Αξιοποίηση εργαλείων συνεργασίας

Η ανάγκη συνεργασίας για τη σύνταξη κειμένων/αναφορών παρουσιάζεται συχνά. Η εμπειρία δείχνει ότι η πρώτη κίνηση της αξιοποίησης των παραδοσιακών εφαρμογών γραφείου και η ανταλλαγή των εγγράφων (μέσω π.χ. ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) δε λειτουργεί αποδοτικά (πολλαπλές εκδόσεις, αδυναμία συγχρονισμού/παρακολούθησης αλλαγών κλπ). Έτσι, εύκολα καταφεύγει κανείς στο επόμενο βήμα, δηλαδή σε λύσεις μέσα από τον φυλλομετρητή (browser). Άλλωστε, ο δρόμος μέχρι ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων/γνώσης (πόσο μάλλον εμπλουτισμένο με ευέλικτο σύστημα διακίνησης/ανάθεσης κλπ) με παράλληλη πρόσβαση τόσο σε desktop περιβάλλον όσο και μέσω φυλλομετρητή φαίνεται να είναι ακόμη αρκετά μακρύς.

Ανάμεσα στα πιο δημοφιλή εργαλεία που επιτρέπουν τη συνεργασία και -εμμέσως;- τη συγκέντρωση/διατήρηση/διάχυση της όποιας επιχειρησιακής γνώσης, μπορεί να συναντήσει κανείς:

  • Πλατφόρμες Wiki
  • Υπηρεσίες τύπου Google Drive
  • Εγκαταστάσεις Etherpad (pads)

Μέχρι στιγμής προσωπικά τα έχω αξιοποιήσει σε διάφορες περιπτώσεις (με …ανάμικτα αποτελέσματα):

  • Καταγραφή διαδικασιών στο Τμήμα Προμηθειών του ΟΕΕΚ

Αξιοποιήθηκε η λύση του Google Docs (έκανε τα πρώτα της ..βήματα τότε). Δεν προχώρησε μιας και υπήρξε (κάπως ακραία – αφού είχε μέχρι και αναφορά σε πειθαρχικά μέτρα – αλλά και προσχηματική) αντίρρηση λόγω πιθανότητας «διαρροής στοιχείων» (αν και δεν υπήρχαν στοιχεία προσωπικών δεδομένων). (UPDATE 2013-10: Οι φόβοι αποδείχτηκε ότι δεν ήταν και εντελώς εκτός πραγματικότητας 😉 ).

  • Συγκέντρωση και διάχυση εργασιών

Η αξιοποίηση της παραπάνω υπηρεσίας (Google Drive) είναι σαφώς πιο άνετη εκτός τυπικής εκπαίδευσης, στο πλαίσιο της ΔΒΜ και των τμημάτων ενηλίκων (παρουσιάζοντας παράλληλα και παρόμοιες υπηρεσίες ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος να θεωρηθεί διαφήμιση – αν και η …τοποθέτηση προϊόντος δεν είναι κάτι ξένο με το εκπαιδευτικό υλικό στο χώρο 😉 ) και επιτρέπει τόσο την επικοινωνία όσο και τη συγκέντρωση και διάχυση των εργασιών που ανατίθενται και εκπονούνται στο πλαίσιο του μαθήματος.

  • Ομάδες εργασίας (π.χ. εκπαιδευτικών μηχανικών πληροφορικής ή ομάδα εκπαίδευσης στο πλαίσιο της ΕΜηΠΕΕ)

icteduengteam_emhpee_pbworks

Παρόλο που υπήρχε η δυνατότητα (και δοκιμάστηκε) εγκατάστασης του mediawiki στο χώρο φιλοξενίας του site της ΕΜηΠΕΕ, η εξοικείωση των συμμετεχόντων με τη λειτουργικότητα του PbWorks.com (πρώην pbwiki.com) μας οδήγησε στην υιοθέτησή του. Για τις ανάγκες (σύγχρονων) τηλεδιασκέψεων αξιοποιήθηκαν οι δυνατότητες του Skype (μιλάμε για μικρή σχετικά ομάδα εργασίας της τάξης των 7-8 συμμετεχόντων κάθε φορά).

