Διαδικασία εξειδίκευσης και ανασχεδιασμός

Ενώ συνηθίζω με δική μου πρωτοβουλία πολύ σύντομα (συνήθως εντός διμήνου) dt120525από την τοποθέτηση σε κάποια θέση (και δεν είναι και λίγες) να υποβάλλω κάποιας μορφής ανατροφοδότηση για τις βασικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει ο αντίστοιχος ρόλος (στην ουσία μεταφέροντας την οπτική του τρίτου/εξωτερικού παρατηρητή και πριν κανείς «εξοικειωθεί» από την επικρατούσα καθημερινή πρακτική), στη θέση που βρέθηκα πρόσφατα η ευκαιρία αυτή δόθηκε (έστω και για μια μόνο από τις διαδικασίες) με τη συμμετοχή στο σεμινάριο του ΕΚΔΔ/ΙΝΕΠ «Ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών στο δημόσιο τομέα» (80015Δ16).

Το πολύ ενδιαφέρον με το συγκεκριμένο σεμινάριο είναι η διάρθρωσή του που «σπάει» το συνήθως συνεχόμενο 4ήμερο σε δύο (2) μέρη: ένα 2ήμερο εισηγήσεων και ένα 2ήμερο παρουσιάσεων εργασιών. Η πρώτη ημέρα εισηγήσεων αφορά στην παρουσίαση του πλαισίου απλούστευσης διαδικασιών, μείωσης διοικητικών βαρών και της λογικής του ανασχεδιασμού των διαδικασιών (σε μεγάλο βαθμό κοντά σε όσα περιγράφω σε παλιότερη ανάρτηση) ενώ κατά τη δεύτερη μέρα γίνεται παρουσίαση της σημειογραφίας BPMN για την αποτύπωση (μοντελοποίηση) των διαδικασιών και αξιοποιείται σχετικό εργαλείο ως πρακτική εξάσκηση (στην περίπτωσή μας, το Bizagi). Στο δεύτερο μέρος, μετά από δύο εβδομάδες περίπου, παρουσιάζονται προσπάθειες αποτύπωσης και ανασχεδιασμού από τις ομάδες εργασίας που έχουν εν τω μεταξύ σχηματιστεί. Οι εκπαιδευτές στο συγκεκριμένο σεμινάριο ήταν όλοι από τον κατ’ εξοχήν φορέα άσκησης πολιτικής στο συγκεκριμένο χώρο, που δεν είναι άλλος απο το ΥΠΕΣΔΑ/Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (πρώην ΥΔΜΗΔ). (Αν και το αναρτημένο υλικό είναι αρκετά παλιότερο, το υλικό που μοιράστηκε είναι πιο επικαιροποιημένο και αντλεί στοιχεία από αντίστοιχα μαθήματης της ΕΣΔΔ. Αν κάποιος ενδιαφέρεται μπορώ να το στείλω).

Στις προσδοκίες για το συγκεκριμένο σεμινάριο θα σημείωνα:

  • Aναφορές στην αυτοματοποίηση/εκτέλεση/παρακολούθηση εκτέλεσης/παρακολούθηση αλλαγών/διαρκή βελτίωση των διαδικασιών
  • Περισσότερες αναφορές σε μοντελοποιημένες διαδικασίες που αξιοποιούνται πρακτικά (π.χ. στον ΕΡΜΗ ή από το LGAF στην αυτοδιοίκηση)
  • Δεδομένης της μεγάλης ιστορίας του σεμιναρίου (αλλά και των σχετικών μαθημάτων στο πλαίσιο της ΕΣΔΔ) θα περίμενε κανείς να έχει γίνει προσπάθεια σχηματισμού μιας σχετικής κοινότητας (βλ. thematic learning network) με συμμετοχή τόσο των εκπαιδευτών όσο και των εκπαιδευομένων. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να βοηθήσει και στα πρώτα βήματα εμπλουτισμού ενός αποθετηρίου μοντελοποιημένων διαδικασιών, όπως έχω ξανα-αναφέρει. Στην περίπτωσή μας αξιοποιήθηκε προς τη σωστή κατεύθυνση ως χώρος συγκέντρωσης παραδοτέων η υπηρεσία box.com αλλά μόνο σε επίπεδο του συγκεκριμένου σεμιναρίου.
  • Καλύτερη προετοιμασία για πιο στοχευμένη δημιουργία ομάδων εργασίας

Προσωπικά, αποφάσισα να αφιερώσω λίγο χρόνο σε μια από τις διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει η Μονάδα Α1 μιας Διαχειριστικής Αρχής, αυτή της διαδικασίας εξειδίκευσης (παρόλο που δε μου φαίνεται ότι επιδέχεται ριζικό ανασχεδιασμό ενώ, λογικά, πρέπει να έχει περάσει ήδη από πολλά …κύματα απλούστευσης):

Στην παρουσίαση έχω προσπαθήσει να αποτυπώσω τη διαδικασία όπως είναι πιο κοντά στην υπηρεσία που βρίσκομαι (αν και δεν θα έπρεπε να υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις και για τα υπόλοιπα επιχειρησιακά προγράμματα). Η ιδιαιτερότητα με το ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» είναι ο οριζόντιος χαρακτήρας του, ο κεντρικός ρόλος που έχει ένα Υπουργείο (το ΥΠΕΣΔΑ/τομέας ΔΜΗΔ, ελλείψει αντίστοιχης επιτελικής δομής και δεδομένου ότι δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί το πλαίσιο λειτουργίας της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καθώς και το γεγονός ότι οι δικαιούχοι είναι φορείς του (ευρύτερου) δημοσίου. Ιδιαίτερος κι ο ρόλος των επιτελικών δομών των υπόλοιπων υπουργείων μια και έχουν αμιγώς την ευθύνη του  συντονισμού όλων των εποπτευόμενων φορέων κάθε Υπουργείου (για τον αντίστοιχο τομέα πολιτικής) στην κατάθεση προτάσεων και άρα και την ευθύνη δημιουργίας στοιχειώδους εσωτερικού ανταγωνισμού στο χώρο των «δυνητικών δικαιούχων». Η πρόταση ανασχεδιασμού είναι στην κατεύθυνση της επανα-χρησιμοποίησης υποδομών ΤΠΕ για την ηλεκτρονικοποίησή της (με ..εσάνς πανάκειας που αναδύεται και από το πιο πάνω Dilbert κόμικ 😉 ) με στόχο την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των εμπλεκομένων. Όποιες παρατηρήσεις ευπρόσδεκτες!

Εννοείται ελπίζω κάποια στιγμή να δω τη σχετική μοντελοποίηση της διαδικασίας όπως θα προκύψει στο πλαίσιο των έργων αναβάθμισης/προσαρμογής/νέας υλοποίησης του ΟΠΣ/Εργόραμα για τη νέα περίοδο.

UPDATE 2016-03-28 Μου έκανε θετική εντύπωση ότι το κενό του νέου ΣΔΕ που περιγράφω στην παραπάνω παρουσίαση έχει εντοπιστεί και στη μελέτη Αξιοποιώντας το ΕΣΠΑ 2014 – 2020/Προτάσεις βέλτιστης στόχευσης και διαχείρισης από τη Διαδικασία Σύμβουλοι Επιχειρήσεων Α.Ε μέσω της ΔΙΑΝΕΟΣΙΣ, στο πλαίσιο της προσπάθειας «διερεύνησης» της διάθεσης των διαρθρωτικών κονδυλίων, στην οποία έχω ξανα-αναφερθεί. Αντιγράφω τα σχετικά με το πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας:

(…) ωστόσο η έλλειψη θεσμοθετημένης διαδικασίας
βάσει της οποίας τα έργα που προτείνονται από τις Επιτελικές Δομές των
Υπουργείων, θα αποτελούν μέρος ενός συνολικού προγραμματισμού,
δημιουργεί επισφάλειες ως προς την αντιμετώπιση των αδυναμιών που
έχουν εντοπισθεί και την εν γένει σκοπιμότητα και αποτελεσματικότητα
των έργων που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ.

(…)

4.2.2. Επανακαθορισμός της Διαδικασίας Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020 – Καθορισμός Αρμοδιοτήτων Επιτελικών Δομών
Λαμβάνοντας υπόψη το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης και διαχείρισης των επιχειρησιακών προγραμμάτων του Γ’ ΚΠΣ, του ΕΣΠΑ 2007-2013 και του ΕΣΠΑ 2014-2020, παρακάτω ακολουθεί μια συγκριτική αξιολόγηση της διαδικασίας εξειδίκευσης του ΕΠ μεταξύ της 3ης και 4ης προγραμματικής περιόδου, προκειμένου να τεθούν οι βάσεις για το σχεδιασμό της αντίστοιχης διαδικασίας κατά την 5η Προγραμματική Περίοδο.
Κατά το Γ’ ΚΠΣ θεσμοθετήθηκε η έννοια του Συμπληρώματος Προγραμματισμού, ενώ στο ΕΣΠΑ 2007-2013 εισήλθε η έννοια του Εγγράφου Εξειδίκευσης Προγράμματος. Τα δύο αυτά εργαλεία είχαν ένα κοινό σκοπό: την εξειδίκευση του εκάστοτε ΕΠ ως υποστηρικτικό εργαλείο στο έργο της εκάστοτε ΔΑ για την έκδοση προσκλήσεων και τη συνολική παρακολούθηση της ενεργοποίησης και υλοποίησης του Προγράμματος. Ωστόσο, και τα δύο παρουσίασαν τόσο πλεονεκτήματα, όσο και μειονεκτήματα κατά την εφαρμογή τους:

Έγγραφο
Συμπλήρωμα Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα: Υποχρεωτική η κατάρτιση και έγκρισή του από την Επιτροπή Παρακολούθησης, ως εκ τούτου πιο «βαρύ» και δύσκολο σε τροποποιήσεις και επικαιροποιήσεις
Πλεονεκτήματα Η υποχρεωτική κατάρτιση και κοινοποίηση σε Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντός τριμήνου από την έγκριση του Ε.Π.

