Αρχική διαβούλευση για «Απλούστευση Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης»

ye1_logoΣτο έργο της «Απλούστευσης Διαδικασιών Ενιαίου Φορέα Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης» έχω ξανα-αναφερθεί παλιότερα αλλά αφού πρόσφατα εντόπισα εξελίξεις σχετικά με το 1ο ΥΕ (που έχει κατακυρωθεί στην εταιρεία Planet ενώ το υπόλοιπο έργο το υλοποιεί ο ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ), είπα να αφιερώσω ιδιαίτερη αναφορά.

Στο χώρο της Ηλεκτρονικής Διαβούλευσης των αποτελεσμάτων αξιολόγησης των διαδικασιών είχε αναρτηθεί το σχετικό κείμενο «Αρχική Διάγνωση» (οι επισημάνσεις δικές μου!) και υπήρχε πρόσκληση προς τους υπηρεσιακούς παράγοντες για συμπλήρωση ενός ερωτηματολογίου. Παρόλο που τυπικά αυτή τη στιγμή δεν ανήκω στο συγκεκριμένο target group, θεώρησα σωστό να δοκιμάσω και να υποβάλω αυτά που κατά καιρούς έχω γράψει:

1) Συμφωνείτε με την αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών; Αν όχι παρακαλούμε τεκμηριώστε τη διαφωνία σας:

Ι. Γενικές διαπιστώσεις:
Αν και γενικά συμφωνώ με την προσπάθεια περιγραφής των διαδικασιών,  θα περίμενα οπτική υποβοήθηση/διαγραμματική αποτύπωση με εκτενέστερη αναφορά σε αρμοδιότητες (και βεβαίως στην πορεία αναφορά και στο νέο οργανισμό του Υπ.Παιδείας). Επιπλέον, αρνητικά θα σημείωνα τα ακόλουθα:
1) Αποφυγή ένταξης των συγκεριμένων διαδικασιών στο ευρύτερο πλαίσιο λειτουργίας του Υπ.ΠΑΙΘ:
– Ταυτοποίηση χρηστών (τόσο τελικών ενδιαφερόμενων όσο και χρηστών) – ρόλοι
– Αποσαφήνιση σχέσης παρόντος ΠΣ με το σύστημα διακίνησης (e-)εγγράφων (στο έργο eDataCenter – σε επίπεδο προδιαγραφών αλλά όχι σε επίπεδο παραδοτέων/τελικής λειτουργικότητας – αντιμετωπίζονταν ενιαία).
2) Απόπειρα αναβολής αντιμετώπισης με αναφορά σε νέο έργο (στο νέο προγραμματικό πλαίσιο). Άποψή μου ότι πρέπει να ενταθεί η προσπάθεια αντιμετώπισης στο πλαίσιο του παρόντος έργου. Άλλωστε έχει υπάρξει στο παρελθόν (και εξακολουθεί) η συνδρομή από έργα όπως αυτό της «Yποστήριξης Υπουργείου Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων σε Επιστημονικά και Τεχνολογικά Θέματα»  (τακτικός προϋπολογισμός).
ΙΙ. Ειδικές διαπιστώσεις:
– Γνωστοποίηση προσκλήσεων και αποτελεσμάτων διαδικασιών: Να ληφθεί υπόψη η ΥΑ ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης.
– Γενίκευση της διαδικασίας ανάληψης υπηρεσίας σε όλες τις πιθανές θέσεις και διατήρησή τους ηλεκτρονικά.
– Για τη διαδικασία 6.Β (Αποσπάσεις σε Φορείς) έχει υπάρξει σχετικό αίτημα υποστήριξης από ΠΣ (http://apospasmenoi-minedu.blogspot.gr/2013/06/blog-post_28.html) όπου αναδεικνύεται η ανάγκη γνωστοποίησης των αναγκών αλλά και των παραμέτρων των αποσπάσεων (π.χ. περιγραφή θέσης, διάρκεια απόσπασης μιας και έχουν εισαχθεί διάφορες αποκλίσεις από το 1 έτος), υποβοήθησης της διαδικασίας κατάταξης/επιλογής (μέσω της εισαγωγής πολλών κριτηρίων/μοριοδότησης (ευέλικτα/ξεχωριστά από κάθε οργανισμό) (ενώ στη διαδικασία 6.Β.5 αναφέρεται ότι δεν υπάρχει αδυναμία) και ακόμη και εκ των υστέρων επιλογής (ειδικά αν υπάρχει η δυνατότητα πολλαπλών επιλογών από τον ενδιαφερόμενο που όπως πληροφορούμαι φέτος καταργήθηκε εκ νέου). Τέλος, έχω την αίσθηση ότι το «Εκπαιδευτικός που επιθυμεί να αποσπαστεί σε περισσότερους από έναν Φορείς ή Υπηρεσίες που εποπτεύονται από το Υπουργείο Παιδείας υποβάλλει ισάριθμες Αιτήσεις» δεν ισχύει. Η αίτηση είναι μια (κοινή με αυτήν της απόσπασης σε ΠΥΣΠΕ/ΠΥΣΔΕ) αλλά τα δικαιολογητικά αναπαράγονται τόσες φορές όσες οι φορείς (ΑΝ δίνεται η επιλογή περισσότερων του ενός).
– Στη διαδικασία επιλογής ωρομισθίων (τρέχον σύστημα «online» με πολλαπλές επιλογές – διαδικασία 2.3-2.5) εμπλέκεται διαδικασία «διαπραγμάτευσης» εκτός ΠΣ (συνήθως μέσα από τηλεφωνική ενημέρωση) χωρίς να δίνεται η πλήρης εικόνα αναγκών στον ενδιαφερόμενο (που μπορεί να καθυστερεί την ειδοποίηση για το ενδιαφέρον/ανάληψη μέχρι να έχει νεότερα από άλλη περιοχή). Χρειάζεται αποτύπωση της διαδικασίας με ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο.

