Ρόλος μονάδας πληροφορικής σε έναν οργανισμό

Ο ρόλος της μονάδας πληροφορικής σε έναν οργανισμό είναι γενικά ανοικτό ζήτημα. Πολλές οι διαφορετικές αντιμετωπίσεις τόσο ως προς τη λογοδοσία, το σημείο ένταξης στο οργανόγραμμα, την επιχειρησιακή συμμετοχή, του εύρους υποστήριξης αποφάσεων, το βαθμό «εξάρτησης» από εξωτερικούς προμηθευτές κ.α.

Ένα από τα ανοικτά θέματα είναι και το μοντέλο κατανομής των βαρών. Επειδή φαίνεται πως δεν είναι μεμονωμένη περίπτωση, θεώρησα καλό να καταγράψω τη θέση που πήρα προς την κατεύθυνση ενός λιγότερο κατανεμημένου μοντέλου με συγκέντρωση αρμοδιοτήτων, συνολικής/μεγάλης εικόνας, αποφάσεων προδιαγραφών κλπ στην αρμόδια μονάδα και περιγράφω αναλυτικότερα  τα βασικά σημεία μιας παρέμβασής* μου:

(Σημείωση: Το έγγραφο είναι στη διάθεση όποιου ενδιαφέρεται αλλά δεν το αναρτώ αφού θεωρείται «εσωτερικό» έγγραφο παρόλο που ο Οργανισμός έχει καταργηθεί προ πολλού).

  • Στη Δ/νση Οικονομικού του Οργανισμού παρατηρούνταν αρκετές ανάγκες πληροφορικής υποστήριξης (υποδομή, εφαρμογές, αναβαθμίσεις, δικαιώματα πρόσβασης, πολιτική αντιγράφων ασφαλείας κλπ)
  • Η πρακτική στις διαδικασίες του Τμήματος Πληροφορικής εξαντλούνταν στη φιλοξενία των εξυπηρετητών στους χώρους του
  • Την ίδια ώρα στη Δ/νση Οικονομικού δεν υπήρχαν ούτε οι διαδικασίες για να καλυφθεί το παραπάνω κενό (δεν υπήρχε καν η τυπική εξουσιοδότηση για πρόσβαση στον εξυπηρετητή) αλλά ούτε και το απαιτούμενο προσωπικό (μιας και απαιτούνταν μια ομάδα πληροφορικής υποστήριξης εντός της Δ/νσης Οικονομικού) με αποτέλεσμα αυτές να καλύπτονται «άτυπα» ανάλογα με τη διαθεσιμότητα προσωπικού με κατανόηση των σχετικών αναγκών, χωρίς να υπάρχει η απαιτούμενη συνέχεια
  • Συνέπεια του παραπάνω «κενού αρμοδιοτήτων» ήταν ο Οργανισμός να «ζει επικινδύνως» ως προς την ασφάλεια των στοιχείων και το έργο της Δ/νσης Οικονομικού να δυσχεραίνεται ακόμη περισσότερο ενόψει της παραλαβής και παραγωγικής λειτουργίας της εφαρμογής Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ή/και λόγω άλλων νέων αναγκών, όπως  ήταν η υποστήριξη της διαδικασίας αποτύπωσης των μισθοδοτικών καταστάσεων τόσο της ΚΥ όσο και των ΙΕΚ στο υπό διαμόρφωση πρότυπο της ΓΓΠΣ/Ενιαίας Αρχής Πληρωμών.
  • Παρόμοια θέματα παρουσιάζονταν και στην υποστήριξη των περιφερειακών δομών, με μεγάλο βαθμό αυτενέργειας/πρωτοβουλίας κάθε δομής.

Επικαλούμενος και το ΦΕΚ 1022/ΥΑ Ε/18920/20-11-1997, όπου ορίζονταν οι ακόλουθες αρμοδιότητες:

 Γ.2 Αρμοδιότητες Τμήματος Πληροφορικής

 Στην αρμοδιότητα του Τμήματος αυτού ανήκουν τα θέματα που αφορούν:

  1. Το σχεδιασμό, την ανάπτυξη, την εφαρμογή και τη συντήρηση ενός ενιαίου, ασφαλούς και διαβαθμισμένου συστήματος μηχανογραφικής υποστήριξης όλων των λειτουργιών του Ο.Ε.Ε.Κ. και των ΙΕΚ.