  • Συνεργασία ομάδων συγχώνευσης ΕΟΠΠ, ΕΚΕΠ, ΕΚΕΠΙΣ

eoppep_pbworks

Για το διάστημα που μεσολάβησε της απόφασης για συγχώνευση μέχρι τη μετακόμιση στο ίδιο κτίριο, η συγκέντρωση στοιχείων και η επικοινωνία υποβοηθήθηκε από ένα (ακόμη) wiki (με χαμηλή, όμως, συνεισφορά) στην πλατφόρμα PbWorks.com

  • Καταγραφή διαδικασιών ομάδας ΟΠΣΥΔ (ΚΥ Υπ. Παιδείας)

Καθώς η εργασία αυτή αποτελούσε πρωτοβουλία μου στο πλαίσιο της εξοικείωσης με τις διάφορες εργασίες της ομάδας και αφού δεν κατάφερα να εξασφαλίσω άλλους πόρους, αποφάσισα να εγκαταστήσω στο σταθμό εργασίας μου (με το προφανές πρόβλημα της διαθεσιμότητας και όχι μόνο) το docuwiki. Στα θετικά το γεγονός ότι δεν χρειαζόταν βάση δεδομένων.

docuwiki_opsyd

  • Καταγραφή διαδικασιών ομάδων ΟΠΣΥΔ και eDataCenter (ΚΥ Υπ.Παιδείας)

Με την απόπειρα εξέτασης/υιοθέτησης του Redmine ως πλατφόρμα συνεργασίας  (πέρα από τη λειτουργικότητα διαχείρισης έργων και ως helpdesk με στόχο την αντικατάσταση εγκαταστάσεων OpenERP και OTRS) των ομάδων ΟΠΣΥΔ και eDataCenter, e_aitisi_redmineεγκαταστάθηκε η εφαρμογή σε (τοπικό) εξυπηρετητή και αξιοποιήθηκε το ενσωματωμένο wiki (κάθε έργο έχει το δικό του χώρο) αφού έγινε μετάπτωση των στοιχείων από το docuwiki. (Tο μεγαλύτερο μέρος  χειρωνακτικά και με διάφορες παρεμβάσεις καθώς οι γλώσσες markup δεν ακολουθούν την ίδια σύμβαση – ελπίζω σε λίγο καιρό προσπάθειες όπως η creole ή εργαλεία σαν το GitHub markup να βοηθήσουν στην κατεύθυνση της εύκολης μεταφερσιμότητας). Στα θετικά της γλώσσας περιγραφής του Redmine η εύκολη «διασύνδεση» με άλλα τμήματα της εφαρμογής (π.χ. αναφορές σε issues, documents κλπ). Ιδιαίτερο ενδιαφέρον είχε η διερεύνηση και δοκιμή των δυνατοτήτων issue tracking της συγκεκριμένης πλατφόρμας μέσω εγκατάστασης και προσαρμογής κατάλληλων plugin (π.χ. RedmineCRM).

Υ.Γ. Δυνατότητες υποστήριξης συνεργασίας έχει και η πλατφόρμα Microsoft Sharepoint στην οποία βασίζεται το ΠΣ eDataCenter αλλά, όπως έχω σημειώσει σε προηγούμενη ανάρτηση, δεν αξιοποιούνταν προς την κατεύθυνση αυτή.

Ρόλος μονάδας πληροφορικής σε έναν οργανισμό

Ο ρόλος της μονάδας πληροφορικής σε έναν οργανισμό είναι γενικά ανοικτό ζήτημα. Πολλές οι διαφορετικές αντιμετωπίσεις τόσο ως προς τη λογοδοσία, το σημείο ένταξης στο οργανόγραμμα, την επιχειρησιακή συμμετοχή, του εύρους υποστήριξης αποφάσεων, το βαθμό «εξάρτησης» από εξωτερικούς προμηθευτές κ.α.

Ένα από τα ανοικτά θέματα είναι και το μοντέλο κατανομής των βαρών. Επειδή φαίνεται πως δεν είναι μεμονωμένη περίπτωση, θεώρησα καλό να καταγράψω τη θέση που πήρα προς την κατεύθυνση ενός λιγότερο κατανεμημένου μοντέλου με συγκέντρωση αρμοδιοτήτων, συνολικής/μεγάλης εικόνας, αποφάσεων προδιαγραφών κλπ στην αρμόδια μονάδα και περιγράφω αναλυτικότερα  τα βασικά σημεία μιας παρέμβασής* μου:

(Σημείωση: Το έγγραφο είναι στη διάθεση όποιου ενδιαφέρεται αλλά δεν το αναρτώ αφού θεωρείται «εσωτερικό» έγγραφο παρόλο που ο Οργανισμός έχει καταργηθεί προ πολλού).