2) Ποια ή ποιες από τις αδυναμίες που έχουν εντοπιστεί θεωρείτε ως την/ τις πιο κρίσιμη/ κρίσιμες. Παρακαλούμε βαθμολογήστε το βαθμό κρισιμότητας με ακέραιο ψηφίο στην κλίμακα από 1 έως 10 με το βαθμό 10 να λαμβάνει η κρισιμότερη αδυναμία:

3) Αν δεν υπήρχε η δυνατότητα να αντιμετωπιστούν όλες οι προαναφερόμενες αδυναμίες, η διαχείριση ποιας ή ποιων κατά προτεραιότητα θεωρείτε ότι θα είχε σημαντική συμβολή στη βελτίωση της υφιστάμενης κατάστασης;:

Η προτεραιότητα βελτίωσης θεωρώ ότι θα πρέπει να είναι ακριβώς αποτέλεσμα του παρόντος υποέργου μέσα από την αποτύπωση και εκτέλεση/προσομοίωση των διαδικασιών με τα τυπικά μεγέθη/παραμέτρους που έχουν συγκεντρωθεί.

4) Υπάρχουν άλλα προβλήματα/ αδυναμίες που έχετε εντοπίσει και δεν περιλαμβάνονται στα ευρήματα της διάγνωσης; Αν ναι παρακαλούμε να τα επισημάνετε / τεκμηριώσετε:

Βασικό πρόβλημα της προσέγγισης θεωρώ ότι είναι η επιμονή στην εκ των υστέρων απόπειρα απλούστευσης και μοντελοποίησης ενός συγκεκριμένου στιγμιότυπου του πλαισίου. Άποψή μου είναι ότι το συγκεκριμένο πρόβλημα αποτελεί χαρακτηριστική περίπτωση για εφαρμογή της αντίστροφης προσέγγισης, όπου οι νομοθετικές παρεμβάσεις και η τεκμηρίωσή τους θα έπρεπε να προέρχονται ακριβώς μετά από τον εντοπισμό των αδυναμιών και τις προτάσεις/σενάρια προσομοίωσης που θα προέρχονται από την εφαρμογή της μοντελοποίησης και παρακολούθησης εκτέλεσης των διαδικασιών.

