Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας (2)

Με την κατάργηση της ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ, η επιστροφή στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπ. Παιδείας έδινε μια καλή ευκαιρία να δει κανείς αν η εφαρμογή του νέου Οργανισμού είχε επιφέρει κάποιες αλλαγές σε σχέση με όσα είχα παρατηρήσει όχι πολύ καιρό πριν. Άλλωστε, η οργανική μου θέση στο Τμήμα Πρωτοκόλλου, Αρχείων και Μέριμνας επέτρεπε τη διερεύνηση εξελίξεων στο συγκεκριμένο τομέα, αφού κατά τη θεώρησή μου έχει κομβικό ρόλο στην προσέγγιση ροών εργασιών/διαδικασιών ανάθεσης/γενικότερης αυτοματοποίησης εκτέλεσης διαδικασιών κλπ ιδιαίτερα κατά το μεταβατικό στάδιο συνύπαρξης έγχαρτων και – των όποιων – ηλεκτρονικοποιημένων διαδικασιών αλλά και ως προς την προοπτική αξιοποίησής του στην κατεύθυνση της διαχείρισης γνώσης. Παράλληλα, η ενασχόληση με τις υποδομές αποστολής θεμάτων εξετάσεων* καθώς και η εξοικείωση με τις ανάγκες διαχείρισης ενός μεγάλου και διάσπαρτου φυσικού αρχείου είχαν τη δική τους αξία ως προς την εμπειρία IMG_20150318_135826673που προσέφεραν.

Από τη μια οι μεγάλες προσδοκίες για τον οριζόντιο/εξωστρεφή/συντονιστικό ρόλο της Γενικής Δ/νσης Στρατηγικού Σχεδιασμού, Προγραμματισμού και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στο πλαίσιο του νέου Οργανισμού (παρά το σύντομο χρόνο από την εφαρμογή του και τα εμφανή χωροταξικά ζητήματα) κι από την άλλη η επικείμενη λήξη της περιόδου πληρωμών ΕΣΠΑ 2007-2013 αλλά και το γεγονός ότι δε συμμεριζόμουν τη διάχυτη «βεβαιότητα» τόσο από τους εμπλεκόμενους φορείς υλοποίησης όσο και ενδοϋπηρεσιακά ότι για όλα (εν προκειμένω για την ολοκλήρωση της λειτουργίας και τη βιωσιμότητα των έργων) θα «φροντίσει το νέο ΕΣΠΑ», με οδήγησαν σε μια προσπάθεια εξάντλησης των όποιων περιθωρίων για διερεύνηση έργων και παραδοτέων της τρέχουσας προγραμματικής περιόδου, που ήταν σχετικά με το αντικείμενο το Tμήματος, με στόχο την επαναχρησιμοποίηση ή/και τη συνεργασία τους με εφαρμογές ήδη σε λειτουργία (όπως, ενδεικτικά, η – αυτονόητη για μένα – συνεργασία του υπό παράδοση αποθετηρίου αποστολής εγκυκλίων με την υπάρχουσα εφαρμογή διακίνησης εγγράφων). Στις ευκαιρίες που «χάθηκαν» θα συμπεριλάμβανα (διασταλτικά; δεν ξέρω) την (αμιγώς εγγραφοκεντρική) εφαρμογή παρακολούθησης αδειών eΣΤΙΑ (εσωτερική ανάπτυξη), το έργο της απλούστευσης διαδικασιών (του -πρώην- ενιαίου τομέα δοίκησης α/θμιας και β/θμιας εκπαίδευσης) που δεν «άγγιξε» καθόλου τον τρέχοντα τρόπο διακίνησης εγγράφων, τη μη ένταξη του «αποθετηρίου εγκυκλίων» (βλ. Αλεξάνδρεια) στη λειτουργικότητα του τελευταίου ακόμη και την – επίσης εγγραφοκεντρική – διαχείριση των πρόσφατα επικαιροποιημένων διαδικασιών του τμήματος ασφάλειας.

