Αξιοποίηση εργαλείων συνεργασίας

Η ανάγκη συνεργασίας για τη σύνταξη κειμένων/αναφορών παρουσιάζεται συχνά. Η εμπειρία δείχνει ότι η πρώτη κίνηση της αξιοποίησης των παραδοσιακών εφαρμογών γραφείου και η ανταλλαγή των εγγράφων (μέσω π.χ. ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) δε λειτουργεί αποδοτικά (πολλαπλές εκδόσεις, αδυναμία συγχρονισμού/παρακολούθησης αλλαγών κλπ). Έτσι, εύκολα καταφεύγει κανείς στο επόμενο βήμα, δηλαδή σε λύσεις μέσα από τον φυλλομετρητή (browser). Άλλωστε, ο δρόμος μέχρι ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων/γνώσης (πόσο μάλλον εμπλουτισμένο με ευέλικτο σύστημα διακίνησης/ανάθεσης κλπ) με παράλληλη πρόσβαση τόσο σε desktop περιβάλλον όσο και μέσω φυλλομετρητή φαίνεται να είναι ακόμη αρκετά μακρύς.

Ανάμεσα στα πιο δημοφιλή εργαλεία που επιτρέπουν τη συνεργασία και -εμμέσως;- τη συγκέντρωση/διατήρηση/διάχυση της όποιας επιχειρησιακής γνώσης, μπορεί να συναντήσει κανείς:

  • Πλατφόρμες Wiki
  • Υπηρεσίες τύπου Google Drive
  • Εγκαταστάσεις Etherpad (pads)

Μέχρι στιγμής προσωπικά τα έχω αξιοποιήσει σε διάφορες περιπτώσεις (με …ανάμικτα αποτελέσματα):

  • Καταγραφή διαδικασιών στο Τμήμα Προμηθειών του ΟΕΕΚ

Αξιοποιήθηκε η λύση του Google Docs (έκανε τα πρώτα της ..βήματα τότε). Δεν προχώρησε μιας και υπήρξε (κάπως ακραία – αφού είχε μέχρι και αναφορά σε πειθαρχικά μέτρα – αλλά και προσχηματική) αντίρρηση λόγω πιθανότητας «διαρροής στοιχείων» (αν και δεν υπήρχαν στοιχεία προσωπικών δεδομένων). (UPDATE 2013-10: Οι φόβοι αποδείχτηκε ότι δεν ήταν και εντελώς εκτός πραγματικότητας 😉 ).

  • Συγκέντρωση και διάχυση εργασιών

Η αξιοποίηση της παραπάνω υπηρεσίας (Google Drive) είναι σαφώς πιο άνετη εκτός τυπικής εκπαίδευσης, στο πλαίσιο της ΔΒΜ και των τμημάτων ενηλίκων (παρουσιάζοντας παράλληλα και παρόμοιες υπηρεσίες ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος να θεωρηθεί διαφήμιση – αν και η …τοποθέτηση προϊόντος δεν είναι κάτι ξένο με το εκπαιδευτικό υλικό στο χώρο 😉 ) και επιτρέπει τόσο την επικοινωνία όσο και τη συγκέντρωση και διάχυση των εργασιών που ανατίθενται και εκπονούνται στο πλαίσιο του μαθήματος.

  • Ομάδες εργασίας (π.χ. εκπαιδευτικών μηχανικών πληροφορικής ή ομάδα εκπαίδευσης στο πλαίσιο της ΕΜηΠΕΕ)

icteduengteam_emhpee_pbworks

Παρόλο που υπήρχε η δυνατότητα (και δοκιμάστηκε) εγκατάστασης του mediawiki στο χώρο φιλοξενίας του site της ΕΜηΠΕΕ, η εξοικείωση των συμμετεχόντων με τη λειτουργικότητα του PbWorks.com (πρώην pbwiki.com) μας οδήγησε στην υιοθέτησή του. Για τις ανάγκες (σύγχρονων) τηλεδιασκέψεων αξιοποιήθηκαν οι δυνατότητες του Skype (μιλάμε για μικρή σχετικά ομάδα εργασίας της τάξης των 7-8 συμμετεχόντων κάθε φορά).

