Διαδικασία εξειδίκευσης και ανασχεδιασμός

Ενώ συνηθίζω με δική μου πρωτοβουλία πολύ σύντομα (συνήθως εντός διμήνου) dt120525από την τοποθέτηση σε κάποια θέση (και δεν είναι και λίγες) να υποβάλλω κάποιας μορφής ανατροφοδότηση* για τις βασικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει ο αντίστοιχος ρόλος (στην ουσία μεταφέροντας την οπτική του τρίτου/εξωτερικού παρατηρητή και πριν κανείς «εξοικειωθεί» από την επικρατούσα καθημερινή πρακτική), στη θέση που βρέθηκα πρόσφατα η ευκαιρία αυτή δόθηκε (έστω και για μια μόνο από τις διαδικασίες) με τη συμμετοχή στο σεμινάριο του ΕΚΔΔ/ΙΝΕΠ «Ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών στο δημόσιο τομέα» (80015Δ16).

Το πολύ ενδιαφέρον με το συγκεκριμένο σεμινάριο είναι η διάρθρωσή του που «σπάει» το συνήθως συνεχόμενο 4ήμερο σε δύο (2) μέρη: ένα 2ήμερο εισηγήσεων και ένα 2ήμερο παρουσιάσεων εργασιών. Η πρώτη ημέρα εισηγήσεων αφορά στην παρουσίαση του πλαισίου απλούστευσης διαδικασιών, μείωσης διοικητικών βαρών και της λογικής του ανασχεδιασμού των διαδικασιών (σε μεγάλο βαθμό κοντά σε όσα περιγράφω σε παλιότερη ανάρτηση) ενώ κατά τη δεύτερη μέρα γίνεται παρουσίαση της σημειογραφίας BPMN για την αποτύπωση (μοντελοποίηση) των διαδικασιών και αξιοποιείται σχετικό εργαλείο ως πρακτική εξάσκηση (στην περίπτωσή μας, το Bizagi). Στο δεύτερο μέρος, μετά από δύο εβδομάδες περίπου, παρουσιάζονται προσπάθειες αποτύπωσης και ανασχεδιασμού από τις ομάδες εργασίας που έχουν εν τω μεταξύ σχηματιστεί. Οι εκπαιδευτές στο συγκεκριμένο σεμινάριο ήταν όλοι από τον κατ’ εξοχήν φορέα άσκησης πολιτικής στο συγκεκριμένο χώρο, που δεν είναι άλλος απο το ΥΠΕΣΔΑ/Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (πρώην ΥΔΜΗΔ). (Αν και το αναρτημένο υλικό είναι αρκετά παλιότερο, το υλικό που μοιράστηκε είναι πιο επικαιροποιημένο και αντλεί στοιχεία από αντίστοιχα μαθήματης της ΕΣΔΔ. Αν κάποιος ενδιαφέρεται μπορώ να το στείλω).

Στις προσδοκίες για το συγκεκριμένο σεμινάριο θα σημείωνα:

  • Aναφορές στην αυτοματοποίηση/εκτέλεση/παρακολούθηση εκτέλεσης/παρακολούθηση αλλαγών/διαρκή βελτίωση των διαδικασιών
  • Περισσότερες αναφορές σε μοντελοποιημένες διαδικασίες που αξιοποιούνται πρακτικά (π.χ. στον ΕΡΜΗ ή από το LGAF στην αυτοδιοίκηση)
  • Δεδομένης της μεγάλης ιστορίας του σεμιναρίου (αλλά και των σχετικών μαθημάτων στο πλαίσιο της ΕΣΔΔ) θα περίμενε κανείς να έχει γίνει προσπάθεια σχηματισμού μιας σχετικής κοινότητας (βλ. thematic learning network) με συμμετοχή τόσο των εκπαιδευτών όσο και των εκπαιδευομένων. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να βοηθήσει και στα πρώτα βήματα εμπλουτισμού ενός αποθετηρίου μοντελοποιημένων διαδικασιών, όπως έχω ξανα-αναφέρει. Στην περίπτωσή μας αξιοποιήθηκε προς τη σωστή κατεύθυνση ως χώρος συγκέντρωσης παραδοτέων η υπηρεσία box.com αλλά μόνο σε επίπεδο του συγκεκριμένου σεμιναρίου.
  • Καλύτερη προετοιμασία για πιο στοχευμένη δημιουργία ομάδων εργασίας

Προσωπικά, αποφάσισα να αφιερώσω λίγο χρόνο σε μια από τις διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει η Μονάδα Α1 μιας Διαχειριστικής Αρχής, αυτή της διαδικασίας εξειδίκευσης (παρόλο που δε μου φαίνεται ότι επιδέχεται ριζικό ανασχεδιασμό ενώ, λογικά, πρέπει να έχει περάσει ήδη από πολλά …κύματα απλούστευσης):

Στην παρουσίαση έχω προσπαθήσει να αποτυπώσω τη διαδικασία όπως είναι πιο κοντά στην υπηρεσία που βρίσκομαι (αν και δεν θα έπρεπε να υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις και για τα υπόλοιπα επιχειρησιακά προγράμματα). Η ιδιαιτερότητα με το ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» είναι ο οριζόντιος χαρακτήρας του, ο κεντρικός ρόλος που έχει ένα Υπουργείο (το ΥΠΕΣΔΑ/τομέας ΔΜΗΔ, ελλείψει αντίστοιχης επιτελικής δομής και δεδομένου ότι δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί το πλαίσιο λειτουργίας της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καθώς και το γεγονός ότι οι δικαιούχοι είναι φορείς του (ευρύτερου) δημοσίου. Ιδιαίτερος κι ο ρόλος των επιτελικών δομών των υπόλοιπων υπουργείων μια και έχουν αμιγώς την ευθύνη του  συντονισμού όλων των εποπτευόμενων φορέων κάθε Υπουργείου (για τον αντίστοιχο τομέα πολιτικής) στην κατάθεση προτάσεων και άρα και την ευθύνη δημιουργίας στοιχειώδους εσωτερικού ανταγωνισμού στο χώρο των «δυνητικών δικαιούχων». Η πρόταση ανασχεδιασμού είναι στην κατεύθυνση της επανα-χρησιμοποίησης υποδομών ΤΠΕ για την ηλεκτρονικοποίησή της (με ..εσάνς πανάκειας που αναδύεται και από το πιο πάνω Dilbert κόμικ 😉 ) με στόχο την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των εμπλεκομένων. Όποιες παρατηρήσεις ευπρόσδεκτες!