5) Τί προτείνετε για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν διαγωνιστεί; Παρακαλούμε να διατυπώσετε τις σχετικές προτάσεις σας.:

(Παρακαλώ να διορθωθεί στην ερώτηση το διαγωνιστεί -> διαγνωστεί ).
Προσωπική μου άποψη είναι ότι για την αποφυγή μιας «προσαρμοσμένης στο τρέχον στιγμιότυπο» βελτίωσης, “σκελετός” της προσέγγισης (τόσο σε επίπεδο αποτύπωσης/μοντελοποίησης όσο και υλοποίησης/εκτέλεσης) θα πρέπει να είναι ένα σύστημα αυτοματοποίησης και εκτέλεσης διαδικασιών (BPMS) με συνέπεια στο τρέχον υποέργο να δοθεί έμφαση αρχικά στην αποτύπωση (π.χ. σε BPMN 2.0) και στη συνέχεια προσομοίωση των διαδικασιών και τα αποτελέσμα να δοθούν προς υλοποίηση από ΠΣ «ενορχήστρωσης» βασισμένο στα υπάρχοντα ή/και σε νέα διαλειτουργούντα Π.Σ.

Αναφορές:
[1] Μοντελοποίηση αναγκών εκπαιδευτικού δυναμικού (https://pgaval.wordpress.com/2009/11/16/teacher-need-models/)
[2] Διακοσμητική η διαδικασία αμοιβαίων μεταθέσεων; (https://pgaval.wordpress.com/2008/05/09/amoibaies_metatheseis/)
[3] Υποστήριξη Αποσπάσεων σε Φορείς από Πληροφοριακό Σύστημα (http://apospasmenoi-minedu.blogspot.gr/2013/06/blog-post_28.html)
[4] Πληροφορική υποστήριξη και ΚΥ Υπουργείου Παιδείας (https://pgaval.wordpress.com/2012/11/12/minedu_ky_ict/)

Ευχαριστώ εκ των προτέρων για τη δυνατότητα συμμετοχής.

Αν και δεν υπήρχε εναλλακτικός τρόπος επικοινωνίας, φαντάζομαι η σχετική Επιτροπή Παρακολούθησης θα είναι διαθέσιμη για διευκρινήσεις, αν χρειαστεί.

Ας περιμένουμε τη σχετική «αποδελτίωση» της διαβούλευσης και τη δουλειά για το νέο γύρο, λοιπόν…

 

UPDATE 2016-07 Παρά την προσπάθεια παρακολούθησης της διαδικασίας, δεν υπήρξε κάποια απάντηση ή/και «αποδελτίωση» της παραπάνω διαβούλευσης. Η προσπάθεια εντοπισμού των παραδοτέων συνεχίστηκε και μόνο μέσα από την επαναλειτουργία της ΟΔΕ Ψηφιακή Πολιτικής απέδωσε καρπούς μόλις τα μέσα Ιουλίου του 2016, οπότε και μοιράστηκαν σε ηλεκτρονική μορφή σε όλα τα μέλη της ΟΔΕ.

Advertisements

Έργα με μοντελοποίηση διαδικασιών (και η απόσταση από την αυτοματοποίηση)

Η απαίτηση (ως κριτήριο χρηματοδότησης) για μοντελοποίηση διαδικασιών (στο πλαίσιο της απλούστευσης) εμφανίζεται σε διάφορες προσκλήσεις από το ΕΠ Διοικητικής Μεταρρύθμισης. Ενδεικτικά, στο (αρχικό) κείμενο της Πρόσκλησης 29 (εδώ τα έργα που έχουν ενταχθεί σ’ αυτήν) αναφέρεται:

Η απλουστευμένη διαδικασία θα πρέπει να έχει μοντελοποιημένη μορφή, μετά από αξιοποίηση ανοιχτών προτύπων, ώστε η οποιαδήποτε μελλοντική της τροποποίηση να είναι εύκολα προσαρμόσιμη με την τροποποίηση συγκεκριμένων παραμέτρων. Η αρχική καταγραφή της υφιστάμενης διαδικασίας θα πρέπει να πραγματοποιηθεί με χρήση κατάλληλου προϊόντος λογισμικού, το οποίο θα υποστηρίζει κατ’ ελάχιστον την αποτύπωση των ακόλουθων στοιχείων, ανά διαδικασία:

  1. Τους εμπλεκόμενους στην εκτέλεση της διαδικασίας με βάση το ρόλο τους (π.χ. πολίτης, επιχείρηση, αρμόδιος υπάλληλος, προϊστάμενος, ασφαλιστικός οργανισμός, κ.λπ.)
  2. Το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την εκτέλεση της προς απλούστευση διαδικασίας
  3. Τη ροή εργασίας που ακολουθεί η εκτέλεση της διαδικασίας, σε γραφική αναπαράσταση με βάση πρότυπη σημειογραφία (BPMN ή UML-Activity Diagram)
  4. Τις εισόδους και εξόδους, καθώς και τη δομή των δεδομένων εισόδου και εξόδου
  5. Τα διακινούμενα έντυπα και πληροφορίες της διαδικασίας
  6. Τα τυχόν πληροφοριακά συστήματα ή εφαρμογές που υποστηρίζουν την εκτέλεση της διαδικασίας.

Με βάση την αποτύπωση αυτή να πραγματοποιηθούν στη συνέχεια:

α. ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης για κάθε διαδικασία, αναγνωρίζοντας
και προσδιορίζοντας δείκτες απόδοσης, σημεία συμφόρησης, κόστος κ.λπ. κάθε
διαδικασίας,

β. ανασχεδιασμός, απλοποίηση, βελτίωση κάθε διαδικασίας, εξετάζοντας
διαφορετικά σενάρια εκτέλεσης της διαδικασίας και αξιολογώντας τις
επιπτώσεις κάθε πιθανού σεναρίου στην απόδοση της διαδικασίας.

Οι νέες απλοποιημένες διαδικασίες θα πρέπει να αποτυπωθούν με τη χρήση του ίδιου προϊόντος λογισμικού. Η αποτύπωση των διαδικασιών θα πρέπει υποχρεωτικά να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Ελληνικού Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (www.e-gif.gov.gr), όπως αυτές αποτυπώνονται στα πρότυπα «Μοντέλο Τεκμηρίωσης» και «Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας και Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Συναλλαγών», καθώς και στα λοιπά πρότυπα του ανωτέρω πλαισίου, όπου αυτά έχουν εφαρμογή (σ.σ.: όπως τη Σημειογραφία των Προτύπων BPMN και UML).

Επίσης, στην περίπτωση ηλεκτρονικής διεκπεραίωσης της απλουστευμένης διαδικασίας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται XML σχήματα.

(Σημείωση: Ανάμεσα στα έργα που έχουν ενταχθεί στην Πρόσκληση 29 είναι και αυτό της «Απλούστευσης Διαδικασιών Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης» στο οποίο έχω αναφερθεί παλιότερα).

Αντίστοιχο πλαίσιο τίθεται, για παράδειγμα, και στην Πρόσκληση 56 (ΕΠ ΔΜ) για αναβάθμιση της λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών των ΑΕΙ (με έργα με μεγάλους προϋπολογισμούς και για κάθε Πανεπιστήμιο ξεχωριστά!) που ακολούθησε την αντίστοιχη για μελέτες οδικών χαρτών (αν και στις σχετικές αποφάσεις ένταξης οι αναφορές δεν είναι τόσο ρητές) ενώ αναφορές σε μοντελοποίηση διαδικασιών γίνονται (ενδεικτικά) και στα «αμιγή» έργα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (της Πρόσκληση 57):

Παρόμοιες αναφορές βρίσκει κανείς και σε έργα του Ε.Π. Τεχνικής Υποστήριξης Εφαρμογής (Τεχνική Βοήθεια) αλλά και σε (εντελώς ενδεικτικά!) έργα του Ε.Π. Ψηφιακής Σύγκλισης:

Γενική διαπίστωση ότι δεν είναι τόσο ξεκάθαρες οι αναφορές σε προδιαγραφές των τυχόν πληροφοριακών συστημάτων ή εφαρμογών που υποστηρίζουν την εκτέλεση των διαδικασιών. Σε ένα από τα λίγα έργα που συνοδεύονται ρητά με Πληροφοριακό Σύστημα (αυτό της Μοντελοποίησης διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ) (Πρόσκληση 7), η Ενέργεια 2.1 του Υποέργου 2 αναφέρεται σε «Ανάπτυξη Εφαρμογών για τη Μοντελοποίηση των διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ)» με παραδοτέα:

  • Παραδοτέο 2.1.1: Εφαρμογή εκτέλεσης μοντελοποιημένων διαδικασιών του Υπαλληλικού Κώδικα
  • Παραδοτέο 2.1.2: Εφαρμογή παρακολούθησης της εκτέλεσης των μοντελοποιημένων διαδικασιών του Υπαλληλικού Κώδικα και παραγωγής αναφορών.