Έγγραφο Εξειδίκευσης Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα 1. Αποτέλεσε εθνικό έγγραφο που λόγω μη έγκρισης από Επιτροπή Παρακολούθησης και μη κοινοποίησης στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν αξιοποιήθηκε στο έπακρο και σύντομα απαξιώθηκε ως προς τη χρησιμότητά του
2. Η μη απαίτηση για πλήρη εξειδίκευση του συνόλου των κατηγοριών πράξεων του κάθε ΕΠ κατά την έγκρισή τους από την ΕΕ
Πλεονεκτήματα 1. Η διαδικασία κατάρτισης του Ε.Ε.Π. είναι δυναμική, με την έννοια ότι θα εμπλουτίζεται και θα επικαιροποιείται σταδιακά και περιοδικά με βάση τα δεδομένα υλοποίησης του Ε.Π.

Στο πλαίσιο αυτό και λαμβάνοντας υπόψη την ανωτέρω σύγκριση των 2 εργαλείων, παρακάτω παρατίθεται η πρόταση για το εργαλείο εξειδίκευσης των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020:

Συγκεκριμένα, προτείνεται η εισαγωγή ενός πλαισίου κεντρικής διαχείρισης του ΕΠ, με καθορισμένους κανόνες και όρους εφαρμογής. Αναλυτικότερα, βασικός στόχος είναι η μεταφορά του σχεδιασμού, της προετοιμασίας και της εξειδίκευσης του ΕΠ σε κεντρικό επίπεδο υπό την μορφή Σχεδίου Δράσης (Business Plan) και συγκεκριμένα στην αρμόδια Επιτελική Δομή του κάθε Υπουργείου (υπό την έγκριση και εποπτεία της Επιτροπής Παρακολούθησης). Κατ’ αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αποφευχθεί η μέχρι σήμερα «άτακτη» έκδοση προσκλήσεων και ένταξη πράξεων, με επικαλύψεις και χαμηλό βαθμό ωριμότητας. Η τελευταία συνέβαλε στη δημιουργία προβλημάτων κατά την παρακολούθηση των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2007-2013, ιδίως όσον αφορά στην παρακολούθηση της επίτευξης των ποσοτικών και ποιοτικών του στόχων.

Αναλυτικότερα, κάθε έργο το οποίο θα προτείνεται στην εξειδίκευση ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος του ΕΣΠΑ 2014-2020 θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου συνολικού μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου του τομέα πολιτικής ευθύνης του εκάστοτε Υπουργείου της Κεντρικής Δημόσιας Διοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό, προτείνεται, η εισαγωγή της διαδικασίας υποχρεωτικής κατάρτισης ενός μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου των διαφόρων τομέων πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο θα εκπονείται με ευθύνη της εκάστοτε Επιτελικής Δομής και ουσιαστικά θα τροφοδοτεί τα Έγγραφα Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020. Η διαφοροποίησή του σε σχέση με το έγγραφο εξειδίκευσης που προβλέπεται στο ΣΔΕ 2014-2020, έγκειται στον προσανατολισμό και στη δομή που θα έχει τελικά το έγγραφο αυτό.Προτείνεται να είναι περισσότερο στρατηγικού χαρακτήρα, στην κατεύθυνση ενός Business Plan του κάθε τομέα πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο και θα τροφοδοτεί τις στρατηγικές κατευθύνσεις κάθε τομεακής πολιτικής που θα χρηματοδοτηθεί από τα ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020.
Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνονται τα εξής:
• Εξασφάλιση ενός οριοθετημένου πλαισίου διαχείρισης του ΕΠ, βάσει του οποίου θα εκδίδονται προσκλήσεις και θα εντάσσονται οι σχετικές πράξεις
• Αποφυγή ύπαρξης επικαλύψεων μεταξύ των έργων που υλοποιούνται και ιδίως αποφυγή διπλής χρηματοδότησης της ίδιας ή και παρόμοιας μελέτης / έργου
• Εξασφάλιση της πραγματικής σκοπιμότητας και αναγκαιότητας υλοποίησης ενός έργου, αφού θα αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου ολοκληρωμένου και συνεκτικού στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου τομέα πολιτικής (…)

Επιπλέον ενδιαφέρον έχει η συζήτηση που φαίνεται να ξανα-ανοίγει (μια και είχε γίνει και ενόψει της ψήφισης του Ν4314/2014) σχετικά με το συντονισμό, τους ρόλους των φορέων άσκησης πολιτικής και των επιτελικών δομών τους, το ρόλο της ΓΓΨΠ κλπ αλλά ξεφεύγει πολύ από την παρούσα ανάρτηση.

 UPDATE 2016-05 Ο (τυχαίος) εντοπισμός μιας προσπάθειας αποτύπωσης των ΤΕΠ (=Τυποποιημένων Εντύπων Πρότασης) από την με ΕΥΔ ΠΕΠ ΑΜΘ άφησε με ανάμεικτα συναισθήματα καθώς (παρά την υιοθέτηση του μοντέλου MS Access) θα μπορούσε εγκαίρως να διαχυθεί οριζόντια και να καλύψει ανάγκες κι άλλων διαχειριστικών ώστε να αποφευχθεί τουλάχιστον η διακίνηση εντύπων κατά την υποβολή/επανυποβολή των προτάσεων

 UPDATE 2016-06 Σε συνέχεια της διερεύνησης του κενού κάλυψης της διαδικασίας απο το ΣΔΕ, σε επικοινωνία που είχα με την ΕΥΘΥ μού τονίστηκε ότι πράγματι πρόκειται για εθνική επιλογή η μη κάλυψή της. Πέρα από την ανάγκη επίσημης διασταύρωσης και τεκμηρίωσης αυτής της επιλογής, κάτι τέτοιο ουσιαστικά επηρεάζει (=μικρή προοπτική) την κάλυψη των αντίστοιχων αναγκών στο πλαίσιο του επικείμενου έργου υλοποίησης του νέου ΟΠΣ/Εργόραμα.

 

Σχετικά tweet:https://twitter.com/pgaval/status/779421307033321472

Επιστροφή στο χώρο ΕΣΠΑ

Θυμάμαι ακόμη πόσο με είχε επηρεάσει μια ανάρτηση/αφιέρωμα του Θ. Γεωργακόπουλου (με αναφορές ανάμεσα σε άλλα και στην ΕΥΣΣΕΠ, χωρίς όμως να την αναφέρει ρητά) στην απόφασή μου να ανταποκριθώ σε μια πρόσκλησή της συγκεκριμένης υπηρεσίας και να βρεθώ στο «χώρο του ΕΣΠΑ».

Αλλά και πόσο διαφορετική ήταν η πραγματικότητα που συνάντησα εκεί.

Έτσι, διάβασα με ιδιαίτερο ενδιαφέρον και την πολύ πρόσφατη αναφορά του στην ανάρτηση με τίτλο ΕΣΠΑ: Μια Περίεργη, Πολύτιμη, Πολύπλοκη Ιστορία (προοίμιο μιας πιο ολοκληρωμένης αναφοράς/μελέτης).

Πιθανόν να είμαι ο λιγότερο κατάλληλος  (καθώς είμαι από τους πιο «καινούριους» και μάλιστα με ένα «αναγκαστικό διάλειμμα») αλλά έχοντας πρόσφατη την επιστροφή στο «χώρο ΕΣΠΑ» (ως αποσπασμένος δημόσιος υπάλληλος σε μια Διαχειριστική Αρχή), δεν κατάφερα να αποφύγω μια απόπειρα ανατροφοδότησης (κυρίως συγκέντρωση παλιότερων σχολίων) στο πνεύμα της ελπίδας ότι θα απαντηθούν στην, υπό διαμόρφωση όπως παρατηρώ, ολοκληρωμένη παρέμβαση:

  • Θα είχε ιδιαίτερη αξία ο εντοπισμός των αρχικών οδηγιών της ΕΕ που μπορεί να έχουν οδηγήσει και στις ελληνικές στρεβλώσεις. Για παράδειγμα, στους «σεμιναριάκηδες» (στους οποίους θα μπορούσε να συμπεριλάβει κι άλλες κατηγορίες π.χ. αποδέκτες κρατικών ενισχύσεων κλπ), έχω την αίσθηση ότι μόλις στην τρέχουσα προγραμματική περίοδο 2014-2020, δίνεται έμφαση στον εντοπισμό πολλαπλών ωφελειών του ίδιου φυσικού προσώπου από το σύστημα παρακολούθησης δεικτών.
  • Ενώ αναδεικνύεται επαρκώς το εύρος του διαφορετικού τύπου έργων/παρεμβάσεων που εντάσσονται στις χρηματοδοτήσεις ΕΣΠΑ, δεν γίνεται το ίδιο με τον όρο «μελέτες»: μελέτες ωρίμανσης, συμβουλευτικές μελέτες, τεχνικές μελέτες (απαραίτητες πριν από κάθε τεχνικό έργο), μελέτες εφαρμογής (που στα έργα πληροφορικής «συνηθίζεται» να περιλαμβάνονται στο ίδιο το έργο) κ.α.
  • Δεν παρατήρησα κάποια ρητή αναφορά στο ξεχωριστό (και όχι αμελητέο) Ε.Π. Τεχνική Βοήθεια (ή Τεχνική Υποστήριξη Εφαρμογής), που είναι πηγή χρηματοδότησης πολλών από τις συμβουλευτικές υπηρεσίες που αναφέρονται.
  • Χρειάζεται μεγαλύτερη διερεύνηση το κομμάτι της «επικοινωνίας» (βλ. υλικό, ημερίδες κλπ) καθώς στον όγκο (βλ. προϋπολογισμό), στις προδιαγραφές και τον έλεγχό του δίνει παραδοσιακά ιδιαίτερη βαρύτητα η Ε.Ε.
  • Αφήνεται να εννοηθεί σε διάφορα σημεία ότι η αρχή και το τέλος μιας προγραμματικής περιόδου είναι κάτι ευέλικτο ή/και διαφορετικό σε κάθε χώρα. Έχω την αίσθηση ότι υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες πότε ενεργοποιούνται οι δυνατότητες ένταξης, επιλεξιμότητας, πληρωμής δαπανών κλπ, που δύσκολα παρακάμπτονται
  • Η παρέμβαση του κου Αντώνη Γκόλτσου, πρώην επικεφαλής της αποστολής της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων στην Ελλάδα, σχετικά με το παράδειγμα της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων που «θα μπορούσε να αποτελέσει ένα καλό πρότυπο για το ΕΣΠΑ», μου θύμισε μια πρόταση (κάπου στα μέσα του 2012, αν δεν κάνω λάθος) του κ. Γ. Βαρουφάκη για «outsourcing των αδιάθετων πόρων του ΕΣΠΑ στην ΕΤΕπ». Θα ρωτούσα λεπτομέρειες για τη σχετικά πρόσφατη συνεργασία με ΕΤΕπ στο πλαίσιο της ολοκλήρωσης του ΕΣΠΑ 2007-2013 (και όχι μόνο; ).

  • Ως προς την παρέμβαση του πρώην προέδρου του ΣΕΣΜΑ, κατά καιρούς έχω αναρωτηθεί για τις πρωτοβουλίες του συγκεκριμένου χώρου (που ευρύτερα, όπως καταλαβαίνω, αναφέρεται ως «ΕΣΠΑτζήδες»), όπου δίνεται ιδιαίτερη έμφαση ως προς την «αυτοπροστασία» του (π.χ. μέσω μητρώου μελετών, διαφάνειας στα θέματα των μελών του κ.α.) καθώς ακούγεται αρκετά οξύμωρο να χρειάζεται ακόμη κι εδώ η κρατική «ρύθμιση».

    Πέρα από την άποψή του για τους πολλούς ιδιώτες μη μέλη του, θα ήθελα και άποψη για τους υπόλοιπους εμπλεκόμενους, όπως «μελετητές του δημοσίου» (π.χ. Πανεπιστήμια) αλλά και τη διεθνοποίηση, τελευταία, του σχετικού «ανταγωνισμού» (π.χ. απευθείας ανάθεση διάφορων μελετών στον ΟΟΣΑ και άλλους διεθνείς οργανισμούς, με παρέμβαση και από την Task Force (νυν SRSS)). Και εννοείται θα ήθελα και τις απόψεις των τελευταίων. Νομίζω είναι ευνόητη η έμφαση στο σημείο αυτό καθώς τίθενται θέματα «σύγκρουσης συμφερόντων», αφού όσο πιο απλοποιημένο είναι ένα πλαίσιο ή όσο περισσότερη τεχνογνωσία μεταφερθεί στις ίδιες τις δομές τόσο λιγότερη εξωτερική βοήθεια θα χρειαστεί στην πορεία.

    Ενδεικτικό αντικείμενο έργου, στο οποίο θα επικέντρωνα: το νέο ΣΔΕ (=Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου Πράξεων) και το αντίστοιχο εγχειρίδιο διαδικασιών, το οποίο έχει αποτελέσει αντικείμενο πολλών έργων αλλά και νομοθετικών παρεμβάσεων τόσο για τη διαμόρφωσή του όσο και για την απλοποίησή του κατά καιρούς. Στο αποτέλεσμα του πιο πρόσφατου έργου για την προσαρμογή του στη νέα περίοδο (βλ. Εξέλιξη προετοιμασίας νέου ΕΣΠΑ) θα μπορούσε κανείς να παρατηρήσει τόσο τον σαφώς εγγραφοκεντρικό προσανατολισμό (ενώ υπάρχει Πληροφοριακό Σύστημα που το υποστηρίζει (βλ. ΟΠΣ/Εργόραμα, που θα έπρεπε να ακολουθεί τις οδηγίες για #eCohesion*) όσο και τις χρονικές αποκλίσεις μέχρι την επίσημη παράδοσή του. Προοπτικές ηλεκτρονικοποίησης των διαδικασιών, που βασίζονται στα παραδοτέα των έργων αυτών, εννοείται υπάρχουν. Για παράδειγμα, στο κείμενο του ΕΠ. Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα ():

    Κεφάλαιο 10 (σελ. 361) Μείωση του διοικητικού φόρτου για τους δικαιούχους
    (…)
    Με βάση την αποτίμηση της προγραμματικής περιόδου (ΠΠ) 2007-2013, οι ελληνικές αρχές θεωρούν το υφιστάμενο ΣΔΕ αξιόπιστο και λειτουργικό.
    (…)
    Έχει αναπτυχθεί η επιχειρησιακή πλατφόρμα «ΔΙΑΥΛΟΣ» που αποτελεί τον αποκλειστικό χώρο δημοσιοποίησης και διαβούλευσης εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών για την παροχή έγκαιρης πληροφόρησης προς τους φορείς που εμπλέκονται στη διαχείριση, τον έλεγχο και την παρακολούθηση των συγχρηματοδοτούμενων έργων.
    (…)
    Η πλήρης εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης των διαδικασιών του ΣΔΕ τοποθετείται αρχές του 2016*.

    Αλλά αυτό απέχει λίγο από την πραγματικότητα (όπως, τουλάχιστον, την αντιλαμβάνομαι εγώ εδώ και λίγο καιρό) ενώ την ίδια στιγμή δεν μπορώ να εντοπίσω πώς αντιμετωπίζονται άλλα βασικά θέματα όπως π.χ. θέματα συντονισμού από την -πολύ κρίσιμη για μένα- φάση ακόμη της εξειδίκευσης των επιχειρησιακών προγραμμάτων σε δράσεις, έργα κλπ.:

    8.1 (Σελ. 289 του παραπάνω κειμένου για το Ε.Π. ΜΔΤ) Γενικές λειτουργίες συντονισμού
    Σε επίπεδο ΕΠ, η ΔΑ κάθε ΕΠ θα διασφαλίσει την συμπληρωματικότητα και τη συνέργεια με τις παρεμβάσεις άλλων ΕΠ, σε συνεργασία με τις αντίστοιχες ΔΑ, στοχεύοντας στον συγχρονισμό υλοποίησης και στις οικονομίες κλίμακας, στη μη επικάλυψη των χορηγουμένων χρηματοδοτήσεων και την αποφυγή «ανταγωνιστικής» λειτουργίας τους.

Στο σημείο αυτό θα σημείωνα την πρώτη μου επαφή με διαδικασίες ελέγχου από ευρωπαϊκό όργανο (αξίζει, νομίζω, διερεύνησης το κατά πόσο έχει αλλάξει η κατάσταση). Παρά τη διαβεβαίωση στην απευθείας επικοινωνία μου με την ECA:

The ECA, including the auditors are able to accept, verify and treat digital signed documents. In addition, the ECA itself has since 2010 a PKI infrastructure in place and is also able to digitally sign documents

η καθημερινή πρακτική απείχε πολύ:

Στην αναφορά για «ελλιπή κεντρικό σχεδιασμό/παρακολούθηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση» και την αναγκαιότητά του, τέλος, θα συμπλήρωνα την ευρύτερη συζήτηση για το μέχρι ποιό σημείο φτάνει η ευθύνη μετά την όποια παραλαβή των συμβουλευτικών έργων (μιας και χαρακτηρίζονται συχνά ως απλά γνωμοδοτικά ενώ σε πολλές περιπτώσεις γίνονται διορθώσεις ή/και άλλες παρεμβάσεις) και αν το βάρος μεταφέρεται αποκλειστικά στους αναθέτοντες. Το τελευταίο σαφώς είναι σημάδι ότι χρειάζεται να ενισχυθεί η διαδικασία των παραλαβών. Κατ’ επέκταση, το ίδιο ερώτημα μπορεί να τεθεί και για την ευθύνη των υπηρεσιών της ΕΕ όταν εγκρίνουν τα συγκεκριμένα σχέδια/προτάσεις τόσο για το περιεχόμενο όσο και για τον τρόπο υλοποίησής τους.

* Ο διαγωνισμός για την «Υλοποίηση του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (Ο.Π.Σ.), σύμφωνα με τις απαιτήσεις της Προγραμματικής Περιόδου 2014-2020» «τρέχει» εδώ και λίγο καιρό (από τα μέσα Δεκ 2015) και βάσει των τεχνικών προδιαγραφών δημιουργούνται ελπίδες για:

  • Πλήρη μοντελοποίηση του συνόλου των διαδικασιών (αναφέρεται ως κρίσιμος παράγοντας, θα γίνει από τον Τεχνικό Σύμβουλο) στις οποίες χρησιμοποιείται το ΟΠΣ βάσει του ΣΔΕ (η διατύπωση αυτή σε συνδυασμό με την εγγραφοκεντρική προσέγγιση του ΣΔΕ κάπως με προβληματίζει αλλά ας είναι)
  • Την υποστήριξη εκτέλεσης των ροών εργασιών από το περιβάλλον λειτουργίας τους (μάλιστα στο πρότυπο  BPMN 2.0, χωρίς μετάφραση σε άλλη κλειστή τεχνολογία)

Αλλά αυτά θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν για «εμπλουτισμό» της ανάρτησης για τα έργα με μοντελοποίηση/εκτέλεση διαδικασιών οπότε δε θα επεκταθώ περισσότερο.