Εννοείται ελπίζω κάποια στιγμή να δω τη σχετική μοντελοποίηση της διαδικασίας όπως θα προκύψει στο πλαίσιο των έργων αναβάθμισης/προσαρμογής/νέας υλοποίησης του ΟΠΣ/Εργόραμα για τη νέα περίοδο.

UPDATE 2016-03-28 Μου έκανε θετική εντύπωση ότι το κενό του νέου ΣΔΕ που περιγράφω στην παραπάνω παρουσίαση έχει εντοπιστεί και στη μελέτη Αξιοποιώντας το ΕΣΠΑ 2014 – 2020/Προτάσεις βέλτιστης στόχευσης και διαχείρισης από τη Διαδικασία Σύμβουλοι Επιχειρήσεων Α.Ε μέσω της ΔΙΑΝΕΟΣΙΣ, στο πλαίσιο της προσπάθειας «διερεύνησης» της διάθεσης των διαρθρωτικών κονδυλίων, στην οποία έχω ξανα-αναφερθεί. Αντιγράφω τα σχετικά με το πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας:

(…) ωστόσο η έλλειψη θεσμοθετημένης διαδικασίας
βάσει της οποίας τα έργα που προτείνονται από τις Επιτελικές Δομές των
Υπουργείων, θα αποτελούν μέρος ενός συνολικού προγραμματισμού,
δημιουργεί επισφάλειες ως προς την αντιμετώπιση των αδυναμιών που
έχουν εντοπισθεί και την εν γένει σκοπιμότητα και αποτελεσματικότητα
των έργων που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ.

(…)

4.2.2. Επανακαθορισμός της Διαδικασίας Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020 – Καθορισμός Αρμοδιοτήτων Επιτελικών Δομών
Λαμβάνοντας υπόψη το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης και διαχείρισης των επιχειρησιακών προγραμμάτων του Γ’ ΚΠΣ, του ΕΣΠΑ 2007-2013 και του ΕΣΠΑ 2014-2020, παρακάτω ακολουθεί μια συγκριτική αξιολόγηση της διαδικασίας εξειδίκευσης του ΕΠ μεταξύ της 3ης και 4ης προγραμματικής περιόδου, προκειμένου να τεθούν οι βάσεις για το σχεδιασμό της αντίστοιχης διαδικασίας κατά την 5η Προγραμματική Περίοδο.
Κατά το Γ’ ΚΠΣ θεσμοθετήθηκε η έννοια του Συμπληρώματος Προγραμματισμού, ενώ στο ΕΣΠΑ 2007-2013 εισήλθε η έννοια του Εγγράφου Εξειδίκευσης Προγράμματος. Τα δύο αυτά εργαλεία είχαν ένα κοινό σκοπό: την εξειδίκευση του εκάστοτε ΕΠ ως υποστηρικτικό εργαλείο στο έργο της εκάστοτε ΔΑ για την έκδοση προσκλήσεων και τη συνολική παρακολούθηση της ενεργοποίησης και υλοποίησης του Προγράμματος. Ωστόσο, και τα δύο παρουσίασαν τόσο πλεονεκτήματα, όσο και μειονεκτήματα κατά την εφαρμογή τους:

Έγγραφο
Συμπλήρωμα Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα: Υποχρεωτική η κατάρτιση και έγκρισή του από την Επιτροπή Παρακολούθησης, ως εκ τούτου πιο «βαρύ» και δύσκολο σε τροποποιήσεις και επικαιροποιήσεις
Πλεονεκτήματα Η υποχρεωτική κατάρτιση και κοινοποίηση σε Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντός τριμήνου από την έγκριση του Ε.Π.

Έγγραφο Εξειδίκευσης Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα 1. Αποτέλεσε εθνικό έγγραφο που λόγω μη έγκρισης από Επιτροπή Παρακολούθησης και μη κοινοποίησης στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν αξιοποιήθηκε στο έπακρο και σύντομα απαξιώθηκε ως προς τη χρησιμότητά του
2. Η μη απαίτηση για πλήρη εξειδίκευση του συνόλου των κατηγοριών πράξεων του κάθε ΕΠ κατά την έγκρισή τους από την ΕΕ
Πλεονεκτήματα 1. Η διαδικασία κατάρτισης του Ε.Ε.Π. είναι δυναμική, με την έννοια ότι θα εμπλουτίζεται και θα επικαιροποιείται σταδιακά και περιοδικά με βάση τα δεδομένα υλοποίησης του Ε.Π.