  2. Την εγκατάσταση, τη διαχείριση και την τεχνική υποστήριξη των Πληροφοριακών Συστημάτων του Ο.Ε.Ε.Κ.

  3. Την ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και ασφάλειας των Πληροφοριακών Συστημάτων του Ο.Ε.Ε.Κ.

  4. Τη δημιουργία προτύπων για την ανάπτυξη και συντήρηση των Πληροφοριακών Συστημάτων

  5. Τη συμμετοχή στην αξιολόγηση επενδύσεων του Ο.Ε.Ε.Κ στο χώρο της Πληροφορικής,

πρότεινα:

  • τον εμπλουτισμό των τρεχουσών αρμοδιοτήτων του Τμήματος Πληροφορικής σε ομάδες τεχνικής υποστήριξη/υποστήριξης υποδομών (εντός και εκτός ΚΥ) και σε υποστήριξη και ανάπτυξη εφαρμογών στη λογική καταγραφής των σχετικών αιτημάτων υποστήριξης προς όλους
  • την τεκμηρίωση και μεταφορά αρμοδιοτήτων που έχουν να κάνουν με τετριμμένη εισαγωγή ή/και επεξεργασία στοιχείων (data entry), που φαίνεται πως κάλυπτε μεγάλο μέρος του προσφερόμενου έργου, στα αρμόδια τμήματα (βλ. επιχειρησιακοί χρήστες)
  • την αναβάθμιση του ρόλου του μέσω και της κατάλληλης στελέχωσής του κατά τη διαδικασία κατανομής προσωπικού από τη Δ/νση Διοικητικού ώστε να αναληφθούν πρωτοβουλίες για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και να αποφευχθεί το φαινόμενου του «ενός πληροφορικού σε κάθε τμήμα για – περιστασιακή και απομονωμένη – λύση προβλημάτων

Εσάς ποιά θα ήταν η άποψή σας;

* Η συγκεκριμένη παρέμβαση θυμάμαι προκάλεσε την άμεση αντίδραση της διοικητικής ιεραρχίας αλλά μάλλον για διαφορετικό λόγο από το περιεχόμενό της, μιας και έγινε επίκληση των ακόλουθων τυπικών αλλά – ουσιαστικών (;) για τη διακίνηση εγγράφων και των Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας – θεμάτων:

  • Είχε τίτλο «Υπηρεσιακό Σημείωμα» (αντί κάτι της μορφής  «αναφορά», «αίτημα» κλπ)
  • Είχε αρ. εισερχόμενου πρωτοκόλλου (ενώ είχα φροντίσει για την έγκριση/υπογραφή του Δ/ντή της Δ/νσης Οικονομικού) και κοινοποιούνταν και στη Διοίκηση

Εν ολίγοις, η σύσταση ήταν ότι θα έπρεπε να υποβληθεί προς την οικεία Δ/νση και από εκεί θα προωθούνταν προς την ιεραρχία.

Υ.Γ. Η συγκεκριμένη κίνηση, πάντως, ήταν η αφορμή για μια συζήτηση (αρκετά αργότερα και με αφορμή την κατάργηση του Οργανισμού) με τον τελευταίο Δ/ντή Οργάνωσης και Πληροφορικής (ο οποίος είχε κληθεί να «χειριστεί» το συγκεκριμένο έγγραφο και να ελέγξει πιθανά θέματα υπέρβασης καθήκοντος), όπου έγινε πιο ξεκάθαρη σε μένα και μια παρεξήγηση που φαίνεται να επικρατούσε για καιρό σχετικά με την ερμηνεία του όρου «σύστημα», καθώς επικαλέστηκε το παραπάνω ΦΕΚ και ισχυρίστηκε την ταυτοσημία «σύστημα = πληροφοριακό σύστημα».