Όταν μαλώνουν τα βουβάλια…

Καιρό τώρα θέλω να γράψω έναν «απολογισμό» για τα όσα συνάντησα στην ΕΥΣΣΕΠ το μικρό διάστημα που βρέθηκα εδώ αλλά έχω την αίσθηση ότι έχει μεγαλύτερο ενδιαφέρον ότι πίσω από την κατάργησή της φαίνεται* να υπάρχει η ακόλουθη σύγκρουση απόψεων (βλ. «βουβάλια»):
Ο στρατηγικός σχεδιασμός (και μέχρι ένα ποσοστό εκτέλεση) συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων θα γίνεται/διαχειρίζεται εντός των οργανικών μονάδων των Υπουργείων ή σε συνεργασία με πιο ευέλικτες μονάδες τύπου ειδικών υπηρεσιών εφαρμογής (ή «επιτελικών δομών», όπως προβλέπει το νέο ΕΣΠΑ);

(Να σημειώσω εδώ ότι, κατά την κατανόησή μου, οι ειδικές υπηρεσίες εφαρμογής δημιουργήθηκαν (μετά το Γ’ ΚΠΣ) υποτίθεται ακριβώς για να φέρουν «πιο κοντά» στα Υπουργεία τον «κεντρικό» σχεδιασμό αφού μέχρι τότε φαίνεται πως είχαν πολύ μεγαλύτερο ρόλο στον καθορισμό του περιεχομένου των «προσκλήσεων» (σε συνεργασία πάντα με τις ειδικές υπηρεσίες διαχείρισης/διαχειριστικές) οι μεγάλοι δικαιούχοι (βλ. ΚτΠ ΑΕ, ΕΔΕΤ, ΙΤΥ κλπ), με αποτέλεσμα να μην γίνεται κάποιος κεντρικός έλεγχος για επικαλύψεις/ενδεχόμενο συνεργειών κλπ, δεδομένου και του επίσης «κατανεμημένου» ρόλου των διαχειριστικών. Στόχος, λογικά, ήταν να λειτουργήσουν ως «αντίβαρο» στην τάση αυτή αφού τα ίδια τα Υπουργεία γίνονταν πια δυνητικοί δικαιούχοι ενώ, παράλληλα, θα λειτουργούσαν ως ένας τρόπος μπολιάσματος (ως προς τη «διαχειριστική επάρκεια») των ίδιων των διαδικασιών ενός Υπουργείου μέχρι την πλήρη μεταβίβαση των αρμοδιοτήτων τους (ιδιαίτερα σε αυτά με επιτελικό χαρακτήρα). Το εντελώς ανεξήγητο σε μένα ήταν η διεκδίκηση από κάμποσες ειδικές υπηρεσίες εφαρμογής (ανάμεσά τους και η ΕΥΣΣΕΠ) του ρόλου του ΕΦΔ (μέσω εκχωρήσεων κλπ) που επιβάρυνε πολύ τον όγκο/εύρος της δουλειάς τους ενώ διεύρυνε και τα μέτωπα/ανταγωνισμό με άλλες υπηρεσίες).

Για να συνοψίσω το ιστορικό σχετικά με τις εξελίξεις στην ΕΥΣΣΕΠ, θα μπορούσα να αναφέρω τα εξής:

Παρά την πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για απόσπαση 15 υπαλλήλων (από το Νοέμβριο του 2012), συνεχίστηκαν οι αποχωρήσεις προϊσταμένων και στελεχών σε σημείο, όταν βρέθηκα στην ΕΥΣΣΕΠ (τον Οκτώβριο του 2013), δύο (2) από τις πέντε (5) μονάδες να μην έχουν προϊστάμενο ενώ ο προϊστάμενος μιας ακόμη μονάδας – της Β1′ «Εφαρμογής Πράξεων ως δικαιούχου στον τομέα των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ)» – να είναι παράλληλα διευθυντής στην ΥΑΠ**/ΥπΔιΜΗΔ και ουσιαστικά να έχει «αποσύρει» μαζί του εκεί τους υπαλλήλους της μονάδας. Παράλληλα, παρατηρούνταν «πάγωμα» διάφορων έργων με κάποια να απεντάσσονται οριστικά πολύ αργότερα στο πλαίσιο της εξυγίανσης του ΕΠ ΔΜ τον Αύγουστο του 2014 ενώ το – αρκετά φιλόδοξο –  έργο «Ηλεκτρονική Διεκπεραίωση Διαδικασιών για την Οδηγία των Υπηρεσιών 2006/123/EK» (ΕΠ ΨΣ), που περιλάμβανε και επέκταση της λειτουργικότητας της πλατφόρμας ΕΡΜΗΣ, είχε απενταχθεί αρκετά νωρίτερα (το Νοέμβριο 2013).

Για να φτάσουμε στις ακόλουθες τελικές ενέργειες:

  • 2014-09-30, Εφαρμογή νέου οργανογράμματος ΥπΔιΜΗΔ με συναφείς μονάδες (π.χ. Τμήμα Στρατηγικού Σχεδιασμού, Τμήμα Εκτέλεσης Προγραμμάτων κ.α.)
  • 2014-10-02, Κατάργηση οργανικών μονάδων ΕΥΣΣΕΠ (ΦΕΚ 214 Α’). Καθώς δεν υπήρχε καμία επίσημη ενημέρωση όλο αυτό το διάστημα, η ενέργεια αυτή με έκανε να υποβάλω επίσημα σχετικό ερώτημα/αίτημα (με αρ.πρωτ.26208/ 22-10-2014).
  • 2014-11, Διαβούλευση ΣΝ για νέο ΕΣΠΑ με αναφορά σε μετονομασία της ΕΥΣΣΕΠ
  • 2014-12-23, Ψήφιση νόμου (N.4314/2014) με κατάργηση ΕΥΣΣΕΠ (μοναδική υπηρεσία που καταργείται) και σύσταση νέας επιτελικής δομής, χωρίς καμιά αναφορά στο τι γίνεται με τους υπαλλήλους και δη με τους αποσπασμένους από άλλα Υπουργεία.
  • 2015-02, Αναμονή για έκδοση και υπογραφή σχετικών διαπιστωτικών πράξεων (μιας και μεσολάβησε προεκλογική περίοδος και νέα πολιτική ηγεσία)
O πράγματι πιο συνεκτικός Οργανισμός του ΥπΔιΜΗΔ (χωρίς όμως αναφορά σε ΕΥΔ και ΚτΠ ή/και επιτελική δομή)

O πράγματι πιο συνεκτικός Οργανισμός του ΥπΔιΜΗΔ (με απορρόφηση της ΥΑΠ**), χωρίς όμως αναφορά σε ΕΥΔ, ΚτΠ ΑΕ ή/και επιτελική δομή)

Η παραπάνω αντιπαράθεση προσεγγίσεων μού έγινε λίγο πιο ξεκάθαρη όταν, αφού δεν πήρα γραπτή απάντηση σε σχετικό αίτημα ενημέρωσής μου που είχε υποβληθεί από τα μέσα Οκτωβρίου 2014 (αμέσως μετά τις πρώτες ενέργειες σχετικά με την εφαρμογή του νέου Οργανισμού του ΥπΔιΜΗΔ), επεδίωξα συνάντηση τόσο με το Δ/ντή Διοικητικών Υπηρεσιών όσο και με τον αρμόδιο Γενικό Διευθυντή Μεταρρυθμιστικής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
Στη συνάντηση με τον τελευταίο, αμέσως μετά τις συστάσεις και μόλις ανέφερα ότι προέρχομαι από την ΕΥΣΣΕΠ, ξεκίνησε μια «απαγγελία» για το ρόλο της συγκεκριμένης υπηρεσίας που ίσως να είχε νόημα αν απευθύνονταν σε Διευθυντή ή έστω Προϊστάμενο (ή, ίσως πιο σωστά, στους σχεδιαστές αυτών των δομών ή/και στους πολιτικούς προϊσταμένους) και όχι σε έναν απλό υπάλληλο. Τουλάχιστον, δε μου άφησε πολλές αμφιβολίες για το από πού προέρχεται ο συγκεκριμένος σχεδιασμός κατάργησης. Ευτυχώς, πρόλαβα και τον διέκοψα σχετικά εγκαίρως αναφέροντάς του ότι προέρχομαι από άλλο Υπουργείο (και άρα δεν βρίσκομαι εκεί από υποχρέωση να «αναλάβω υπηρεσία» μετά από κάποια διαπιστωτική πράξη αλλά από δική μου πρωτοβουλία), ότι βρέθηκα στην ΕΥΣΣΕΠ μετά από σχετικά πρόσφατη ανοικτή πρόσκλησή της και ότι ο λόγος της επίσκεψης ήταν αφενός το αίσθημα «παράπλευρης απώλειας» από τις ενέργειες κατάργησης και αφετέρου η διερεύνηση των αναγκών των μονάδων που εποπτεύει καθώς το ενδιαφέρον μου για το χώρο εξακολουθούσε ενώ εκκρεμούσε και σχετικό αίτημά μου (για το οποίο φάνηκε δεν ήταν απόλυτα ενήμερος παρά τις σχετικές διαβεβαιώσεις από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού). Παρόλο που το απότομο ύφος παρέμεινε (ιδιαίτερα ως προς το πρώτο σκέλος), παραδέχτηκε ότι υπάρχουν πολλές ανάγκες στελέχωσης αλλά όταν επέμεινα να μάθω πιο συγκεκριμένες ανάγκες ή πώς σχεδιάζει την κάλυψή τους (π.χ. με κάποια πρόσκληση; ) απέφυγε να μου απαντήσει και με παρέπεμψε πίσω στο Δ/ντη Διοικητικών Υπηρεσιών για τα «διαδικαστικά». Το γενικότερο ύφος δεν επέτρεψε τη χρονική επέκταση της συζήτησης στην κατεύθυνση των προτεραιοτήτων της Διοίκησης για την εφαρμογή των σχετικών στρατηγικών (Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης) ενώ οι απορίες παρέμειναν π.χ. ως προς τη συνεργασία με την ΚτΠ ΑΕ ή την αξιοποίηση ή όχι της επιτελικής δομής που προβλέπεται από το νόμο για το νέο ΕΣΠΑ.