Η έλλειψη υπηρεσιακής διάχυσης των πληροφοριών αυτών μέχρι το τελευταίο επίπεδο (αυτού των απλών υπαλλήλων), γενικότερα, καθώς και η απροθυμία προώθησης των σχετικών από κάτω προς τα πάνω αιτημάτων συντονισμού ενεργειών ήταν η αφορμή να ανταποκριθώ στην πρόσκληση στελέχωσης της ΕΥΔ του Ε.Π. «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα», και τελικά να επιμείνω στην απόσπαση αφού η κίνησή μου αυτή δε λειτούργησε ως μια αφορμή για να συζητηθούν τα θέματα αυτά περισσότερο. Συγκυριακά, μια μέρα μετά την τελική έγκριση απόσπασης αντιλήφθηκα την προσπάθεια επαναδραστηριοποίησης/επαναστελέχωσης της ΟΔΕ Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησηςη …πρόσκληση άργησε μια μέρα, για να παραφράσω και το γνωστό τίτλο της Λιλής Ζωγράφου (εκτός κι αν υπολογίσουμε την επίσημη υπηρεσιακή ενημέρωση οπότε μιλάμε για αρκετές ημέρες 😉 ).

Αλλά ας κλείσω την αναρτησούλα αυτή με τα θετικά βήματα/προοπτικές, όπου θα σημείωνα:

  • Το σχετικά ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης μετάβασης στην έκδοση R7 (τα καλά της καθυστέρησης ότι το λογισμικό ..ωριμάζει με τον καιρό) της πλατφόρμας MODUS/Πάπυρος με – επιτέλους – πρόβλεψη ενεργοποίησης της αμιγώς ηλεκτρονικής διακίνησης των εισερχόμενων εγγράφων (με σάρωσή τους και άμεση παρακράτηση/αρχειοθέτησή τους, δηλαδή χωρίς περαιτέρω φυσική** διακίνησή τους στις εσωτερικές μονάδες). Αντίστοιχη λειτουργικότητα για τα εξερχόμενα έγγραφα πήρε, δυστυχώς, νέα αναβολή για επόμενη φάση (πιθανότατα σε νέο έργο «συντήρησης») ενώ το θέμα της ύπαρξης πολλών ανεξάρτητων εγκαταστάσεων (κυρίως στα γραφεία της πολιτικής ηγεσίας) αφέθηκε στην επιτυχή έκβαση της καμπάνιας υιοθέτησης της κεντρικής εγκατάστασης.
  • Μπορεί το κόστος επένδυσης για μια αυτόνομη λύση fax server να είναι μικρό, όμως εξακολουθώ να ελπίζω ότι ακόμη και εκ των υστέρων θα εξαντληθούν οι όποιες δυνατότητες αξιοποίησης της πλατφόρμας openSIPS (με fax-over-ip δυνατότητες) του ΠΣΔ κυρίως ως ένας τρόπος/πιλότος αξιοποίησης υποδομών του ΙΤΥΕ/ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ (που αναπτύσσονται για «λογαριασμό» του ΥπΠΕΘ) για τη λειτουργία και της Κεντρικής Υπηρεσίας και των περιφερειακών διοικητικών υπηρεσιών. Χαρακτηριστικό παράδειγμα: η ενοποίηση όλων των -πολλών- helpdesk «κάτω» από το ΠΣ Helpdesk του ΠΣΔ.
  • Την απόπειρα καταγραφής ιδιοκτητών και διαχειριστών πληροφοριακών συστημάτων (των «εσωτερικών» βέβαια υποδομών). Κι εδώ το θέμα είναι η επέκτασή του μαζί με τις διαδικασίες διαχείρισής του και στις υποδομές των υπόλοιπων συνεργαζόμενων/εποπτευόμενων φορέων.
  • Την (εκ νέου) συγκέντρωση βιογραφικών σημειωμάτων (δεν υπήρξε επίσημη ενημέρωση αλλά υποτίθεται ότι εξετάζεται εσωτερική επανακατονομή των υπαλλήλων, φαντάζομαι στο πλαίσιο της επίτευξης ζητούμενων «βιωσιμότητας» των διάφορων έργων.
  • Και, τέλος, την προοπτική επαναδραστηριοποίησης της ΟΔΕ Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. (Παρά το γεγονός ότι πλέον έχει αλλάξει ο Οργανισμός στην κατεύθυνση των επιταγών του νόμου της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (Ν3979/2011), εξακολουθεί, κατά την άποψή μου, να έχει νόημα η εμπλοκή υπαλλήλων τόσο από περιφερειακές υπηρεσίες όσο και από εποπτευόμενους φορείς (αλλά και από τρίτους φορείς/οργανισμούς) με στόχο πάντα την κινητοποίηση και συνεργασία με τις αντίστοιχες αρμόδιες -πια- δομές και όχι την υποκατάστασή τους).