  • Στη Δ/νση Οικονομικού του Οργανισμού παρατηρούνταν αρκετές ανάγκες πληροφορικής υποστήριξης (υποδομή, εφαρμογές, αναβαθμίσεις, δικαιώματα πρόσβασης, πολιτική αντιγράφων ασφαλείας κλπ)
  • Η πρακτική στις διαδικασίες του Τμήματος Πληροφορικής εξαντλούνταν στη φιλοξενία των εξυπηρετητών στους χώρους του
  • Την ίδια ώρα στη Δ/νση Οικονομικού δεν υπήρχαν ούτε οι διαδικασίες για να καλυφθεί το παραπάνω κενό (δεν υπήρχε καν η τυπική εξουσιοδότηση για πρόσβαση στον εξυπηρετητή) αλλά ούτε και το απαιτούμενο προσωπικό (μιας και απαιτούνταν μια ομάδα πληροφορικής υποστήριξης εντός της Δ/νσης Οικονομικού) με αποτέλεσμα αυτές να καλύπτονται «άτυπα» ανάλογα με τη διαθεσιμότητα προσωπικού με κατανόηση των σχετικών αναγκών, χωρίς να υπάρχει η απαιτούμενη συνέχεια
  • Συνέπεια του παραπάνω «κενού αρμοδιοτήτων» ήταν ο Οργανισμός να «ζει επικινδύνως» ως προς την ασφάλεια των στοιχείων και το έργο της Δ/νσης Οικονομικού να δυσχεραίνεται ακόμη περισσότερο ενόψει της παραλαβής και παραγωγικής λειτουργίας της εφαρμογής Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ή/και λόγω άλλων νέων αναγκών, όπως  ήταν η υποστήριξη της διαδικασίας αποτύπωσης των μισθοδοτικών καταστάσεων τόσο της ΚΥ όσο και των ΙΕΚ στο υπό διαμόρφωση πρότυπο της ΓΓΠΣ/Ενιαίας Αρχής Πληρωμών.
  • Παρόμοια θέματα παρουσιάζονταν και στην υποστήριξη των περιφερειακών δομών, με μεγάλο βαθμό αυτενέργειας/πρωτοβουλίας κάθε δομής.

Επικαλούμενος και το ΦΕΚ 1022/ΥΑ Ε/18920/20-11-1997, όπου ορίζονταν οι ακόλουθες αρμοδιότητες:

 Γ.2 Αρμοδιότητες Τμήματος Πληροφορικής

 Στην αρμοδιότητα του Τμήματος αυτού ανήκουν τα θέματα που αφορούν:

  1. Το σχεδιασμό, την ανάπτυξη, την εφαρμογή και τη συντήρηση ενός ενιαίου, ασφαλούς και διαβαθμισμένου συστήματος μηχανογραφικής υποστήριξης όλων των λειτουργιών του Ο.Ε.Ε.Κ. και των ΙΕΚ.

  2. Την εγκατάσταση, τη διαχείριση και την τεχνική υποστήριξη των Πληροφοριακών Συστημάτων του Ο.Ε.Ε.Κ.

  3. Την ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και ασφάλειας των Πληροφοριακών Συστημάτων του Ο.Ε.Ε.Κ.

  4. Τη δημιουργία προτύπων για την ανάπτυξη και συντήρηση των Πληροφοριακών Συστημάτων

  5. Τη συμμετοχή στην αξιολόγηση επενδύσεων του Ο.Ε.Ε.Κ στο χώρο της Πληροφορικής,

πρότεινα:

  • τον εμπλουτισμό των τρεχουσών αρμοδιοτήτων του Τμήματος Πληροφορικής σε ομάδες τεχνικής υποστήριξη/υποστήριξης υποδομών (εντός και εκτός ΚΥ) και σε υποστήριξη και ανάπτυξη εφαρμογών στη λογική καταγραφής των σχετικών αιτημάτων υποστήριξης προς όλους
  • την τεκμηρίωση και μεταφορά αρμοδιοτήτων που έχουν να κάνουν με τετριμμένη εισαγωγή ή/και επεξεργασία στοιχείων (data entry), που φαίνεται πως κάλυπτε μεγάλο μέρος του προσφερόμενου έργου, στα αρμόδια τμήματα (βλ. επιχειρησιακοί χρήστες)
  • την αναβάθμιση του ρόλου του μέσω και της κατάλληλης στελέχωσής του κατά τη διαδικασία κατανομής προσωπικού από τη Δ/νση Διοικητικού ώστε να αναληφθούν πρωτοβουλίες για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και να αποφευχθεί το φαινόμενου του «ενός πληροφορικού σε κάθε τμήμα για – περιστασιακή και απομονωμένη – λύση προβλημάτων