  • Συνεργασία ομάδων συγχώνευσης ΕΟΠΠ, ΕΚΕΠ, ΕΚΕΠΙΣ

eoppep_pbworks

Για το διάστημα που μεσολάβησε της απόφασης για συγχώνευση μέχρι τη μετακόμιση στο ίδιο κτίριο, η συγκέντρωση στοιχείων και η επικοινωνία υποβοηθήθηκε από ένα (ακόμη) wiki (με χαμηλή, όμως, συνεισφορά) στην πλατφόρμα PbWorks.com

  • Καταγραφή διαδικασιών ομάδας ΟΠΣΥΔ (ΚΥ Υπ. Παιδείας)

Καθώς η εργασία αυτή αποτελούσε πρωτοβουλία μου στο πλαίσιο της εξοικείωσης με τις διάφορες εργασίες της ομάδας και αφού δεν κατάφερα να εξασφαλίσω άλλους πόρους, αποφάσισα να εγκαταστήσω στο σταθμό εργασίας μου (με το προφανές πρόβλημα της διαθεσιμότητας και όχι μόνο) το docuwiki. Στα θετικά το γεγονός ότι δεν χρειαζόταν βάση δεδομένων.

docuwiki_opsyd

  • Καταγραφή διαδικασιών ομάδων ΟΠΣΥΔ και eDataCenter (ΚΥ Υπ.Παιδείας)

Με την απόπειρα εξέτασης/υιοθέτησης του Redmine ως πλατφόρμα συνεργασίας  (πέρα από τη λειτουργικότητα διαχείρισης έργων και ως helpdesk με στόχο την αντικατάσταση εγκαταστάσεων OpenERP και OTRS) των ομάδων ΟΠΣΥΔ και eDataCenter, e_aitisi_redmineεγκαταστάθηκε η εφαρμογή σε (τοπικό) εξυπηρετητή και αξιοποιήθηκε το ενσωματωμένο wiki (κάθε έργο έχει το δικό του χώρο) αφού έγινε μετάπτωση των στοιχείων από το docuwiki. (Tο μεγαλύτερο μέρος  χειρωνακτικά και με διάφορες παρεμβάσεις καθώς οι γλώσσες markup δεν ακολουθούν την ίδια σύμβαση – ελπίζω σε λίγο καιρό προσπάθειες όπως η creole ή εργαλεία σαν το GitHub markup να βοηθήσουν στην κατεύθυνση της εύκολης μεταφερσιμότητας). Στα θετικά της γλώσσας περιγραφής του Redmine η εύκολη «διασύνδεση» με άλλα τμήματα της εφαρμογής (π.χ. αναφορές σε issues, documents κλπ). Ιδιαίτερο ενδιαφέρον είχε η διερεύνηση και δοκιμή των δυνατοτήτων issue tracking της συγκεκριμένης πλατφόρμας μέσω εγκατάστασης και προσαρμογής κατάλληλων plugin (π.χ. RedmineCRM).

Υ.Γ. Δυνατότητες υποστήριξης συνεργασίας έχει και η πλατφόρμα Microsoft Sharepoint στην οποία βασίζεται το ΠΣ eDataCenter αλλά, όπως έχω σημειώσει σε προηγούμενη ανάρτηση, δεν αξιοποιούνταν προς την κατεύθυνση αυτή.

Advertisements

Νεότερα από το …μέτωπο του ΕΟΠΠ(ΕΠ)

Παρατηρώντας ότι η αναρτησούλα σχετικά με το χώρο της πιστοποίησης και την «άφιξη» του νέου οργανισμού ΕΟΠΠ (= Εθνικός Οργανισμός Πιστοποίησης Προσόντων) είχε μεγάλη απήχηση και μιας και η επίσημη εκκίνηση των μηχανών του νέου φορέα μετράει ήδη ένα μήνα ζωής θα προσπαθήσω να μεταφέρω κάποια νέα από το …μέτωπο.