Εν κατακλείδι και για να μην παρεξηγηθώ: Δεν υπερασπίζομαι απαραίτητα τα πεπραγμένα ή/και τη συνέχιση λειτουργίας της συγκεκριμένης υπηρεσίας (της ΕΥΣΣΕΠ) ή και γενικότερα του μοντέλου των «ειδικών/επιτελικών δομών». Ίσα ίσα που έχω αρκετές ενστάσεις, όπως τελικά λειτούργησαν ενώ πράγματι μπορεί να στέκονται εμπόδιο στην -πιο φιλόδοξη/μακροπρόθεσμη βέβαια- αναβάθμιση της επάρκειας των δομών των ίδιων των Υπουργείων.
Ισχυρίζομαι, όμως, ότι οι όποιες κινήσεις και η τελική απόφαση πάνω στη συγκεκριμένη αντιπαράθεση, θα έπρεπε να έχουν γίνει:

  • τεκμηριωμένα, π.χ. με δημοσίευση και αναφορές στις σχετικές επίσημες μελέτες, τυχόν άλλες εσωτερικές ή ακόμη και τεκμηρίωση ενεργειών έκφρασης αντιρρήσεων στη μεδοθολογία/παραδοτέα των επίσημων αυτών μελετών (ή/και ακόμη και μη παραλαβής τους)
  • οργανωμένα (με έγκαιρη και γραπτή ενημέρωση για τις ενέργειες κλεισίματος/μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, προσαρμογή διαδικασιών/πιστοποιήσεων ή/και εξασφάλιση επάρκειας για τη διαχείριση πράξεων ΕΣΠΑ (βλ. ΣΔΕ) από τη νέα δομή εντός του νέου Οργανισμού)
  • με έγκαιρο ξεκαθάρισμα των σχεδίων για την επιτελική δομή που προβλέπεται από το νόμο για το νέο ΕΣΠΑ (και την όποια χρηματοδότηση/ευελιξία προσφέρει το συγκεκριμένο πλαίσιο) αλλά και
  • με μέριμνα για τα στελέχη της Υπηρεσίας, ιδιαίτερα όταν το γενικότερο «πνεύμα» του νόμου ήταν η διατήρηση των αποσπάσεων σε όλες τις «ειδικές» αυτές δομές εντός πλαισίου του ΕΣΠΑ.

 

Υ.Γ.1 Το παρόν κοινοποιήθηκε και στο «Πανελλήνιο Σωματείο Στελεχών Εργαζομένων ΚΠΣ».

UPDATE 2015-03-13 Με την κοινοποίηση των αποφάσεων αποδέσμευσης και αυτοδίκαιης άρσης απόσπασης σε όλους τους υπαλλήλους της ΕΥΣΣΕΠ, αποφάσισα να επανέλθω με αίτημα θεραπείας/ένσταση (ΑρΠρωτ 7722/17-3-2015) με ερωτήματα τόσο για το γενικότερο σχεδιασμό όσο και για το χειρισμό του προσωπικού μου παραπάνω αιτήματος. Το αίτημα αυτό κοινοποιήθηκε σε ΓΓ ΕΣΠΑ, ΕΥΘΥ, ΜΟΔ Α.Ε. καθώς και στο Γραφείο ΓΕΔΔ.

UPDATE 2015-05 Μετά από αρκετή επιμονή και με τη βοήθεια του κου Ροκίδη από το «Πανελλήνιο Σωματείο Στελεχών Εργαζομένων ΚΠΣ», κατάφερα μια ολιγόλεπτη συνάντηση με τον προϊστάμενο της ΕΥΘΥ, στην οποία επιβεβαιώθηκε η παραπάνω «παρέμβαση» του ΥπΔιΜΗΔ και η παράκαμψη των σχετικών μελετών. Παρόλο που αναγνωρίστηκαν οι «άκομψες» (αλλά όχι «ακραίες», δεν προέκυπτε, δηλαδή, κάποια απόλυση) συνέπειες που είχε αυτό στους υπαλλήλους της ΕΥΣΣΕΠ, το συμπέρασμα ήταν ότι είναι πολύ δύσκολο να βρεθεί μια κοινή για όλους τους υπαλλήλους διαδικασία «διόρθωσης».

UPDATE 2015-08 Η (ΔΙΔΚ25472/31-7-2015) θετική απάντηση του Υπηρεσιακού Συμβουλίου του ΥπΔιΜΗΔ στο αρχικό (από Οκτ. 2014) αίτημα και η ομόφωνη έγκριση διετούς απόσπασης στο συγκεκριμένο Υπουργείο, θα μπορούσε να εκληφθεί ως μια μικρή δικαίωση. Δυστυχώς, τόσο η καθυστέρηση απάντησης όσο και η απαίτηση για εκκίνηση της όποιας διαδικασίας απόσπασης με νέο αίτημα προς το οικείο Υπηρεσιακό Συμβούλιο (στην περίπτωσή μου του ΥπΠΟΠΑΙΘ), αποθάρρυνε οποιαδήποτε σχετική σκέψη.

UPDATE 2015-11  Εκ των υστέρων και παρατηρώντας την καθυστέρηση με την άρση της γνωστής αιρεσιμότητας (02.1) για το πλαίσιο των «έργων πληροφορικής»,  όπως αυτή συμφωνήθηκε μεταξύ των εθνικών και κοινοτικών αρχών τον Σεπτέμβριο του 2014 για την έγκριση των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων της περιόδου 2014-2020 (με αρχικό όριο ικανοποίησής της είχε τεθεί το α΄ τρίμηνο του 2015), αναρωτιέμαι  αν μια πιο συντονισμένη/οριζόντια/πραγματικά επιτελική λειτουργία της ΕΥΣΣΕΠ (με τη σωστή συνεργασία με ΥΔΜΗΔ και ΥΑΠ) είχε αποτρέψει το μπλέξιμο/καθυστερήσεις με την αιρεσιμότητα (έχοντας λειτουργήσει ουσιαστικά ως «πρόδρομος» της ΓΓ Ψηφιακής Πολιτικής που σχεδιάζεται τώρα για την επίτευξη της άρσης).

Σχετικά tweet:

*Παίρνω την καλύτερη περίπτωση, δηλαδή ότι δεν υποκρύπτονται άλλα (δια)προσωπικά ή άλλου τύπου κίνητρα μιας και δεν πρόκειται για γενικευμένο φαινόμενο αλλά επικεντρώνεται στο (πρώην εδώ και λίγο καιρό) ΥπΔιΜΗΔ (νυν ΥΠΕΣΔΑ/Διοικητικής Ανασυγκρότησης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης).

**Παρόμοια ζητήματα (τουλάχιστον ως προς το μεταβατικό στάδιο της απορρόφησης και μετεγκατάστασης) μαθαίνω ότι αντιμετώπισε/αντιμετωπίζει και η Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής (ΥΑΠ), που όμως ως πιο «συμβατική» υπηρεσία δεν είχε τα ζητήματα του πλαισίου ΕΣΠΑ. Ενδιαφέρον έχει ένα σχόλιο του Παπα-γάλ(λ)ου για το θέμα:

(…) να έχουν ισοπεδώσει πλήρως την Υ Α Π
[ Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής ],
η οποία και ενσωματώθηκε
[ πρακτικά την «τελειώσανε» ]
σε μία Διοικητική Διεύθυνση
που την «βραχυκύκλωσε» πλήρως. (…)

Εξέλιξη προετοιμασίας νέου ΕΣΠΑ

Σε προηγούμενη ανάρτηση είχα αναφέρει τα (κατά τη γνώμη μου κρίσιμα ως προς τον υποστηρικτικό τους ρόλο) έργα προετοιμασίας υλοποίησης του νέου ΕΣΠΑ (αφήνω εκτός τα συναφή έργα ως προς το ίδιο το περιεχόμενο των επιχειρησιακών προγραμμάτων, όπως π.χ. αυτά των «εκ των προτέρων αξιολογήσεων» ή το έργο επιτροπών ΟΣΠ (=Ομάδων Σχεδιασμού Προγράμματος) σε διάφορα Υπουργεία), οπότε ας δούμε πώς έχουν εξελιχθεί μέχρι σήμερα:

  • Υποστήριξη για την προσαρμογή του ΟΠΣ (από την ΕΥ ΟΠΣ), η διάρκεια υλοποίησης της σύμβασης καθορίζεται έως τις 30-10-2015. Ιδιαίτερο ενδιαφέρον έχει το παράρτημα ΙΙΙ με μελέτη για την αναβάθμιση του ΟΠΣ:

Κατακυρώθηκε στην εταιρεία ICAP.  Βάσει του πρακτικού, στις τεχνικές προδιαγραφές της γινόταν αναφορά για αξιοποίηση του ARIS. Η απαίτηση είναι «το τελικό μοντέλο (των διαδικασιών του ΟΠΣ) να είναι πλήρως εξαγώγιμο βάσει του προτύπου BPMN 2.0». Περισσότερα για τα πρακτικά και το ιστορικό κατακύρωσης μπορείτε να βρείτε εδώ. Η ίδια η προσαρμογή του ΟΠΣ θα είναι άλλο έργο.