Στο πλαίσιο αυτό και λαμβάνοντας υπόψη την ανωτέρω σύγκριση των 2 εργαλείων, παρακάτω παρατίθεται η πρόταση για το εργαλείο εξειδίκευσης των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020:

Συγκεκριμένα, προτείνεται η εισαγωγή ενός πλαισίου κεντρικής διαχείρισης του ΕΠ, με καθορισμένους κανόνες και όρους εφαρμογής. Αναλυτικότερα, βασικός στόχος είναι η μεταφορά του σχεδιασμού, της προετοιμασίας και της εξειδίκευσης του ΕΠ σε κεντρικό επίπεδο υπό την μορφή Σχεδίου Δράσης (Business Plan) και συγκεκριμένα στην αρμόδια Επιτελική Δομή του κάθε Υπουργείου (υπό την έγκριση και εποπτεία της Επιτροπής Παρακολούθησης). Κατ’ αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αποφευχθεί η μέχρι σήμερα «άτακτη» έκδοση προσκλήσεων και ένταξη πράξεων, με επικαλύψεις και χαμηλό βαθμό ωριμότητας. Η τελευταία συνέβαλε στη δημιουργία προβλημάτων κατά την παρακολούθηση των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2007-2013, ιδίως όσον αφορά στην παρακολούθηση της επίτευξης των ποσοτικών και ποιοτικών του στόχων.

Αναλυτικότερα, κάθε έργο το οποίο θα προτείνεται στην εξειδίκευση ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος του ΕΣΠΑ 2014-2020 θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου συνολικού μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου του τομέα πολιτικής ευθύνης του εκάστοτε Υπουργείου της Κεντρικής Δημόσιας Διοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό, προτείνεται, η εισαγωγή της διαδικασίας υποχρεωτικής κατάρτισης ενός μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου των διαφόρων τομέων πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο θα εκπονείται με ευθύνη της εκάστοτε Επιτελικής Δομής και ουσιαστικά θα τροφοδοτεί τα Έγγραφα Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020. Η διαφοροποίησή του σε σχέση με το έγγραφο εξειδίκευσης που προβλέπεται στο ΣΔΕ 2014-2020, έγκειται στον προσανατολισμό και στη δομή που θα έχει τελικά το έγγραφο αυτό.Προτείνεται να είναι περισσότερο στρατηγικού χαρακτήρα, στην κατεύθυνση ενός Business Plan του κάθε τομέα πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο και θα τροφοδοτεί τις στρατηγικές κατευθύνσεις κάθε τομεακής πολιτικής που θα χρηματοδοτηθεί από τα ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020.
Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνονται τα εξής:
• Εξασφάλιση ενός οριοθετημένου πλαισίου διαχείρισης του ΕΠ, βάσει του οποίου θα εκδίδονται προσκλήσεις και θα εντάσσονται οι σχετικές πράξεις
• Αποφυγή ύπαρξης επικαλύψεων μεταξύ των έργων που υλοποιούνται και ιδίως αποφυγή διπλής χρηματοδότησης της ίδιας ή και παρόμοιας μελέτης / έργου
• Εξασφάλιση της πραγματικής σκοπιμότητας και αναγκαιότητας υλοποίησης ενός έργου, αφού θα αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου ολοκληρωμένου και συνεκτικού στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου τομέα πολιτικής (…)

Επιπλέον ενδιαφέρον έχει η συζήτηση που φαίνεται να ξανα-ανοίγει (μια και είχε γίνει και ενόψει της ψήφισης του Ν4314/2014) σχετικά με το συντονισμό, τους ρόλους των φορέων άσκησης πολιτικής και των επιτελικών δομών τους, το ρόλο της ΓΓΨΠ κλπ αλλά ξεφεύγει πολύ από την παρούσα ανάρτηση.

 UPDATE 2016-05 Ο (τυχαίος) εντοπισμός μιας προσπάθειας αποτύπωσης των ΤΕΠ (=Τυποποιημένων Εντύπων Πρότασης) από την με ΕΥΔ ΠΕΠ ΑΜΘ άφησε ανάμεικτα συναισθήματα, καθώς (παρά την υιοθέτηση του «μοντέλου MS Access») θα μπορούσε εγκαίρως να διαχυθεί οριζόντια και να καλύψει ανάγκες κι άλλων διαχειριστικών ώστε να αποφευχθεί τουλάχιστον η διακίνηση εντύπων κατά την υποβολή/επανυποβολή των προτάσεων

 UPDATE 2016-06 Σε συνέχεια της διερεύνησης του κενού κάλυψης της διαδικασίας εξειδίκευσης (για όλα τα επιχειρησιακά προγράμματα) απο το ΣΔΕ, σε επικοινωνία που είχα με την ΕΥΘΥ μού τονίστηκε ότι πράγματι πρόκειται για εθνική επιλογή η μη κάλυψή της. Πέρα από την ανάγκη επίσημης διασταύρωσης και τεκμηρίωσης αυτής της επιλογής, κάτι τέτοιο ουσιαστικά επηρεάζει (=μικρή προοπτική) την κάλυψη των αντίστοιχων αναγκών στο πλαίσιο του επικείμενου έργου υλοποίησης του νέου ΟΠΣ/Εργόραμα. Ειδικότερα για το ΕΠ Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα, πλέον προκύπτει θέμα τροποποίησης της περιγραφόμενης διαδικασίας καθώς, με την πρόσφατη ψήφιση του Ν4389/16 (ο οποίος ανάμεσα σε άλλα προβλέπει τη σύσταση Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καταργείται (με την παρ.3 άρθρου 168) το Άρθρο 26 του Ν4314, το οποίο όριζε τα του Συντονισμού Δράσεων Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και ΔράσεωνΤεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).

 

Σχετικά tweet:

https://twitter.com/pgaval/status/779421307033321472

* Στο πλαίσιο των -κατά τη δική μου αντίλυψη- τυπικών υποχρεώσεων ενός Υπαλλήλου, όπως αυτές ορίζονται στον Οδηγό Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς, περί βέλτιστης αξιοποίησης πόρων, γνώσης του γενικότερου πλαισίου λειτουργίας της υπηρεσίας, υποβολής προτάσεων βελτίωσης κλπ.