Υ.Γ. Για τα παραπάνω υπήρξε σχετική απόπειρα καταγραφής σε Ενημερωτικό Σημείωμα με έμφαση στη διάχυση (στο πλαίσιο των στοιχειωδών υποχρεώσεων ενός υπαλλήλου, όπως ορίζονται π.χ. στον Κανονισμό Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς) με κοινοποίηση τόσο στην ιεραρχία όσο και στο συντονιστή της σχεδιαζόμενης ΟΔΕ.

UPDATE 2016-03-26 Αναρτήθηκε η απόφαση «Συγκρότηση και ορισμός Μελών Ομάδας Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) για την Ψηφιακή Πολιτική και την Ανοιχτή Διακυβέρνηση» (υπάρχουν διαφοροποιήσεις σε αρκετά σημεία σε σχέση με τη σύνθεση της προηγούμενης ΟΔΕ αλλά και εμπειρία που διατηρείται). Δεν παρατήρησα συμμετοχή από την Επιτελική Δομή ενώ θα είχε ενδιαφέρον (αφού επρόκειτο για ανοικτή πρόσκληση) μια παράθεση στοιχείων σχετικά με την επιλογή (αιτήσεις, ποσοστό ορισμών κλπ). Το σημαντικότερο σημείο, κατά την άποψή μου, είναι η αναφορά σε «διαδικτυακή πλατφόρμα opengov.minedu.gov.gr», όπου θα καταγράφεται η πορεία εργασιών της ΟΔΕ. Καλή δύναμη!

UPDATE 2016-04-19 Στην «ορθή επανάληψη της απόφασης για συγκρότηση και ορισμό της ΟΔΕ» περιλαμβάνομαι κι εγώ ως μέλος της Υποομάδας Τεχνικής Υποστήριξης, Διαχείρισης Πληροφοριακών Συστημάτων και Ανάπτυξης. Για να δούμε πώς θα κυλήσουν οι εργασίες. Ευπρόσδεκτες οι όποιες ιδέες και παρατηρήσεις.

Σχετικά tweet:

*

** Τη στιγμή που γράφονται αυτά ακόμη και τα εισερχόμενα που φτάνουν με ηλεκτρονικό τρόπο (=email) εκτυπώνονται για τη διακίνησή τους. Ακόμη, δεν έχουν αποφευχθεί τα φαινόμενα διατήρησης πολλαπλών «τοπικών πρωτοκόλλων» (σε τμήματα ή/και δ/νσεις, σε ms excel/access αλλά και custom εφαρμογές) αλλά και αυτόνομων διαδικασιών διεκπεραίωσης.