Εσάς ποιά θα ήταν η άποψή σας;

* Η συγκεκριμένη παρέμβαση θυμάμαι προκάλεσε την άμεση αντίδραση της διοικητικής ιεραρχίας αλλά μάλλον για διαφορετικό λόγο από το περιεχόμενό της, μιας και έγινε επίκληση των ακόλουθων τυπικών αλλά – ουσιαστικών (;) για τη διακίνηση εγγράφων και των Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας – θεμάτων:

  • Είχε τίτλο «Υπηρεσιακό Σημείωμα» (αντί κάτι της μορφής  «αναφορά», «αίτημα» κλπ)
  • Είχε αρ. εισερχόμενου πρωτοκόλλου (ενώ είχα φροντίσει για την έγκριση/υπογραφή του Δ/ντή της Δ/νσης Οικονομικού) και κοινοποιούνταν και στη Διοίκηση

Εν ολίγοις, η σύσταση ήταν ότι θα έπρεπε να υποβληθεί προς την οικεία Δ/νση και από εκεί θα προωθούνταν προς την ιεραρχία.

Υ.Γ. Η συγκεκριμένη κίνηση, πάντως, ήταν η αφορμή για μια συζήτηση (αρκετά αργότερα και με αφορμή την κατάργηση του Οργανισμού) με τον τελευταίο Δ/ντή Οργάνωσης και Πληροφορικής (ο οποίος είχε κληθεί να «χειριστεί» το συγκεκριμένο έγγραφο και να ελέγξει πιθανά θέματα υπέρβασης καθήκοντος), όπου έγινε πιο ξεκάθαρη σε μένα και μια παρεξήγηση που φαίνεται να επικρατούσε για καιρό σχετικά με την ερμηνεία του όρου «σύστημα», καθώς επικαλέστηκε το παραπάνω ΦΕΚ και ισχυρίστηκε την ταυτοσημία «σύστημα = πληροφοριακό σύστημα».

Να ήταν η συγκεκριμένη παρεξήγηση αυτή που είχε οδηγήσει τον Οργανισμό στην τακτική κάθε επιχειρησιακό τμήμα να προδιαγράφει το εκάστοτε πληροφοριακό σύστημα χωρίς να «συμβουλεύτεται»/εμπλέκει το Τμήμα Πληροφορικής καθώς θεωρούσε ότι είχε την αποκλειστική ευθύνη με αποτέλεσμα την εύκολα παρατηρούμενη ετερογένεια λύσεων/προσεγγίσεων και έλλειψη ανταλλαγής στοιχείων ανάμεσα στα διάφορα ΠΣ (πολλές φορές ακόμη και για την ίδια επιχειρησιακή ανάγκη);

ΕΟΠΠ – Ένας νέος φορέας στο χώρο της Πιστοποίησης

Όπως προκύπτει από τον πρόσφατο Ν.3879 (ΦΕΚ 163/21-09-2010) για τη Δια Βίου Μάθηση για το ρόλο του νέου Εθνικού Φορέα Πιστοποίησης Προσόντων (ΕΟΠΠ) ένα είναι ξεκάθαρο: Ότι βασικός (επικαλούμενος) λόγος για τον οποίο διαχωρίστηκαν οι αρμοδιότητες φορέων με την προηγούμενη μορφή τους (όπως το ΕΚΕΠΙΣ, ο ΟΕΕΚ κλπ) ήταν η προσπάθεια για διαχωρισμό μεταξύ εκπαίδευσης/κατάρτισης και διαπίστευσης μαθησιακών αποτελεσμάτων ώστε να μην εμπλέκεται ο ίδιος φορέας και με τα δύο τμήματα της διαδικασίας (λόγω ασυμβίβαστου).

