχετικά με το συντονισμό, τους ρόλους των φορέων άσκησης πολιτικής και των επιτελικών δομών τους, το ρόλο της ΓΓΨΠ κλπ αλλά ξεφεύγει πολύ από την παρούσα ανάρτηση.

 UPDATE 2016-05 Ο (τυχαίος) εντοπισμός μιας προσπάθειας αποτύπωσης των ΤΕΠ (=Τυποποιημένων Εντύπων Πρότασης) από την με ΕΥΔ ΠΕΠ ΑΜΘ άφησε με ανάμεικτα συναισθήματα καθώς (παρά την υιοθέτηση του μοντέλου MS Access) θα μπορούσε εγκαίρως να διαχυθεί οριζόντια και να καλύψει ανάγκες κι άλλων διαχειριστικών ώστε να αποφευχθεί τουλάχιστον η διακίνηση εντύπων κατά την υποβολή/επανυποβολή των προτάσεων

 UPDATE 2016-06 Σε συνέχεια της διερεύνησης του κενού κάλυψης της διαδικασίας απο το ΣΔΕ, σε επικοινωνία που είχα με την ΕΥΘΥ μού τονίστηκε ότι πράγματι πρόκειται για εθνική επιλογή η μη κάλυψή της. Πέρα από την ανάγκη επίσημης διασταύρωσης και τεκμηρίωσης αυτής της επιλογής, κάτι τέτοιο ουσιαστικά επηρεάζει (=μικρή προοπτική) την κάλυψη των αντίστοιχων αναγκών στο πλαίσιο του επικείμενου έργου υλοποίησης του νέου ΟΠΣ/Εργόραμα.

 

Σχετικά tweet:https://twitter.com/pgaval/status/779421307033321472

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s