Advertisements

Αρχική διαβούλευση για «Απλούστευση Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης»

ye1_logoΣτο έργο της «Απλούστευσης Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης» έχω ξανα-αναφερθεί παλιότερα αλλά αφού πρόσφατα εντόπισα εξελίξεις σχετικά με το 1ο ΥΕ (που έχει κατακυρωθεί στην εταιρεία Planet ενώ το υπόλοιπο έργο το υλοποιεί ο ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ), είπα να αφιερώσω ιδιαίτερη αναφορά.

Στο χώρο της Ηλεκτρονικής Διαβούλευσης των αποτελεσμάτων αξιολόγησης των διαδικασιών είχε αναρτηθεί το σχετικό κείμενο «Αρχική Διάγνωση» (οι επισημάνσεις δικές μου!) και υπήρχε πρόσκληση προς τους υπηρεσιακούς παράγοντες για συμπλήρωση ενός ερωτηματολογίου. Παρόλο που τυπικά αυτή τη στιγμή δεν ανήκω στο συγκεκριμένο target group, θεώρησα σωστό να δοκιμάσω και να υποβάλω αυτά που κατά καιρούς έχω γράψει:

1) Συμφωνείτε με την αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών; Αν όχι παρακαλούμε τεκμηριώστε τη διαφωνία σας:

Ι. Γενικές διαπιστώσεις:
Αν και γενικά συμφωνώ με την προσπάθεια περιγραφής των διαδικασιών,  θα περίμενα οπτική υποβοήθηση/διαγραμματική αποτύπωση με εκτενέστερη αναφορά σε αρμοδιότητες (και βεβαίως στην πορεία αναφορά και στο νέο οργανισμό του Υπ.Παιδείας). Επιπλέον, αρνητικά θα σημείωνα τα ακόλουθα:
1) Αποφυγή ένταξης των συγκεριμένων διαδικασιών στο ευρύτερο πλαίσιο λειτουργίας του Υπ.ΠΑΙΘ:
– Ταυτοποίηση χρηστών (τόσο τελικών ενδιαφερόμενων όσο και χρηστών) – ρόλοι
– Αποσαφήνιση σχέσης παρόντος ΠΣ με το σύστημα διακίνησης (e-)εγγράφων (στο έργο eDataCenter – σε επίπεδο προδιαγραφών αλλά όχι σε επίπεδο παραδοτέων/τελικής λειτουργικότητας – αντιμετωπίζονταν ενιαία).
2) Απόπειρα αναβολής αντιμετώπισης με αναφορά σε νέο έργο (στο νέο προγραμματικό πλαίσιο). Άποψή μου ότι πρέπει να ενταθεί η προσπάθεια αντιμετώπισης στο πλαίσιο του παρόντος έργου. Άλλωστε έχει υπάρξει στο παρελθόν (και εξακολουθεί) η συνδρομή από έργα όπως αυτό της «Yποστήριξης Υπουργείου Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων σε Επιστημονικά και Τεχνολογικά Θέματα»  (τακτικός προϋπολογισμός).
ΙΙ. Ειδικές διαπιστώσεις:
– Γνωστοποίηση προσκλήσεων και αποτελεσμάτων διαδικασιών: Να ληφθεί υπόψη η ΥΑ ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης.
– Γενίκευση της διαδικασίας ανάληψης υπηρεσίας σε όλες τις πιθανές θέσεις και διατήρησή τους ηλεκτρονικά.
– Για τη διαδικασία 6.Β (Αποσπάσεις σε Φορείς) έχει υπάρξει σχετικό αίτημα υποστήριξης από ΠΣ (http://apospasmenoi-minedu.blogspot.gr/2013/06/blog-post_28.html) όπου αναδεικνύεται η ανάγκη γνωστοποίησης των αναγκών αλλά και των παραμέτρων των αποσπάσεων (π.χ. περιγραφή θέσης, διάρκεια απόσπασης μιας και έχουν εισαχθεί διάφορες αποκλίσεις από το 1 έτος), υποβοήθησης της διαδικασίας κατάταξης/επιλογής (μέσω της εισαγωγής πολλών κριτηρίων/μοριοδότησης (ευέλικτα/ξεχωριστά από κάθε οργανισμό) (ενώ στη διαδικασία 6.Β.5 αναφέρεται ότι δεν υπάρχει αδυναμία) και ακόμη και εκ των υστέρων επιλογής (ειδικά αν υπάρχει η δυνατότητα πολλαπλών επιλογών από τον ενδιαφερόμενο που όπως πληροφορούμαι φέτος καταργήθηκε εκ νέου). Τέλος, έχω την αίσθηση ότι το «Εκπαιδευτικός που επιθυμεί να αποσπαστεί σε περισσότερους από έναν Φορείς ή Υπηρεσίες που εποπτεύονται από το Υπουργείο Παιδείας υποβάλλει ισάριθμες Αιτήσεις» δεν ισχύει. Η αίτηση είναι μια (κοινή με αυτήν της απόσπασης σε ΠΥΣΠΕ/ΠΥΣΔΕ) αλλά τα δικαιολογητικά αναπαράγονται τόσες φορές όσες οι φορείς (ΑΝ δίνεται η επιλογή περισσότερων του ενός).
– Στη διαδικασία επιλογής ωρομισθίων (τρέχον σύστημα «online» με πολλαπλές επιλογές – διαδικασία 2.3-2.5) εμπλέκεται διαδικασία «διαπραγμάτευσης» εκτός ΠΣ (συνήθως μέσα από τηλεφωνική ενημέρωση) χωρίς να δίνεται η πλήρης εικόνα αναγκών στον ενδιαφερόμενο (που μπορεί να καθυστερεί την ειδοποίηση για το ενδιαφέρον/ανάληψη μέχρι να έχει νεότερα από άλλη περιοχή). Χρειάζεται αποτύπωση της διαδικασίας με ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο.