Το site του -πρώην- ΟΕΕΚ έχει αλλάξει ήδη μιας και η αρμοδιότητα των ΙΕΚ φαίνεται να «περνά» στο -διάδοχο του ΙΔΕΚΕ- νέο φορέα

Φαντάζομαι το -όποιο- κενό ενημέρωσης είναι θέμα ημερών να καλυφθεί με τη «δέσμευση» ονόματος (domain name της μορφής eopp.gov.gr ή eopp.edu.gr) και τη δημιουργία ιστοτόπου για το νέο φορέα. Όπως μπορεί να παρατηρήσει κάποιος, ήδη στο site του -πρώην- ΟΕΕΚ (βλ. παραπάνω screenshot) έχουν μπει νέα λογότυπα που ενημερώνουν για τις διαδικασίες που είναι σχετικές με τα δημόσια και ιδιωτικά ΙΕΚ, ο έλεγχος των οποίων έχει πλέον περάσει μέσω της Γενικής Γραμματείας Δια Βίου Μάθησης στο ΙΔΕΚΕ.

Συνοπτικά, οι τελευταίες εξελίξεις σχετικά με τον ΕΟΠΠ:

  • 2010-12-22: Δημοσιεύτηκε στο ΦΕΚ 405 Υ.Ο.Δ.Δ./21-12-2010 ο ορισμός του ΔΣ του ΕΟΠΠ. Ο ΟΕΕΚ παύει τη λειτουργία του και τυπικά …
  • 2010-12-23: Δημοσιεύτηκε στο ΦΕΚ 1956Β/17-12-2010 και η Ρύθμιση Θεμάτων Λειτουργίας του ΕΟΠΠ
  • 2011-01-03: Ο ΕΟΠΠ θα έχει σημαίνοντα ρόλο και στην αδειοδότηση τεχνικών επαγγελματικών δραστηριοτήτων (βλ. νομοσχέδιο Υπ Περιφερειακής Ανάπτυξης )
  • 2011-01-11: Συνεδρίαση τoυ 1ου ΔΣ του νέου Οργανισμού.

Ανάμεσα σε άλλα επικυρώθηκε η διάθεση (όπως προβλεπόταν από τον νόμο 3879/2010) των ήδη αποσπασμένων εκπαιδευτικών στην ΚΥ του ΟΕΕΚ στο νέο φορέα, ο οποίος ξεκινά τη λειτουργία του με τους αποσπασμένους και έξι (06) μετατιθέμενους από τον καταργηθέντα ΕΣΕΕΚΑ.

  • 2011-01-14: Ενημέρωση του προσωπικού του ΕΟΠΠ από τον Πρόεδρο για τις εξελίξεις και το προσωρινό/μεταβατικό οργανωτικό σχήμα (τόσο λόγω της μη επίσημης επικύρωσής του μιας και απαιτείται έκδοση Προεδρικού Διατάγματος όσο και ως προς την απαίτηση για διαρκή δυναμικότητά του για τις ανάγκες του νέου φορέα). Κατανομή στις διάφορες ομάδες έργου (ΟΔΕ):
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Εθνικού Πλαισίου Προσόντων
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Πιστοποίησης Εκροών
    – Υποομάδα πίστοποιησης προσόντων
    – Υποομάδα αδειοδότησης και έλεγχου φορέων πιστοποίησης προσόντων
    – Υποομάδα διαχείρισης μητρώων συνεργατών κλπ
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Ισοτιμιών κ’ Επαγγελματικών Δικαιωμάτων
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Διασφάλισης Ποιότητας
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Αρχικής Επαγγελματικής Κατάρτισης
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Οικονομικής κ’ Διοικητικής Υποστηριξης (με Υποομάδα Πληροφορικής Υποστήριξης)
  • Ομάδα Διοίκησης Έργου Νομικης Υποστήριξης