Θα είχε ενδιαφέρον να δει κανείς πόσα από τα έργα αυτά (και τις άλλες σχετικές δράσεις) έχουν προχωρήσει. Μια πρώτη αναζήτηση στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ δεν είχε πολύ ενθαρρυντικά αποτελέσματα ενώ από τις πιο γνωστές υλοποιήσεις που έχω υπόψη μου βάσει μιας παρουσίασης σε εκδήλωση «Ημέρες Συνεργασίας» είναι αυτή των Υπηρεσιών Μιας Στάσης/ΓΕΜΗ.
Δεδομένης της γκάμας διαδικασιών και εφαρμογών στο πλαίσιο της προβλεπόμενης  αξιολόγησης  των παραπάνω παρεμβάσεων από την ΕΥΔ του Ε.Π.  «Διοικητική Μεταρρύθμιση 2007-2013» ως προς τη συνεισφορά τους στο στόχο της μείωσης των διοικητικών επιβαρύνσεων,  θα είχε νόημα να συγκεντρωθούν τα παραδοτέα που αφορούν την αποτύπωση των διαδικασιών μαζί με τα αντίστοιχα άλλων έργων από το προηγούμενο ΚΠΣ (βλ. LGAF), και μαζί να αποτελέσουν το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας βιβλιοθήκης αναπαραστάσεων στο πλαίσιο δημιουργίας μιας κοινότητας γύρω από το συγκεκριμένο αντικείμενο (εδώ περιγράφεται αντίστοιχη γερμανική πρωτοβουλία). Παράλληλα, θα υποστήριζε και την ιδέα της ενορχήστρωσης διαδικασιών είτε κεντρικά με μοντέλο SaaS είτε σε federated μοντέλο. (Τι καλή συγκυρία το «άνοιγμα» της πλατφόρμας effektif – πακέτο με παρακολούθηση της διαχείρισης αλλαγών/προσαρμογών!).

 

 

 

 

 

UPDATE 2013-12: Δυστυχώς, για το έργο της  μοντελοποίησης διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ) δεν έχω καλά νέα μιας και, πρόσφατα που ανέλαβα τη διαχείρισή του (δικαιούχος είναι η ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ), έμαθα ότι έχει «παγώσει» (πιθανότατα λόγω Ενιαίου Συστήματος Διοίκησης Ανθρώπινου Κεφαλαίου (ΕΣΔΑΚ)) στη φάση της αξιολόγησης των δικαιολογητικών των υποψήφιων αναδόχων του Υποέργου 1 (ως προς την έγκριση των σχετικών πρακτικών από την πολιτική ηγεσία) εδώ και καιρό και έκτοτε δεν υπάρχει κάποια εξέλιξη.

UPDATE 2014-08: Η έλλειψη εξέλιξης στο συγκεκριμένο έργο (και όχι μόνο) έρχεται να …επισημοποιηθεί με την απένταξή του στην πρόσφατη εξυγίανση (=μαζική απένταξη έργων) από την ΕΥΔ του ΕΠ Διοικητική Μεταρρύθμιση.

UPDATE 2014-11: Μια απόπειρα/πρωτοβουλία για την εξασφάλιση κάποιων εικονικών μηχανών στην υποδομή του okeanos με στόχο την εγκατάσταση και τον πειραματισμό με πλατφόρμες αποτύπωσης διαδικασιών ανοιχτού κώδικά (σαν ένα πρωτόλειο συνεργατικό αποθετήριο), δεν απέδωσε.

okeanos_processlib

UPDATE 2016-02: Μια από τις λίγες απόπειρες που κατάφερα να εντοπίσω που προσπαθούν να αξιοποιήσουν την προσέγγιση αυτή (έστω δι-ερευνητικά)