2) Ποια ή ποιες από τις αδυναμίες που έχουν εντοπιστεί θεωρείτε ως την/ τις πιο κρίσιμη/ κρίσιμες. Παρακαλούμε βαθμολογήστε το βαθμό κρισιμότητας με ακέραιο ψηφίο στην κλίμακα από 1 έως 10 με το βαθμό 10 να λαμβάνει η κρισιμότερη αδυναμία:

3) Αν δεν υπήρχε η δυνατότητα να αντιμετωπιστούν όλες οι προαναφερόμενες αδυναμίες, η διαχείριση ποιας ή ποιων κατά προτεραιότητα θεωρείτε ότι θα είχε σημαντική συμβολή στη βελτίωση της υφιστάμενης κατάστασης;:

Η προτεραιότητα βελτίωσης θεωρώ ότι θα πρέπει να είναι ακριβώς αποτέλεσμα του παρόντος υποέργου μέσα από την αποτύπωση και εκτέλεση/προσομοίωση των διαδικασιών με τα τυπικά μεγέθη/παραμέτρους που έχουν συγκεντρωθεί.

4) Υπάρχουν άλλα προβλήματα/ αδυναμίες που έχετε εντοπίσει και δεν περιλαμβάνονται στα ευρήματα της διάγνωσης; Αν ναι παρακαλούμε να τα επισημάνετε / τεκμηριώσετε:

Βασικό πρόβλημα της προσέγγισης θεωρώ ότι είναι η επιμονή στην εκ των υστέρων απόπειρα απλούστευσης και μοντελοποίησης ενός συγκεκριμένου στιγμιότυπου του πλαισίου. Άποψή μου είναι ότι το συγκεκριμένο πρόβλημα αποτελεί χαρακτηριστική περίπτωση για εφαρμογή της αντίστροφης προσέγγισης, όπου οι νομοθετικές παρεμβάσεις και η τεκμηρίωσή τους θα έπρεπε να προέρχονται ακριβώς μετά από τον εντοπισμό των αδυναμιών και τις προτάσεις/σενάρια προσομοίωσης που θα προέρχονται από την εφαρμογή της μοντελοποίησης και παρακολούθησης εκτέλεσης των διαδικασιών.

5) Τί προτείνετε για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν διαγωνιστεί; Παρακαλούμε να διατυπώσετε τις σχετικές προτάσεις σας.:

(Παρακαλώ να διορθωθεί στην ερώτηση το διαγωνιστεί -> διαγνωστεί ).
Προσωπική μου άποψη είναι ότι για την αποφυγή μιας «προσαρμοσμένης στο τρέχον στιγμιότυπο» βελτίωσης, “σκελετός” της προσέγγισης (τόσο σε επίπεδο αποτύπωσης/μοντελοποίησης όσο και υλοποίησης/εκτέλεσης) θα πρέπει να είναι ένα σύστημα αυτοματοποίησης και εκτέλεσης διαδικασιών (BPMS) με συνέπεια στο τρέχον υποέργο να δοθεί έμφαση αρχικά στην αποτύπωση (π.χ. σε BPMN 2.0) και στη συνέχεια προσομοίωση των διαδικασιών και τα αποτελέσμα να δοθούν προς υλοποίηση από ΠΣ «ενορχήστρωσης» βασισμένο στα υπάρχοντα ή/και σε νέα διαλειτουργούντα Π.Σ.

Αναφορές:
[1] Μοντελοποίηση αναγκών εκπαιδευτικού δυναμικού (https://pgaval.wordpress.com/2009/11/16/teacher-need-models/)
[2] Διακοσμητική η διαδικασία αμοιβαίων μεταθέσεων; (https://pgaval.wordpress.com/2008/05/09/amoibaies_metatheseis/)
[3] Υποστήριξη Αποσπάσεων σε Φορείς από Πληροφοριακό Σύστημα (http://apospasmenoi-minedu.blogspot.gr/2013/06/blog-post_28.html)
[4] Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας (https://pgaval.wordpress.com/2012/11/12/minedu_ky_ict/)

Ευχαριστώ εκ των προτέρων για τη δυνατότητα συμμετοχής.

Αν και δεν υπήρχε εναλλακτικός τρόπος επικοινωνίας, φαντάζομαι η σχετική Επιτροπή Παρακολούθησης θα είναι διαθέσιμη για διευκρινήσεις, αν χρειαστεί.

Ας περιμένουμε τη σχετική «αποδελτίωση» της διαβούλευσης και τη δουλειά για το νέο γύρο, λοιπόν…

 

UPDATE 2016-07 Παρά την προσπάθεια παρακολούθησης της διαδικασίας, δεν υπήρξε κάποια απάντηση ή/και «αποδελτίωση» της παραπάνω διαβούλευσης. Η προσπάθεια εντοπισμού των παραδοτέων συνεχίστηκε και μόνο μέσα από την επαναλειτουργία της ΟΔΕ Ψηφιακή Πολιτικής απέδωσε καρπούς μόλις τα μέσα Ιουλίου του 2016, οπότε και μοιράστηκαν σε ηλεκτρονική μορφή σε όλα τα μέλη της ΟΔΕ.