Advertisements

Εφαρμογές ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων εντός δημοσίου

Διακίνηση εγγράφων

Διακίνηση εγγράφων (τρέχουσα κατάσταση)

Με αφορμή τη διερεύνηση (που αντιλήφθηκα σε mailing list της ΕΛΛΑΚ) από τη μεριά του ΥΔΜΗΔ/ΥΑΠ για εφαρμογές ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων στο πλαίσιο της «Αποκλειστικά Ηλεκτρονικής Διακίνησης» των εγγράφων στις Δημόσιες Υπηρεσίες και της εφαρμογής του «Κανονισμού ηλεκτρονικής έκδοσης και διακίνησης εγγράφων» (που λαμβάνει υπόψη και τον «παραδοσιακό» Κανονισμό Επικοινωνίας των Δημοσίων Υπηρεσιών), θεώρησα σωστό να καταθέσω το δικό μου κατάλογο με τις διάφορες σχετικές απόπειρες που έχω αντιληφθεί κατά καιρούς, ελπίζοντας να δημοσιευτεί κάπου και ο κατάλογος της επίσημης διερεύνησης (μαζί με τα όποια πορίσματα από παλιότερες απόπειρες προς αυτή την κατεύθυνση, όπως η Εφαρμογή Επιχειρησιακής Διαλειτουργικότητας στη Διακίνηση Εγγράφων ΥΠΕΣ & Εποπτευόμενων Φορέων).

(Θα μπορούσα να σημειώσω, πάντως, την -αρνητική, μάλλον- εντύπωση, από το γεγονός ότι δεν είχε αποκατασταθεί μια πιο μόνιμη σχέση και μεταφορά τεχνογνωσίας προς την ΥΑΠ από την προηγούμενη Ομάδα ΗΔ/Opengov, βασικός τροφοδότης της οποίας ήταν -αν δεν κάνω λάθος- η ΕΕΛΛΑΚ, ιδιαίτερα μετά τη μεταφορά δραστηριοτήτων τόσο προς το ΕΚΔΔ όσο και προς την ΥΑΠ (όπως, π.χ. με το πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ). Αλλά αυτό είναι άλλη ιστορία…)

Έχουμε, λοιπόν:

  • η εφαρμογή «SCRIPTUMΣύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Διαχείρισης Υποθέσεων» που είχε προκύψει από προκήρυξη, αξιολόγηση, ανάθεση στην UIT, παρακολούθηση και τελική παραλαβή της εφαρμογής από την αρκετά ενεργή τότε σχετική ομάδα της ΕΕΛΛΑΚ. Προσωπικά, είχα κάνει σχετική εισήγηση υιοθέτησής της μετά από μια σχετικά επιτυχή μίνι-πιλοτική εγκατάστασή της (χωρίς τη λειτουργικότητα της διαχείρισης υποθέσεων) ως μέλος της ΥΟΔΕ Πληροφορικής Υποστήριξης του ΕΟΠΠ. Η συγκεκριμένη προσπάθεια δεν είχε συνέχεια αφού μετά τη συγχώνευση του Οργανισμού με το ΕΚΕΠΙΣ, έγινε προσπάθεια επανεκκίνησης της υιοθέτησης του λογισμικού Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium, που είχε προμηθευτεί ο τελευταίος οργανισμός στο πλαίσιο του έργου ΑΝΑΠΤΥΞΗ –ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΟΥ ΕΡΓΑΛΕΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ ΤΟΥ ΕΚΕΠΙΣ (Γ’ ΚΠΣ) λίγο καιρό νωρίτερα. Ως προς την ομάδα DMS της ΕΕΛΛΑΚ, γίνεται μια προσπάθεια συνέχισης της δραστηριοποίησης και μάλιστα έχει πρόσφατα ανανεώσει τον σχετικό χώρο συνεργασίας της με αντίστοιχο κατάλογο εφαρμογών ανοικτού λογισμικού. Προσωπικά, είχα θεωρήσει ατυχές το γεγονός ότι καμιά από τις αρχικές πρότασεις προς αξιολόγηση δεν περιλάμβανε τη λύση του Alfresco. Η άποψή μου (στα όρια της πανάκειας, ξέρω 😉 ) είναι ότι θα είχε μεγάλο νόημα η συγκεκριμένη πρωτοβουλία για μια εφαρμογή διακίνησης εγγράφων πάνω όμως σε μια πλατφόρμα εκτέλεσης επιχειρησιακών διαδικασιών (BPMS και μάλιστα με SaaS στόχο), κάτι που θα  εξυπηρετούνταν άριστα στη συγκεκριμένη συγκυρία με ένα συνδυασμό Alfresco + Activiti.