  • Μελέτη αξιολόγησης της δομής της ΜΟΔ Α.Ε. και προσαρμογής της εταιρείας στις απαιτήσεις της προγραμματικής περιόδου 2014-2020. Ανατέθηκε στη REMACO.
  • Προσαρμογή των διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου για τη νέα Προγραμματική Περίοδο 2014 – 2020 (από την ΕΥΘΥ). Ο συνολικός χρόνος για την εκτέλεση του έργου είναι 120 ημέρες.

Πρόκειται για το νέο ΣΔΕ (=Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου). Κατακυρώθηκε στην εταιρεία Planet. Περιλαμβάνει και αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών. Δυστυχώς στη σχετική πρόσκληση δεν εντόπισα κάποια αναφορά σε ζητούμενο πρότυπο αποτύπωσης των διαδικασιών. Προσωπικά, θα περίμενα κάλυψη των απαιτήσεων/λειτουργικότητας (με ηλεκτρονικό τρόπο και όχι …έγχαρτο) για πιστοποίηση τύπου ISO 9001 2008 (είτε του «αντίστοιχου» προτύπου διαχειριστικής επάρκειας του ΕΛΟΤ).

  • Επισκόπηση και προσαρμογή των δομών διαχείρισης στη νέα Προγραμματική Περίοδο 2014-2020 (από την ΕΥΣΣΑΑΠ). Η διάρκεια του έργου ανέρχεται σε τέσσερις (4) μήνες.Κατακυρώθηκε στην εταιρεία ΚΑΝΤΩΡ.

Για τα  τελευταία έργα δεν βρήκα κάπου τα πρακτικά οπότε δεν μπορούμε να έχουμε κάποια εικόνα. Ελπίζω στο μέλλον να δωθεί η δυνατότητα πρόσβασης στα πρακτικά (γιατί όχι και στην τεχνική και οικονομική προσφορά του αναδόχου) μέσα από το ΕΣΗΔΗΣ*.

Όσο για τα παραδοτέα, εννοείται τα περιμένουμε με ενδιαφέρον για να δούμε και κατά πόσο λαμβάνουν υπόψη ή/και συμβάλλουν στις εξελίξεις στο πεδίο της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (από τη διακίνηση εγγράφων μέχρι την αποτύπωση διαδικασιών). Ας είμαστε αισιόδοξοι, ίσως κάποτε τα βρούμε σε κάποιο σχετικό αποθετήριο

UPDATE: 2014-06 Με τους πρόσφατους διαγωνισμούς ή/και διαβουλεύσεις από τη ΜΟΔ μάλλον μπερδεύτηκα περισσότερο σχετικά με το σχεδιασμό παρά ξεκαθάρησαν τα πράγματα:

  • Στο διαγωνισμό για Επέκταση συμβολαίου υποστήριξης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου γίνεται αναφορά στο προϊόν  «plethora e-protocol» (που πρόκειται για νεότερη έκδοση του Roadmap Protocol, από την Archimedia). Από εκεί και πέρα γίνεται λόγος μόνο για αναβάθμιση της εφαρμογής σε πρόσφατες εκδόσεις χωρίς να αναφέρονται απαιτήσεις/αλλαγές στις προδιαγραφές για περαιτέρω διασύνδεση με άλλες εφαρμογές π.χ. ΟΠΣ Εργόραμα, ΔΙΑΥΓΕΙΑ ή κάλυψη των πιο πρόσφατων απαιτήσεων για ηλεκτρονικές υπογραφές κλπ.
  • O διαγωνισμός για Αναβάθμιση – Επέκταση πλατφόρμας υποδομής διαδικτυακών εφαρμογών στοχεύει (κι αυτός, όπως και η παραπάνω προσαρμογή του ΟΠΣ) στην «εξυπηρέτηση της επικοινωνίας και της συνεργασίας των επιχειρησιακών χρηστών» ενώ περιλαμβάνει και υποσύστημα διαχείρισης ροών εργασίας. Ουσιαστικά, πρόκειται για αναβάθμιση στην τελευταία έκδοση της πλατφόρμας ΔΙΑΥΛΟΣ που βασίζεται σε παλιότερη έκδοση του (Microsoft) Sharepoint ενώ το λογισμικό σχεδιασμού και διαχείρισης ροών εργασίας μπορεί (;) να είναι τρίτου κατασκευαστή (συμβατού με τη συγκεκριμένη πλατφόρμα χωρίς αναφορά σε κάποιο πρότυπο αποτύπωσης, π.χ. BPMN x.x). Τέλος, προβλέπεται η υλοποίηση δύο (2) διαδικασιών: της υποστήριξης των επιτροπών παρακολούθησης και της εσωτερικής διαβούλευσης. Από την άλλη δεν περιλαμβάνεται κάποια αλλαγή/αναβάθμιση στο λεγόμενο «διαδικτυακό ΕΣΔΥ» και το CMS που υποστηρίζει όλα τα sites του, παρόλο που οι ανάγκες έχουν αυξηθεί, κάτι που παραπέμπει σε μεμονωμένες προσπάθειες κάλυψής τους (μέσω τεχνικής βοήθειας). Ενδεικτικά, θα μπορούσε να αναφέρει κανείς την ανάγκη για ανοιχτές/δημόσιες διαβουλεύσεις, υποβολής αιτήσεων για μητρώα (π.χ. συνεργατών) κ.α.
  • Στη δημόσια διαβούλευση για την «Aναβάθμιση Υποδομών Πληροφορικής» δεν γνωρίζω αν για τη διαστασιολόγηση (ως προς τον αριθμό των τελικών χρηστών) έχει ληφθεί υπόψη η «επικαιροποίηση της χαρτογράφησης των ειδικών υπηρεσιών ΕΣΠΑ» ή αν υπάρχει κάποιο ενδιάμεσο παραδοτέων των πιο πάνω μελετών για τις νέες δομές. Για τους σταθμούς εργασίας δεν γίνεται κάποια αναφορά σε υποδομές VDI ενώ δεν εξετάζεται κάτι εκτός της πλατφόρμας της Microsoft.

UPDATE: 2014-10  Οι σχετικές πληροφορίες τον τελευταίο καιρό (και ιδιαίτερα μέχρι την παραίτηση του αρμόδιου Γενικού Γραμματέα) ήταν ελάχιστες. Δεδομένης της μη ενημέρωσης του ιστοτόπου του ΣΕΜΟΔ, η όποια ενημέρωση (ανάμεσά τους και ένα προσχέδιο του αναμενόμενου νομοσχεδίου που θα αντικαταστήσει το Ν.3614/2007 και τις μέχρι τώρα προσαρμογές του) προέρχεται από το blog μιας από τις παρατάξεις, της Αγωνιστικής Παρέμβασης, που ευτυχώς αναδημοσιεύει και τις αποφάσεις των ΓΣ του ΣΕΜΟΔ και ένα newsletter του «Πανελλήνιου Σωματείου Στελεχών Εργαζομένων στο ΚΠΣ», το οποίο διακινείται αποκλειστικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.


UPDATE: 2014-12-03 Ολοκληρώθηκε η δημόσια διαβούλευση του νέου νόμου για το ΕΣΠΑ . Δυστυχώς δεν μπόρεσα να εξασφαλίσω περισσότερο χρόνο για σχολιασμό στο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, οπότε έμεινα σε ένα σύντομο σχόλιο. Εντόπισα εκ των υστέρων και μια απόφαση συγκρότησης ομάδας διαβούλευσης άρα να που τελικά θα είχε νόημα το σχόλιό μου (στο twitter) για …πολλαπλές εκθέσεις διαβούλευσης κατά την κατάθεση του νόμου. Πιο σωστά, κατά την άποψή μου, στην παραπάνω απόφαση θα έπρεπε να ορίζεται ότι το έργο της συγκεκριμένης ομάδας ολοκληρώνεται με την ανάρτησή του στο χώρο της Δημόσιας Διαβούλευσης.