Από την απλούστευση διαδικασιών μέχρι τα BPMS

Στο κείμενο της Πρόσκλησης 29 του ΕΠ Διοικητικής Μεταρρύθμισης αναφέρεται ότι:

Απλούστευση διαδικασιών είναι η συνεχής και συστηματική αναθεώρηση των νομοθετικών και γενικότερα των κανονιστικών ρυθμίσεων, καθώς και των διοικητικών πρακτικών οργάνωσης και λειτουργίας ενός φορέα, που καθορίζουν διοικητικές διαδικασίες, ώστε να είναι συμβατές με τις αρχές αποτελεσματικής νομοθέτησης και της αποτελεσματικής και αποδοτικής λειτουργίας των δημοσίων υπηρεσιών με βάση τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων με τις δημόσιες υπηρεσίες πολιτών και επιχειρήσεων (…)

Ανάμεσα στα σύγχρονα εργαλεία απλούστευσης διαδικασιών (με κάποια να ενδιαφέρονται περισσότερο για αυτές στο δημόσιο τομέα και την αλληλεπίδρασή του με πολίτες και επιχειρήσεις) αναφέρονται μεθοδολογίες, όπως:

  • ο Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Reengineering – BPR )
  • η Ανάλυση Κανονιστικών Επιπτώσεων ( Regulatory Impact Assessment – RIA )
  • το Τυποποιημένο Μοντέλο Κόστους (Standard Cost Model), με το οποίο μετράται
    με οικονομικούς όρους το άμεσο και έμμεσο διοικητικό βάρος για τις επιχειρήσεις
    και τους πολίτες, που προέρχεται από την ανάγκη επαφών τους με τη δημόσια
    διοίκηση, στο πλαίσιο διεκπεραίωσης μιας διοικητικής διαδικασίας, και
  • η Κοινωνική Διαβούλευση.
BPM Lifecycle

Στάδια του κύκλου εφαρμογής BPM

Η έννοια της Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Management – BPM) θεωρείται μετεξέλιξη της πρώτης προσέγγισης (BPR) και γνωρίζει ιδιαίτερη άνθηση τα τελευταία χρόνια με την αυξανόμενηυποστήριξη από πληροφοριακά συστήματα (Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών, BPMS) σε όλα τα στάδια εφαρμογής, από το σχεδιασμό και την αποτύπωση μέχρι την εκτέλεση και τη βελτιστοποίηση ενώ πολύ συχνά απαντάται το υβριδικό μοντέλο της αυτοματοποίησης/παρακολούθησης της εκτέλεσης μετά από ένα αρχικό στάδιο ριζικής απλούστευσης (για την αποφυγή «ηλεκτρονικοποίησης της γραφειοκρατίας»).

Ενδιαφέρον έχει μια γρήγορη (αν και προσεγγιστική) σύγκριση  των δύο προσεγγίσεων (BPM και BPR):

Business Process Management Business Process Reengineering
Έμφαση στην επαναχρησιμοποίηση (αποτύπωση και αυτοματοποίηση) διαδικασιών όπως υπάρχουν κι εφαρμόζονται (τουλάχιστον στην αρχή) Οι διαδικασιές δημιουργούνται από την αρχή
Χαμηλό ρίσκο Υψηλό ρίσκο
Συνεχείς αλλαγές και Μια μεγάλη και δραστική αλλαγή
Σχετικά μικρός χρόνος υλοποίησης Πολύς χρόνος μέχρι την υλοποίησης
Απαραίτητη η συνεργασία επιχειρησιακών παραγόντων και IT υποστήριξης/υλοποιητών Προαιρετική συνεργασία
Αξιοποίηση λογισμικού BPMS Αξιοποίηση της έννοιας του workflow
Μπορούν να εξεταστούν περισσότερες από μια διαδικασίες μαζί ακόμη κι αν αλληλεπιδρούν Μια διαδικασία εξετάζεται κάθε φορά
Στόχος η αξιοποίηση των πόρων Μπορεί να έχει σαν συνέπεια την αποδέσμευση πόρων
Δεν επηρεάζει νοοτροπίες Απαιτεί και εξαρτάται από αλλαγή νοοτροπίας

Στην υλοποίηση και κυρίως στην επικοινωνία των εμπλεκόμενων μερών έρχονται να βοηθήσουν πρότυπα αποτύπωσης, όπως το BPMN που δίνει τη δυνατότητα για γραφική απεικόνιση των διαδικασιών διατηρώντας παράλληλα δυνατότητες αναπαράστασης πιο πολύπλοκων σχημάτων αλλά και σύνδεσης με γλώσσες και συστήματα εκτέλεσής τους.

Αφορμή να …φρεσκάρω  τα παραπάνω ήταν ότι την περίοδο αυτή παρακολουθώ (από μακριά, mooc) ένα πολύ ενδιαφέρον μάθημα με τίτλο Business Process Modeling and Analysis μέσα από την πλατφόρμα openHPI  του Ινστιτούτου Hasso Plattner (HPI) που καλύπτει τις παραπάνω έννοιες πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα καλύπτοντας και τη σύνδεση με τη θεωρία δικτύων Petri ενώ την ίδια στιγμή δε χάνει τον πρακτικό του προσανατολισμό εμπλέκοντας εργασίες μοντελοποίησης και προσομοίωσης στην πλατφόρμα της Signavio.

Σχετικά tweets:

Σημ.: Οι εικόνες έχουν ληφθεί (ή/και παραπέμπουν) από τη Wikipedia και το OpenHPI .

Υ.Γ. Στα ελληνικά ο όρος BPM μπορεί να απαντηθεί με αρκετές αποδόσεις, όπως Διοίκηση/Διαχείριση Διοικητικών/Επιχειρησιακών/Επιχειρηματικών Διαδικασιών/Διεργασιών, γι’ αυτό και προσπάθησα να προσθέσω κάποιες συνωνυμίες στο wikidata (με πενιχρά για την ώρα αποτελέσματα).

Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας

Εύκολα παρατηρεί κανείς ότι στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπ. Παιδείας στο επίκεντρο βρίσκεται η λειτουργία της τυπικής εκπαίδευσης αφού μια σειρά από γενικές γραμματείες και εποπτευόμενοι φορείς ασχολούνται με τα υπόλοιπα πεδία (ΔΒΜ, νεολαία, κατάρτιση, έρευνα, θρησκεύματα κλπ για να μην πάμε στα «συγγενή» πεδία του πολιτισμού, αθλητικού κλπ). Ευκαιρία, λοιπόν, να διαπιστώσω και εκ των έσω αν έχουν υπάρξει εξελίξεις σε σχέση με την κατάσταση που είχα αντιμετωπίσει στο χώρο της υποστήριξης των διαδικασιών της τυπικής εκπαίδευσης αρκετό καιρό πριν.

Ακολουθεί μια γρήγορη επισκόπηση του γενικότερου πλαισίου όπως πρόλαβα να το αντιληφθώ στο σύντομο διάστημα που βρίσκομαι εδώ:

  • Το φαινόμενο των ομάδων πληροφορικής υποστήριξης εντός των διάφορων τμημάτων (ή «πληροφορικός της μονάδας», όπως το ονομάζω) (και άρα των αιτημάτων για κατανομή πληροφορικών σε αυτά) δεν έχει εξαφανιστεί παρόλο που υπάρχουν δύο ξεχωριστές σχετικές διευθύνσεις («Λειτουργικής ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων» και  «Λειτουργικών υποδομών πληροφορικής και νέων τεχνολογιών»).
  • Προχωρά με …γοργούς ρυθμούς η μετάβαση από workgroup σε υιοθέτηση πολιτικών διαχείρισης domain/Active Directory  (εντάξει, στην ομάδα που βρέθηκα μόνο η δικιά μου θέση εργασίας είχε ενταχθεί στο νεό domain αλλά πού θα πάει; )
  • Η ανάπτυξη των εφαρμογών που σχετίζονται με τις πανελλαδικές εξετάσεις φαίνεται να είναι από τις τελευταίες δραστηριότητες που γίνονται αμιγώς εντός Υπουργείου και, εννοείται, δίνεται ιδιαίτερη έμφαση σε αυτή.
  • Όπως είχα αναφέρει, βρέθηκα στην ομάδα του ΠΣ ΟΠΣΥΔ. Το ΠΣ αυτό ανήκει στην κατηγορία της διαχείρισης προσωπικού. Πιο συγκεκριμένα, είχε αρχικά σχεδιαστεί να καλύψει τις ανάγκες της επιλογής διοριστέων μόνιμων εκπαιδευτικών και αναπληρωτών ενώ στην πορεία «κάλυψε» και την επιλογή ωρομισθίων. Όμως, ακόμη και σήμερα, εξακολουθεί να αξιοποιείται και για τις αποσπάσεις των μόνιμων εκπαιδευτικών παρόλο που, θεωρητικά, το ΠΣ eDataCenter θα έπρεπε να είχε αναλάβει αυτό τον ρόλο.
  • Το ΠΣ eDataCenter (Γ’ ΚΠΣ), το οποίο είχε σχεδιαστεί για να καλύψει μεγάλο μέρος των διοικητικών διαδικασιών (από υπηρεσιακές αλλαγές μέχρι και διακίνηση εγγράφων) σε πανελλαδική κλίμακα (βλ. περιφερειακές μονάδες και σχολ. μονάδες) ενώ προέβλεπε ως κατηγορία τελικών χρηστών και τους εμπλεκόμενους εκπαιδευτικούς, ουσιαστικά αυτή τη στιγμή αξιοποιείται σχεδόν αποκλειστικά για τη διαδικασία των μεταθέσεων των μονίμων και για κάποιες σχετικές αναφορές και μητρώο (μέσω χειριστών της εφαρμογής και όχι απευθείας από τους εκπαιδευτικούς). Για την ανάπτυξή του είχε αξιοποιηθεί η πλατφόρμα  Microsoft Sharepoint αλλά το κομμάτι της διακίνησης εγγράφων τελικά είχε ανατεθεί στο Μodus ΠΑΠΥΡΟΣ, χωρίς να υπάρχει κάποια ιδιαίτερη διασύνδεση μεταξύ τους (ουτε καν σε επίπεδο πιστοποίησης χρηστών αφού το πρώτο αξιοποιεί την υπηρεσία πιστοποίησης του ΠΣΔ ενώ το δεύτερο αξιοποιείται για την ώρα μόνο εσωτερικά/δοκιμαστικά) . Δυστυχώς, δεν κατάφερα να μάθω τους λόγους για τους οποίους έγινε αυτή η επιλογή αφού έχω την αίσθηση ότι από τις βασικές λειτουργίες της πλατφόρμας Sharepoint είναι ακριβώς η διαχείριση εγγράφων.  Μάλιστα, η συντήρηση των δύο κομματιών του αρχικού ΠΣ τείνει πια να διαχωριστεί πλήρως.
  • Το ΠΣ eSchool (Γ’ ΚΠΣ), που είχε σχεδιαστεί για την γραμματειακή υποστήριξη των σχολικών μονάδων, το βρήκα να έχει ήδη μπει σε ένα ιδιότυπο καθεστώς «καραντίνας» μετά από κάποιες παρεμβάσεις της ΑΠΔΠΧ.