  • Το έργο «Σύστημα ολιστικής διαχείρισης εγγράφων» της Περιφέρειας Αττικής ακούγονταν αρκετά φιλόδοξο προς την ίδια κατεύθυνση ενώ έχει το επιπλέον θετικό της προσπάθειας «συνένωσης» των πραγματικά πολλών εφαρμογών πρωτοκόλλου που έχουν προμηθευτετεί οι διάφορες υπηρεσίες της κατά καιρούς (βλ. τμήμα «Υφιστάμενη κατάσταση εφαρμ ογών Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου»). Δυστυχώς δεν μπορώ εύκολα να εντοπίσω νεότερα για την εξέλιξή του.
  • Μπορεί το έργο ΤΗΛΕΔ φαινομενικά να μην είναι σχετικό με τη λειτουργικότητα που συζητάμε αλλά από μια μικρή διερεύνηση, η πλατφόρμα (jPlaton/Comidor), στην οποία βασίστηκε το αντίστοιχο πληροφοριακό σύστημα  ΤΗΛΕΔ, φαίνεται να έχει παραδοθεί (σε ΓΛΚ/ΓΓΠΣ) «ανοιχτή» προς επέκταση και στην κατεύθυνση αυτή. (UPDATE Μάιος 2014: Σε ομιλία που έγινε στο πλαίσιο της εκδήλωσης Java Day 2014  αναφέρθηκε ότι η πλατφόρμα βασίζεται σε λογισμικό/μηχανή BPMS (χωρίς να αποκαλυφθεί αν είναι κάποιο από τα γνωστά open source engines) ενώ τονίστηκαν οι δυνατότητες SaaS σε περιβάλλον private cloud).

  • To ΠΣ eDataCenter σου Υπ.Παιδείας (μέσω της ΕΥΕ/ΕΔ/Γ’ΚΠΣ) (βασισμένο στο Microsoft Sharepoint) είχε στόχο κάλυψη αντίστοιχης λειτουργικότητας και με ευρύτατη γεωγραφική κάλυψη (και όχι μόνο για τις ανάγκες της ΚΥ, κάτι στο οποίο επιμένω προς κάθε κατεύθυνση), κάτι που, όμως, έμεινε στα αζήτητα μια και για το κομμάτι της διακίνησης εγγράφων του ΠΣ τελικά αποφασίστηκε να υιοθετηθούν (πολλαπλές μάλιστα) ανεξάρτητες εγκαταστάσεις του λογισμικού Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium (τουλάχιστον εντός ΚΥ). Θεωρώ θα είχε νόημα να είχε προηγουμένως εξαντληθεί οποιαδήποτε δυνατότητα στην κατεύθυνση ανάπτυξης/επέκτασης της λειτουργικότητας της συγκεκριμένης πλατφόρμας προς την κατεύθυνση της διακίνησης εγγράφων (σε σχέση με την παράδοσή της με τη βασική λειτουργικότητα) και η επαναχρησιμοποίησή της και σε άλλες εγκαταστάσεις (π.χ. ΔΙΑΥΛΟΣ από την ΜΟΔ ΑΕ). Σε κάθε περίπτωση, η υιοθέτηση του λογισμικού Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium έστω και με κάποια καθυστέρηση δείχνει να ξεπερνάει τα πρώτο πιλοτικό στάδιο:

  • Τέλος, δεν λείπουν και απόπειρες για υπηρεσίες συνεργατικής διαχείρισης εγγράφων, όπως το Πίθος, ή άλλες που ετοιμάζονται στο πλαίσιο του έργου ΣΤΗΡΙΖΩ για την εκπαιδευτική κοινότητα (π.χ. υποέργο διαμοιρασμού αρχείων) που θα μπορούσαν να επεκταθούν και προς την κατεύθυνση αυτή.