Να ήταν η συγκεκριμένη παρεξήγηση αυτή που είχε οδηγήσει τον Οργανισμό στην τακτική κάθε επιχειρησιακό τμήμα να προδιαγράφει το εκάστοτε πληροφοριακό σύστημα χωρίς να «συμβουλεύτεται»/εμπλέκει το Τμήμα Πληροφορικής καθώς θεωρούσε ότι είχε την αποκλειστική ευθύνη με αποτέλεσμα την εύκολα παρατηρούμενη ετερογένεια λύσεων/προσεγγίσεων και έλλειψη ανταλλαγής στοιχείων ανάμεσα στα διάφορα ΠΣ (πολλές φορές ακόμη και για την ίδια επιχειρησιακή ανάγκη);

Advertisements

ΤΕΕ πολιτικών μηχανικών

Αποτελέσματα εκλογών ΤΕΕ 2010 για Αντιπροσωπεία

Νομίζω είναι ξεκάθαρο ότι, με αυτές τις αναλογίες, πολύ δύσκολα θα προσαρμοστεί η οπτική του ΤΕΕ στις εξελίξεις στο χώρο των ΤΠΕ, γενικότερα. Μακάρι να διαψευστώ (θέλει βέβαια να ενταθεί κι η δική μας προσπάθεια,ε; )

Περισσότερα για τα αποτελέσματα θα βρείτε στο τελευταίο Ενημερωτικό Δελτίο του ΤΕΕ (τ. 2587) εδώ.

Υποστήριξη ενιαίας μισθοδοσίας

Η έναρξη των προσπαθειών της «Ομάδας Ενιαίας Μισθοδοσίας» της Ενιαίας Αρχής Πληρωμής (αρχικά στο πλαίσιο της ΓΓΠΣ) με βρήκε στη Δ/νση Οικονομικού του ΟΕΕΚ. Παρόλο που η ΚΥ του ΟΕΕΚ τυπικά ήταν υπεύθυνη μόνο για τη μισθοδοσία των υπαλλήλων της (και των αποσπασμένων σε αυτήν εκπαιδευτικών) αφού τα ΙΕΚ λειτουργούσαν αυτόνομα και η διαδικασία μετατροπής των στοιχείων μισθοδοσίας στη ζητούμενη μορφή ήταν σχετικά απλή, αποφάσισα να ασχοληθώ περισσότερο με το όλο θέμα αφού η όλη προσπάθεια υιοθέτησης ενός κοινού τρόπου αποτύπωσης (στη συγκεκριμένη περίπτωση των μισθοδοτικών καταστάσεων) αλλά και η διερεύνηση εργαλείων διαχείρισης της όλης πληροφορίας παρουσίαζε αρκετό ενδιαφέρον. Από τις πρώτες ενέργειες ήταν η πρόταση για δημιουργία μιας ομάδας συζητήσεων για τη ανταλλαγή εμπειριών με άλλους ενδιαφερόμενους φορείς (κυρίως σχολεία και διευθύνσεις πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης):

Από: Μισθοδοσία<misthodosia@gsis.gr>
Ημερομηνία: 12 Φεβρουαρίου 2010 – 6:02 μ.μ.
Θέμα: Re: Φόρουμ υποστήριξης
Προς: Petros Gavalakis <pgaval@gmail.com>

Ευχαριστούμε για την πληροφορία και την πρόταση.

Θα την εξετάσουμε και θα επανέλθουμε.

Φιλικά,
Ομάδα Ενιαίας Μισθοδοσίας

Petros Gavalakis wrote:
Γεια σας.
Πρόσφατα (κάπως …καθυστερημένα σε σχέση με την ημ.νία έκδοσης της
σχετικής εγκυκλίου) έφτασε ενημέρωση σχετικά με την υποχρέωση
αποστολής στοιχείων αποστολής στοιχείων μισθοδοσίας προς την Υπηρεσία
σας.
Ήδη έχει ξεκινήσει σχετική συζήτηση εδώ
http://users.sch.gr/alkisg/tosteki/index.php?topic=2608.0
Μιας και η παραπάνω διαδικασία θα «μετακυλίσει» από τους εκκαθαριστές
στους όποιους ..διαθέσιμους συναδέλφους τους, πιστεύω θα βοηθούσε η
δημιουργία κάποιου forum ανταλλαγής εμπειριών, τεχνικών και τελικά
υποστήριξης  (π.χ. στο google groups ή στο παραπάνω thread) με την
ευθύνη εποπτείας από την υπηρεσία σας.
Η γνωστοποίηση της ύπαρξης του θα μπορούσε να γίνει από εσας στις
οδηγίες ή τις συχνές ερωτήσεις σας, ενώ θα βοηθούσε και η δημοσίευση
των ερωτημάτων που φτάνουν σε εσάς (ακόμη κι αν δεν ανήκουν στις
λεγόμενες «συχνές» ερωτήσεις…).