UPDATE: 2014-12-13 Κατατέθηκε χτες αργά στη ΒτΕ το ΣΝ για τη νέα προγραμματική περίοδο ΕΣΠΑ 2014-2020. Διαβάζοντας στα γρήγορα την αιτιολογική έκθεση (που δεν είχε δοθεί κατά τη Δημόσια Διαβούλευση) μαθαίνει κανείς ότι για «την εκπόνηση του σχεδίου νόμου ελήφθησαν υπόψη οι προτάσεις που εκπονήθηκαν από τις τρεις διυπουργικές ομάδες εργασίας υπό το συντονισμό της Γενικής Γραμματείας Συντονισμού του Κυβερνητικού Έργου» (χωρίς όμως να γίνεται αναφορά στα «εισερχόμενά» τους). Κάποια περισσότερα στοιχεία ως προς το σκεπτικό (χωρίς όμως να εντοπίσω παραπομπές σε σχετικές μελέτες/τεκμηρίωση) δίνονται (ή, μάλλον, επαναλαμβάνονται) και στην Έκθεση Αξιολόγησης Συνεπειών Ρυθμίσεων.
Θα σημείωνα τα ακόλουθα (ως προς και τα σχόλιά μου στη ΔΔ):

  • Στο άρθρο 18 (παράγραφος 8) ορίζεται η κατάργηση της ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ (σε αντίθεση με μετονομασία της, όπως προβλεπόταν στο σχέδιο της ΔΔ). Εξακολουθεί να προβλέπεται η δημιουργία επιτελικής μονάδας για το ΥπΔιΜΗΔ (παρόλο που γενικότερα αφήνεται στην «επιλογή» του κάθε υπουργείου) «εκτός» οργανογράμματος. Η αλλαγή αυτή παραπέμπει σε κίνηση «τελευταίας στιγμής» αφού δεν έχουν γίνει οι αντίστοιχες προσαρμογές στις παραγράφους 34.1, 59.1 και 59.16 ώστε να αναφέρεται τι προβλέπεται στην περίπτωση κατάργησης μαζί με τις περιπτώσεις μετονομασίας και συγχώνευσης (οι μόνες που υπήρχαν στο στάδιο της Δημόσιας Διαβούλευσης) ενώ και η παράγραφος 12 του άρθρου 59 αφήνει περιθώρια για περαιτέρω διορθώσεις αφού η συγκεκριμένη ειδική υπηρεσία είχε και ρόλο ΕΦΔ και δεν διευκρινίζεται πού μεταφέρονται οι σχετικές αρμοδιότητες.
  • Η λίστα των εξουσιοδοτικών διατάξεων (Άρθρο 59) δεν μου φαίνεται εξαντλητική παρά το μεγάλο της μέγεθος
  • Με την παράγραφο 17 του άρθρου 59 (όπως προστέθηκε σε σχέση με τη ΔΔ) ξεκαθαρίζει το τοπίο ως προς το ρόλο (και την ύπαρξη) της ΚτΠ ΑΕ. Κάτι που, πρακτικά, φαίνεται να αφήνει πολύ λίγα περιθώρια για ρόλο δικαιούχου στη νέα επιτελική μονάδα του ΥπΔιΜΗΔ (κάτι που δίνεται ως δυνατότητα κάθε επιτελική μονάδα ειδικά για την στήριξη «αδύναμων» τελικών δικαιούχων).
  • Με το άρθρο 53 η ΕΥΔ του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» πλέον έχει και ρόλο επιτελικής μονάδας (του ΥΠΟΜΕΔΙ) ενώ προδιαγράφεται ο ρόλος της ως ΕΦΔ για τα νέα Ε.Π.

UPDATE: 2014-12-23 Το ΣΝ ψηφίστηκε ως ΝΟΜΟΣ ΥΠ’ ΑΡΙΘ. 4314 «Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2014−2020» και δημοσιεύτηκε στο Α μέρος του ΦΕΚ 265/23-12-2014. Ως προς την ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ, καταργείται και στη θέση της «συνίσταται» νέα Ειδική Υπηρεσία με την ονομασία «Επιτελική Δομή (…)».

Σχετικά tweet:

Tweet2

*Αναφέρομαι στα πρακτικά διενέργειας. Το ΕΣΗΔΗΣ δεν καλύπτει τη φάση μετά την κατακύρωση μέχρι και την παραλαβή (και άρα τα αντίστοιχα πρακτικά των ΕΠΠΕ).

Μελέτες, outsourcing vs ίδια μέσα και αποθετήρια

Ενόψει της νέας προγραμματικής περιόδου και στο πλαίσιο του σχεδιασμού της, μπορεί να είναι πιο εύκολο να παρατηρήσει κανείς μια αύξηση των προσκλήσεων από τις ειδικές υπηρεσίες ΕΣΠΑ για μελέτες εμπειρογνωμοσύνης. Οι μελέτες αυτές έρχονται να προστεθούν στις μελέτες σχεδιασμού, ωρίμανσης, αξιολόγησης κλπ και στα έργα συμβούλων τεχνικής υποστήριξης (ΣΤΥ) που ανατίθενται σε εξωτερικούς συμβούλους. Υπάρχει, βέβαια, σαφής βελτίωση του πλαισίου σε σχέση με καταστάσεις που παρατηρούνταν στην προηγούμενη προγραμματική περίοδο (Γ’ ΚΠΣ) μιας και πλέον οι διάφορες υπηρεσίες έχουν φροντίσει να καταρτίσουν μητρώα «δυνητικών παρόχων υπηρεσιών και προμηθευτών» (στις ειδικές υπηρεσίες) ενώ οι περιορισμοί ρευστότητας, οι δυνατότητες χρηματοδότησης από το ΕΠ Τεχνικής Υποστήριξης Εφαρμογής και οι απαιτήσεις ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ – φαντάζομαι ότι – έχουν ελαχιστοποιήσει τα φαινόμενα οι εμπειρογνωμοσύνες αυτές να είναι απευθείας αναθέσεις ή/και να χρηματοδοτούνται από τον τακτικό προϋπολογισμό (π.χ. δικαιούχων). Η γενικευμένη αυτή τακτική, που σε εμένα προσωπικά δεν ήταν τόσο προφανής όσο βρισκόμουν εκτός του χώρου των υπηρεσιών ΕΣΠΑ, έρχεται σε αντίφαση με την άποψη ότι «το Δημόσιο προσπαθεί να τα κάνει όλα με ίδια μέσα» (πρόσφατο άρθρο του κ. Ανδρέα Δρυμιώτη στην Καθημερινή με τίτλο «Το καταραμένο outsourcing») ενώ σε κάνει να αναρωτιέσαι  αν ακόμη κι αυτές οι προσκλήσεις είναι παραδοτέα άλλων έργων εξωτερικών συμβούλων. (Προφανώς οι δομές ΕΣΠΑ, από τη ΜΟΔ και τις Ειδικές Υπηρεσίες μέχρι και τις υπόλοιπες ΑΕ και ΝΠΙΔ του Δημοσίου που δραστηριοποιούνται στο χώρο διέπονται από ιδιαίτερο νομικό πλαίσιο ακριβώς για να είναι πιο ευέλικτες αλλά δεν παύει να ελέγχεται το Δημόσιο για τον τρόπο λειτουργίας τους). Σε κάθε περίπτωση θα ήταν χρήσιμο να υπήρχαν διαθέσιμες πληροφορίες για τα μητρώα προμηθευτών ή/και αναφορές (ίσως μέσω φίλτρων στο νέο ΔΙΑΥΓΕΙΑ, στο ΕΣΗΔΗΣ ή και στο http://publicspending.net/ 😉 ) σχετικές με κατανομή (μέχρι και φόρτο) έργων και κονδυλίων σε αυτούς από τις διάφορες υπηρεσίες. Ακόμη πιο χρήσιμη θα ήταν, κατά την άποψή μου, η ένταξη των παραδοτέων αλλά και όποιων διαδικασιών παραλαβής τους (πρακτικά παραλαβής, διαβουλεύσεις κλπ) στη λογική των «ανοιχτών δεδομένων« ώστε τόσο η μορφή τους όσο και η ευκολία εντοπισμού τους  να βοηθούν στην περαιτέρω διάχυση και αξιοποίησή τους (κι από τους ίδιους τους μελετητές) καθιστώντας τα δομικό στοιχείο μιας βάσης γνώσης κάτω από τη γενικότερη προσπάθεια π.χ. του http://data.gov.gr/ επιβάλλοντας τον εμπλουτισμό (αν είναι δυνατόν σε πραγματικό χρόνο) και την ενίσχυση/διεύρυνση χρήσης αποθετηρίων. Δεδομένου, μάλιστα, ότι οι περισσότερες εταιρείες-μελετητές «εντάσσονται»  στον Σύνδεσμο Εταιρειών Συμβούλων Μάνατζμεντ Ελλάδος (ΣΕΣΜΑ), θα είχαν ενδιαφέρον πρωτοβουλίες τόσο του ίδιου του σωματείου (αν μη τι άλλο για την αυτοπροστασία του) όσο και των μελών για διερεύνηση και ανάδειξη μεθοδολογιών διαχείρισης του όγκου (αλλά και της ποιότητας!) όλης αυτής της γνώσης για αξιοποίηση τόσο εσωτερικά στις εταιρείες του συνδέσμου όσο και από/προς τρίτους (ορίζοντας, ουσιαστικά, προδιαγραφές ακόμη και για τα μη μέλη του – είναι γνωστή η «κόντρα» (χρόνια αντιπαράθεση) με τις «μελετητητικές ομάδες του Δημόσιου Τομέα» (βλ. Πανεπιστήμια, Ερευνητικά Κέντρα κλπ) ή/και μεμονωμένους μελετητές. Οι δραστηριότητές τους έχω την αίσθηση ότι απέχουν πολύ από κάτι τέτοιο.

Ενδεικτική είναι η τρέχουσα (μη ενημερωμένη σε μεγάλο βαθμό) κατάσταση των πιο γνωστών αποθετηρίων:

Από την άλλη, στις θετικές προοπτικές θα μπορούσα να εντάξω το αποθετήριο/πύλη προβολής των ερευνητικών αποτελεσμάτων ΘΑΛΗΣ, όπου (σύμφωνα με τις προδιαγραφές) κάθε έργο έχει το δικό του χώρο (βιβλιοθήκη) όπου θα συγκεντρώνονται τα αντίστοιχα παραδοτέα.

Σχετικά tweets:

Προετοιμασίες για τη νέα προγραμματική περίοδο και κλάδος ΤΠΕ

Παράλληλα με το κλείσιμο του ΕΣΠΑ συνεχίζονται αυτή την περίοδο οι ζυμώσεις για τη διαμόρφωση τόσο του περιεχομένου όσο και των δομών υλοποίησης της νέας προγραμματικής περιόδου 2014-2020 (στο πλαίσιο του Συμφώνου Εταιρικής Σταθερότητας, ΣΕΣ).