Στις παραπάνω περιπτώσεις, όπου θεωρώ ότι ήταν εφικτό να «διεκδικηθούν» δικαιώματα στον πηγαίο κώδικα με στόχο την επαναδιάθεσή του λογισμικού προς περισσότερες υπηρεσίες, θα πρόσθετα και τις «εμπορικές» λύσεις που έχω συναντήσει:

  • Την εφαρμογή Modus Πάπυρος ΙΙΙ Millenium έχει ήδη πολύ μεγάλη βάση χρηστών στο χώρο του δημοσίου (ενδεικτικά έχουν πέσει στην αντίληψή μου το ΥπΔΙΜΗΔ, η ΥΑΠ, Υπ.Παιδείας (στην ΕΥΕ/ΕΔ του Υπ. Παιδείας έχω την αίσθηση ότι αξιοποιείται κάπως «καταχρηστικά» καθώς ως ειδική υπηρεσία «καλύπτεται» από την παρακάτω λύση της ΜΟΔ), ΕΚΕΠΙΣ/ΕΟΠΠΕΠ, Υπ.Υγείας, ΤΑΥΤΕΚΩ, Δημόκριτος, Περιφέρεια Κρήτης κ.α. Στα θετικά θα μπορούσα να σημειώσω την ενσωματωμένη λειτουργικότητα διαχείρισης ροής εργασιών, που, κατά την άποψή μου, αν στηριζόταν σε κάποια μηχανή ανοιχτών προτύπων θα έδινε ακόμη μεγαλύτερο πλεονέκτημα. Ανάμεσα στα αρνητικά η καθυστέρηση υιοθέτησης του αμιγώς web μοντέλου (πιθανότατα και λόγω των περιορισμών της διαχείρισης της διαδικασίας σάρωσης μέσα από τον φυλλομετρητή).

  • Την εφαρμογή Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο/Roadmap της Archimedia που, όπως φαίνεται, έχει προμηθευτεί κεντρικά η ΜΟΔ ΑΕ για λογαριασμό όλων των ειδικών υπηρεσιών που έχουν σχέση με διαχείριση κοινοτικών προγραμμάτων. UPDATE 2014: Στο διαγωνισμό για Επέκταση συμβολαίου υποστήριξης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου γίνεται αναφορά στο προϊόν  «plethora e-protocol» (που πρόκειται για νεότερη έκδοση του Roadmap Protocol, η οποία φαίνεται αξιοποιεί το Αctiviti σε κάποιο βαθμό), χωρίς, όμως, να αναφέρονται άλλα στοιχεία προδιαγραφών για περαιτέρω διασύνδεση με άλλες εφαρμογές π.χ. ΟΠΣ Εργόραμα, ΔΙΑΥΓΕΙΑ ή κάλυψη των πιο πρόσφατων απαιτήσεων για ηλεκτρονικές υπογραφές ή ακόμη αν περιλαμβάνεται η κάλυψη αναγκών διαχείρισης εγγράφων.

Aίσθησή μου ότι από τις περισσότερες προσεγγίσεις φαίνεται να απουσιάζει η δυνατότητα αλληλοεπικοινωνίας (ώστε να είναι δυνατό κάποιο federation) κάτι που μακροπρόθεσμα καθιστά την αποφυγή μιας κεντρικής λύσης (α λα ΔΙΑΥΓΕΙΑ) μάλλον αδύνατη. (UPDATE 2015 Εκτός κι αν μας …»προλάβουν» εξελίξεις στο επίπεδο των #blockchain τεχνολογιών). Για να δούμε πώς θα εξελιχθούν τα πράγματα ενόψει και άλλων μακρόπνοων έργων (τύπου CRMS, επέκτασης του ΕΡΜΗ, CEF eDelivery κ.α.)…