Πέρα από τις συμβάσεις συντήρησης των ΠΣ eDataCenter και eSchool, η ανάπτυξη και υποστήριξη των υπόλοιπων ΠΣ (μαζί με κάποια συμβουλευτικά υποέργα) καλύπτεται από μια σύμβαση που έχει ιστορία πάνω από δεκαετία (ναι, εκεί θα έπρεπε να έχει «προωθηθεί» το γενικότερο θέμα της ικανοποίησης των εκπαιδευτικών αναγκών) και ανανεώνεται κάθε χρόνο με αντικείμενο «Yποστήριξη Υπουργείου Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων σε Επιστημονικά και Τεχνολογικά Θέματα» (χρηματοδοτούμενα όλα από τον τακτικό προϋπολογισμό ή/και ΠΔΕ). (Εδώ η σχετική ανάθεση για το 2012). Άλλωστε, μετά την ψήφιση του Ν. 3966/2011 (ΦΕΚ 118), το ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ αποτελεί και επίσημα τον «τεχνικό και επιστημονικό σύμβουλο» του Υπ. Παιδείας για τα θέματα αυτά ενώ στο πεδίο κυρίως της τριτοβάθμιας τυπικής εκπαίδευσης αντίστοιχο ή/και συμπληρωματικό ρόλο διεκδικεί το ΕΔΕT επικουρούμενο σε κάποιες περιπτώσεις και από το ΕΚΤ. Δίνεται, όμως, στο Υπουργείο Παιδείας η δυνατότητα να έχει άποψη για την παραλαβή καθώς για την αποπληρωμή των υποέργων είναι απαραίτητη η σχετική έγκριση μετά την εισήγηση από επιτροπή παραλαβής (εδώ η απόφαση συγκρότησης επιτροπών για το χρονικό διάστημα 1/1/2012 – 31/12/2012, με την οποία ορίζεται και η δική μου συμμετοχή στο υποέργο για το Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο).

Παράλληλα, υπάρχουν σε εξέλιξη δύο έργα ΕΣΠΑ που υλοποιούνται από το ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ, που περιλαμβάνουν σχετικά (έως και κοινά) τμήματα  σχετικά με τις παραπάνω λειτουργίες:

Προσωπική μου άποψη είναι ότι «σκελετός» των μοντέρνων πληροφοριακών συστημάτων στη διοίκηση θα πρέπει να είναι ένα σύστημα αυτοματοποίησης και εκτέλεσης διαδικασιών (BPMS) και ιδιαίτερα το πρώτο υποέργο του τελευταίου που προβλέπει μοντελοποίηση των διαδικασιών με έκανε να ελπίζω ότι αυτή θα είναι η κατεύθυνση. (Την ελπίδα αυτή ενίσχυε και το γεγονός ότι στο ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ έχει ενταχθεί και η ομάδα Atlantis/Καβάσαλη που είναι από τις λίγες με hands-on εμπειρία στο θέμα αφού είχε συμμετάσχει σε έργο με BPMN notation και orchestration. Ναι, αναφέρομαι στο LGAF).

Όμως, από τις πληροφορίες που συγκεντρώνω (μια και επίσημη ενημέρωση δεν υπάρχει ακόμη), φαίνεται ότι η πλατφόρμα που ετοιμάζεται είναι συνέχεια των προσπαθειών που έχουν ξεκινήσει εδώ και καιρό στο πλαίσιο του προϋπάρχοντος έργου της «Υποστήριξης» κάτι που σημαίνει ότι προηγείται της μοντελοποίησης.

Σε κάθε περίπτωση, ας ελπίσουμε ότι με την υλοποίηση των έργων αυτών θα υπάρξει καλύτερη «διασύνδεση» με τα υπόλοιπα έργα στο χώρο της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (από την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μέχρι τη διαχείριση σχέσεων) και θα εκλείψει η βασική αίσθηση «απομονωμένης» αντιμετώπισης κάθε ΠΣ  με πρόβλεψη για :

  • ενιαία ομάδα υποστήριξης (μέσα και πολιτικές)
  • ενιαία πολιτική φιλοξενίας των εφαρμογών σε υποδομές και χώρους εντός ΚΥ και στις υποδομές του ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ μαζί με σχετική πολιτική failover
  • ενιαία πολιτική στην αξιοποίηση πόρων τρίτων (π.χ. Okeanos/ΕΔΕΤ, που μάλιστα είναι εγκατεστημένοι στο ίδιο κτήριο)
  • ενιαίο τρόπο διαχείρισης θεμάτων/ helpdesk (είτε με εσωτερική αντιμετώπιση είτε για προώθηση σε εξωτερική υποστήριξη) από κάθε ομάδα υποστήριξης ΠΣ  ή/και τμήμα (π.χ. Γραφείο Επικοινωνίας Πολίτη)
  • περαιτέρω υιοθέτηση του ΠΣ Helpdesk που είχε αναπτυχθεί από το ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ και εξακολουθεί να υπάρχει στη σύμβαση συντήρησης
  • CTI/διασύνδεση με το τηλεφωνικό κέντρο (η ΚΥ δεν έχει ενταχθεί ακόμη στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ ενώ δεν κατάφερα να εντοπίσω κάτι σχετικό με τη σύμβαση υποστήριξης του τηλεφωνικού κέντρου από τον ΟΤΕ)
  • ενιαία πολιτική υποστήριξης μέσω λοιπών καναλιών email / mailing list από κάθε ομάδα
  • αυτοματοποίηση στην εκτέλεση διαδικασιών και ευελιξία στον ανασχεδιασμό και την εισαγωγή νέων

Update/Σχετικά tweet:

2013-09-13 Το υποέργο 1 (μοντελοποίηση) της «Απλούστευσης Διαδικασιών» κατακυρώθηκε στην εταιρεία Planet

2013-11-12 Το νέο ΠΣ myschool φαίνεται να είναι το πρώτο «παραγωγικά έτοιμο» προϊόν των παραπάνω έργων.

2014-05-27 Απόφαση ορισμού ΕΠΠΕ για το υποέργο 1 (μοντελοποίηση) της «Απλούστευσης Διαδικασιών»

2014-06-25 Όσα link παρέπεμπαν στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ ανανεώθηκαν μιας και δε φαίνεται να διατηρήθηκαν εν ισχύ τα αρχικά url naming conventions (ενώ η προσπάθεια «μετάφρασης» δε φαίνεται -μέχρι στιγμής- να λειτουργεί σωστά/πλήρως)