Το συντονισμό της όλης προσπάθειας τον έχει η Ειδική Υπηρεσία Στρατηγικής, Σχεδιασμού κ Αξιολόγησης Αναπτυξιακών Προγραμμάτων (ΕΥΣΣΑΑΠ) ενώ βασικό σημείο ενημέρωσης για τις όποιες εξελίξεις είναι ο χώρος της Νέας Προγραμματικής Περιόδου για την Πολιτική της Συνοχής 2014-2020.

Σύμφωνα με την 3η Εγκύκλιο Σχεδιασμού η διαβούλευση συνεχίζεται στην εσωτερική πλατφόρμα ΔΙΑΥΛΟΣ ενώ δεν λείπουν και πιο ανοιχτές προσπάθειες διαβούλευσης, όπως

Από την άλλη, ήδη έχουν προκηρυχθεί έργα προετοιμασίας των νέων διαδικασιών, των δομών καθώς και των προσαρμογών του ΟΠΣ-Εργόραμα για τη νέα προγραμματική περίοδο.

 

*UPDATE 2014-04-15 Από την τελευταία ημερίδα συγκράτησα μόνο (δυστυχώς, παρακολουθούσα αποσπασματικά και απομακρυσμένα ενώ δεν γνωρίζω αν δημοσιευτούν τα πρακτικά των θεματικών εργαστηρίων) κάποια σημεία από το κλείσιμο της ομιλίας του κου Peter Jorgensen που έκανε αναφορά  σε εργαλεία:

  • Conditionalities to improve strategy
  • Simplified Cost Options
    • No need to document every expediture
    • Focus on content (training etc.)
    • Auditors come second!
  • Performance framework
    • For all structured funds
  • Performance indicators

Εδώ η ανακοίνωση για τα αποτελέσματά της.

Υποδομές και λειτουργία μιας ειδικής υπηρεσίας εφαρμογής

Μια ειδική υπηρεσία εφαρμογής (προσοχή, όχι διαχείρισης) λειτουργεί στο πλαίσιο ΕΣΠΑ ως δικαιούχος έχοντας λάβει έγκριση της σχετικής Διαχειριστικής Επάρκειας ενώ σε κάποιες περιπτώσεις έχει και ρόλο ΕΦΔ (=Ενδιάμεσου Φορέα Διαχείρισης).

Η ΕΥΣΣΕΠ (όπου βρέθηκα πρόσφατα), έχοντας και τους δύο ρόλους στο πλαίσιο του Ε.Π. «Διοικητική Μεταρύθμιση» ενώ είναι δικαιούχος και για το Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση», συνεργάζεται (άμεσα) με:

Παρά το δύσκολο της περιόδου (με απεντάξεις και ανακατεύθυνση χρηματοδοτήσεων με στόχο την επίτευξη της ζητούμενης απορρόφησης), είναι μια καλή ευκαιρία για να πάρει κανείς μια γεύση για τον τρόπο λειτουργίας μιας ειδικής υπηρεσίας εφαρμογής στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ:

  • Ακολουθούνται διαδικασίες με τις οποίες εξειδικεύεται το γενικότερο πλαίσιο του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων (ΣΔΕ) ενώ στο πλαίσιο της επάρκειας, όπως και σε πολλούς άλλους  δικαιούχους μέχρι το «μεταβατικό στάδιο», είχαν ολοκληρωθεί και οι σχετικές διαδικασίες πιστοποίησης κατά ISO 9001:2008
  • Εξακολουθεί να αξιοποιείται εξοπλισμός που σε μεγάλο βαθμό έχει αποκτηθεί στο πλαίσιο του Γ’ ΚΠΣ (π.χ. Αμεση Αναβάθμιση Εξοπλισμού Πληροφορικής/2003, Άμεση αναβάθμιση Εξοπλισμού Πληροφορικής της ΔΑ, Τομεακών Ε.Π., Π.Ε.Π και Εμπλεκόμενων Υπηρεσιών, νέα Πακέτα Λογισμικού/2004, με πιο πρόσφατο τον «Εκσυγχρονισμό Εξοπλισμού και Λογισμικού, προσαρμογή στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ/2008»)
  • Οι σταθμοί εργασίας στηρίζονται στο ΛΣ Windows XP και στη σουίτα εφαρμογών γραφείου Microsoft Office (διάφορες εκδόσεις π.χ. 2003/2007/2010 από προμήθειες/αναβαθμίσεις αδειών λογισμικού σε διαφορετικές φάσεις) ενώ εντάσσονται σε πολιτικές διαχείρισης τομέα (με τον εξυπηρετητή να «τρέχει» Windows 2003 Server), κάτι που περιγράφεται και στα ζητούμενα των παραπάνω διαγωνισμών.
  • Η επικοινωνία γίνεται μέσω ΣΥΖΕΥΞΙΣ με τις μισθωμένες γραμμές να «χρεώνονται» στη ΜΟΔ ΑΕ, η οποία αποφασίζει πολιτικές διαμοιρασμού ή/και κοινής χρήσης πόρων σε περίπτωση εγκατάστασης πολλών υπηρεσιών στο ίδιο κτήριο..
  • Η διακίνηση εγγράφων γίνεται ηλεκτρονικά αξιοποιώντας α) πολιτικές κοινόχρηστου συστήματος αρχείων με τα σχετικά δικαιώματα πρόσβασης και β) ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενώ για τις ανάγκες πρωτοκόλλου χρησιμοποιείται η εφαρμογή Archimedia Roadmap, η οποία υποστηρίζεται κεντρικά από τη ΜΟΔ Α.Ε. Η τελευταία έχει -έστω σχετικά στοιχειώδεις στην έκδοση που αξιοποιείται και που έχει αρκετό καιρό να επικαιροποιηθεί – δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων αλλά και ανάθεσης/χρέωσης, οι οποίες, όμως,  υπο-αξιοποιούνται. Οι αρχικές προδιαγραφές περιγράφονται στην πρόσκληση για «Εκσυγχρονισμό Εξοπλισμού και Λογισμικού, προσαρμογή στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ/2008» (σελ. 151). Ως προς την τρέχουσα κατάσταση υποστήριξής της μπορεί να βρει κανείς αναφορές σε ΔΙΑΥΓΕΙΑ για «Επέκταση συμβολαίου υποστήριξης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου«, π.χ. ΒΛ1Ο46ΨΧΨΤ-ΝΙΩ.
  • Αξιοποιούνται αμιγώς ηλεκτρονικές υπογραφές για τη διακίνηση προς την ιεραρχία και την έγκριση, χωρίς όμως να υπάρχει άμεση διασύνδεση της εφαρμογής πρωτοκόλλου με την πλατφόρμα MODUS Πάπυρος που αξιοποιείται στην ΚΥ του ΥπΔιΜΗΔ (για την ώρα τα στοιχεία επανεισάγονται ενώ στα «διοικητικά όρια» επικρατεί η πρακτική του «ακριβούς αντίγραφου»)
  • Η διαχείριση έργων στηρίζεται κυρίως στην αξιοποίηση των δυνατοτήτων φύλλων υπολογισμών (βλ. MS Excel) ενώ η αξιοποίηση των αδειών λογισμικού MS Project (αυτόνομης και όχι συνεργατικής εγκατάστασης Project Server) είναι περιορισμένη
  • Γίνεται εκτεταμένη αξιοποίηση των δυνατοτήτων του ΟΠΣ Εργόραμα (κυρίως του τμήματος της Ηλεκτρονικής Υποβολής) για τη διαχείριση των Πράξεων και τη δημιουργία των σχετικών δελτίων μέσω της συμπλήρωσης web-based φορμών
  • Δεν αξιοποιούνται άλλα εργαλεία συνεργασίας, όπως το ΔΙΑΥΛΟΣ (το οποίο αξιοποιεί την πλατφόρμα Microsoft Sharepoint ενώ η πρώτη του λειτουργία τοποθετείται στο 2011). Στο τελευταίο απαιτείται «ένταξη» στο σύστημα καταλόγου της ΜΟΔ Α.Ε. (που δεν είναι αυτονόητο για όλες τις ειδικές υπηρεσίες – και δη για τις ΕΥ «Εφαρμογής» – αφού για την καθημερινή εργασία υπάρχει αυτόνομος/τοπικός εξυπηρετητής υπηρεσιών καταλόγου)
  • Για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αξιοποιούνται οι παροχές του ΣΥΖΕΥΞΙΣ (ουσιαστικά η πλατφόρμα corpmail του ΟΤΕ) με διαχείριση (πολιτική naming, quota κλπ) από τον «επιβλέποντα» φορέα (εδώ το ΥπΔΙΜΗΔ) και όχι από τις αντίστοιχες υποδομές της ΜΟΔ (όπως γίνεται για τις ειδικές υπηρεσίες διαχείρισης).
  • Για τις υποδομές τηλεφωνικής επικοινωνίας ακολουθείται ένα «υβριδικό» σχήμα (στη συγκεκριμένη περίπτωση της ΕΥΣΣΕΠ), καθώς αξιοποιούνται οι υποδομές VoIP του ΣΥΖΕΥΞΙΣ (με χρήση του κεντρικού call manager) αλλά με επέκταση του αριθμοδοτικού σχήματος/εύρους που ανήκει σε όλο το ΥπΔΙΜΗΔ και χρήση switch και τηλ. συσκευών (CISCO IP Phones) που έχουν παραχωρηθεί από την ΥΑΠ.