κάτι που αντιμετωπίστηκε θετικά μιας και το αποτέλεσμα ήταν να δημιουργηθεί και -κυρίως- να στηριχθεί η ομάδα «Υποστήριξη Ενιαίας Αρχής Μισθοδοσίας (onesalary)«. Αυτό ήταν το ξεκίνημα μιας από τις πρώτες ευρείες προσπάθειες αλληλοβοήθειας που έχω αντιληφθεί στο πλαίσιο της δημόσιας διοίκησης (πριν αρχίσουν να προδιαγράφονται και να χρηματοδοτούνται πολλά (υπο)έργα helpdesk) και, παρόλο που το μεγαλύτερο βάρος υποστήριξης έπεσε στην ομάδα της ΓΓΠΣ, δεν έλειψαν και αρκετές πρωτοβουλίες ομαδικής αντιμετώπισης πιο «εξειδικευμένων» περιπτώσεων. Μια από αυτές και η δικιά μας που φιλοδοξούσε να βάλει σε τάξη ότι γινόταν στο επίπεδο των (100 και πλέον) ΙΕΚ (η «αυτονομία» των οποίων φαινόταν πως είχε λειτουργήσει ευφάνταστα και ..δημιουργικά σε πολλές περιπτώσεις).

Στην πορεία αυτό έγινε ακόμη πιο επιτακτικό αφού οι διάφορες διοικητικές αλλαγές (κατάργηση ΟΕΕΚ, δημιουργία περισσότερων καθυστερημένων υποχρεώσεων, μεταφορά υποχρεώσεων κεντρικά στο Υπ.Παιδείας και υποστήριξη από ομάδα εργασίας που σχηματίστηκε για το σκοπό αυτό, αδυναμία αποβολής «χαρτούρας» αφού το πλαίσιο επέβαλε συμφωνία και υπογραφή -φυσική εννοείται- του δικαιούχου κλπ) επέβαλαν διαχείριση των στοιχείων μισθοδοσίας αναδρομικά την ώρα που οι – απόλυτα δικαιολογημένες- πιέσεις και η δυσαρέσκεια των εκπαιδευτών/δικαιούχων αυξανόταν διαρκώς.

IMG_20110718_124747

Η αποτύπωση των μισθοδοτικών καταστάσεων σε XML (σε CD) και το ..συνοδευτικό έντυπο υλικό προς υπογραφή

Παίρνοντας «θάρρος» από την υιοθέτηση της πρότασης αξιοποίησης εργαλείων συνεργασίας της Google, προχωρήσαμε σε:

  • συγκέντρωση στοιχείων για τη διαδικασίας μισθοδοσίας (εφαρμογή μισθοδοσίας, στοιχεία χειριστή, όγκος μισθοδοτούμενων, τρόπος υποστήριξης) μέσω φόρμας Google Spreadsheet
  • διάθεση οδηγιών, συχνών ερωτήσεων αλλά και των κατάλληλα τροποποιημένων/προσαρμοσμένων φορμών για πιο εύκολη «μετάπτωση» στοιχείων μέσω του Google Drive, και
  • παρακολούθηση των προβλημάτων που συναντούσε το κάθε ΙΕΚ και της επικοινωνίας (τηλεφωνικής κλπ) μέσα από μια φόρμα στην οποία είχαν πρόσβαση μόνο τα μέλη της ομάδας υποστήριξης.

Η όλη εμπειρία έδειξε ότι, παρόλο που η αλληλοβοήθεια συνέχισε να δίνεται και από τα παραδοσιακά …κανάλια (τηλεφωνικά μέσω γνωστών και φίλων 😉 ), τέτοιες προσπάθειες έχουν προοπτικές και στο χώρο της διοίκησης της εκπαίδευσης και γενικότερα της δημόσιας διοίκησης.