Με την ευκαιρία ας προσθέσω και την προσωπική μου άποψη ότι για την υποβοήθηση της εσωτερικής λειτουργίας του ο νέος φορέας ίσως έχει την ευκαιρία α) να αγκαλιάσει πρωτοβουλίες, όπως αυτές της ΕΛ/ΛΑΚ:

β) να υιοθετήσει σχετικά δοκιμασμένες πρακτικές (σαν αυτές που εφαρμόζονται πχ στη ΓΓΠΣ από τον κ.Σπινέλλη), όπως:

  • Δημιουργία εσωτερικού wiki συνεργασίας
  • Υποστήριξη φόρουμ
  • Εξέταση λύσεων διαχείρισης διαδικασιών/υποθέσεων (ίσως ως υποσύστημα της διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων) κ.α.

γ) ή/και να εξετάσει τακτικές αξιοποίησης υποδομών όπως αυτές της εικονικοποίησης (virtualization) (αν, βέβαια, το επιτρέπει ο εξοπλισμός) σαν αυτές που εδώ και καιρό εφαρμόζει το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης

UPDATE 2011-01-27: Μετά την πρόσφατη κατανομή προσωπικού και αν τελικά ισχύσει η τοποθέτησή μου -ως απλό μέλος- στην Υποομάδα Πληροφορικής Υποστήριξης, τότε φαντάζομαι το πρώτο που μπορεί να πει κανείς είναι: «Ιδού η Ρόδος …» 🙂

UPDATE 2011-02-04: Πλέον έχουν ενεργοποιηθεί οι ομάδες εργασίας που έχουν αναλάβει τη δημοσίευση αποφάσεων κλπ στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ οπότε μπορείτε να βρείτε τα παραπάνω αλλά και αρκετά άλλα πιο …φρέσκα εκεί.

UPDATE 2011-05-18: Περισσότερες και πιο έγκυρες πληροφορίες μπορεί να βρει κανείς πια στο επίσημο site του Οργανισμού: www.eopp.gov.gr

eopp

UPDATE 2011-09: Τελικά υπάρχει φωτιά σχετικά με την εδώ και καιρό φήμη για επικείμενη συγχώνευση του ΕΟΠΠ με ΕΚΕΠ και ΕΚΕΠΙΣ .

UPDATE 2011-10-14: Δεδομένης της επικείμενης συγχώνευσης η Απόφαση Δ.Σ. του Ε.Ο.Π.Π. της για Ορισμό Υπευθύνων Ομάδων Διοίκησης Έργου (Ο.Δ.Ε.) και Υποομάδων (Υ.Ο.Δ.Ε.) προσανατολίζεται – φαντάζομαι – στο να δώσει μεγαλύτερη έμφαση στα θέματα οργάνωσης της συγχώνευσης αυτής παράλληλα με την έκδοση των αποτελεσμάτων της πρόσφατης πιστοποίησης. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει πια ΥΟΔΕ Πληροφορικής Υποστήριξης, το βάρος αυτό πέφτει, όπως φαίνεται, στη (νέα) ΥΟΔΕ Διαχείρισης Γνώσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

UPDATE 2012-02: Οι εργασίες μεταφοράς εξοπλισμού και «συγχώνευσης» των υποδομών τείνουν και επίσημα να ολοκληρωθούν κάτι που πρακτικά σημαίνει και …παράδοση σκυτάλης στη «μόνιμη» (σ.σ. έναντι των αποσπασμένων εκπαιδευτικών) ομάδα πληροφορικής υποστήριξης. Καλή δύναμη και καλή συνέχεια!

Περισσότερα στο επίσημο site του Οργανισμού: www.eoppep.gr.

Η πρώτη απόπειρα ιστοτόπου για τον ΕΟΠΠΕΠ (προσαρμογή του αντίστοιχου του ΕΟΠΠ)

Η πρώτη απόπειρα ιστοτόπου για τον ΕΟΠΠΕΠ (προσαρμογή του αντίστοιχου του ΕΟΠΠ)