Οι δραστηριότητες του ΕΟΠΠ, του οποίου η έναρξη λειτουργίας είναι θέμα ημερών, φαίνεται να ανήκουν στη σφαίρα της Διαπίστευσης Ανθρώπινου Δυναμικού που είναι ένας από τους χώρους που εποπτεύει ο ΕΣΥΔ. Στον τελευταίο, μάλιστα, έχει συσταθεί και Ειδική Τεχνική Επιτροπή Φορεών (με τον αριθμό 4) που ασχολείται ακριβώς με την πιστοποίηση προσώπων και κάτω από την επίβλεψη της οποίας έχουν ήδη δοθεί σχετικές εγκρίσεις (πιστοποιητικά διαπίστευσης προσώπων), σύμφωνα με το ISO 17024:2003, σε ιδιωτικούς και μη φορείς.

Μάλιστα οι εγκεκριμένοι ιδιωτικοί φορείς έχουν συστήσει και σχετικό φορέα εκπροσώπησης – HellasCert ενώ ένας από τους πρώτους ιδιωτικούς φορείς στο χώρο – η prCert – έχει ενσωματωθεί στον δημοσίων συμφερόντων ΕΛΟΤ.

Ο ΟΕΕΚ είχε υπό την ευθύνη του 2-3 διαδικασίες που έχουν να κάνουν με το χώρο αυτό και όπως αναμένεται θα διατηρηθούν/ενδυναμωθούν στα πλαίσια του νέου φορέα:

  • Εξετάσεις Πιστοποίησης

Κατά τη διαδικασία αυτή, σε τακτά χρονικά διαστήματα (θεωρητικά 2 φορές κάθε χρόνο) διενεργούνταν από τον ίδιο το φορέα εξετάσεις που απευθύνονταν σε όσους είχαν ολοκληρώσει το μαθησιακό κύκλο σε δημόσια και ιδιωτικά ΙΕΚ

  • Έλεγχος Φορεών Πιστοποίησης Επάρκειας Δεξιοτήτων/Χειρισμού ΗΥ

Σύμφωνα με τη διαδικασία αυτή, ο ΟΕΕΚ ήταν ο εποπτεύων φορέας για ιδιωτικούς φορείς που αναλάμβαναν τη διαδικασία πιστοποίησης των δεξιοτήτων χρήσης ΗΥ (Βασικές Δεξιότητες Πληροφορικής) και ουσιαστικά οι φορείς που ήθελαν να δραστηριοποιηθούν στο χώρο έπρεπε να έχουν διπλή διαπίστευση τόσο από ΕΣΥΔ όσο και από τον ΟΕΕΚ. Μετά την πιστοποίηση της σχετικής ηλεκτρονικής διαδικασίας και τη σχετική αδειοδότηση του φορέα, η εποπτεία του ΟΕΕΚ κατά τη διαδικασία των εξετάσεων συνέχιζε να ελέγχεται με μέσα του ΟΕΕΚ (π.χ. επιτόπια παρουσία επιτηρητών κ.α.)

  • Ισοτιμίες

Έλεγχος δικαιολογητικών και κατάταξη φορέων

Σε εμένα, πάντως, παραμένουν πολλά αναπάντητα ερωτήματα ανάμεσα στα οποία είναι:

  • αν θα διατηρηθεί αυτός ο διπλός ρόλος του να διενεργεί ο ίδιος ο φορέας εξετάσεις (ή ότι άλλο περιέχεται στη διαδικασία πιστοποίησης) ή/και αν θα ελέγχει τρίτους φορείς που θα κάνουν παρόμοια δουλειά σε διαφορετικά ή και τα ίδια αντικείμενα
  • το εύρος των επιπέδων (του Εθνικού Πλαισίου Προσόντων) αλλά και των επαγγελμάτων όπου θα έχει δικαίωμα να «παρεμβαίνει» ο ΕΟΠΠ. Άραγε θα «μείνει» στην πιστοποίηση μόνο όσων επαγγελμάτων έχουν αρχίσει να περιγράφονται κατά τη σχετική Διαδικασία Ανάπτυξης Επαγγελματικών Περιγραμμάτων που έχει αναλάβει το ΕΚΕΠΙΣ; Τουλάχιστον για τα τρία υψηλά επίπεδα ρόλο πρωταγωνιστικό διεκδικούν (πέρα από ιδιωτικοί φορείς) τόσο οι επαγγελματικοί φορείς (π.χ. το ΤΕΕ στο χώρο των τεχνικών επαγγελμάτων, το ΕΒΕΑ -διεκδικώντας μάλιστα και το χώρο της Πληροφορικής, όπως προκύπτει κι από την αντίδραση της ΕΠΕ κ.α.) όσο και τα Πανεπιστήμια – Πανεπιστημιακά Ινστιτούτα, ενώ αρκετοί φορείς δεν κρύβουν τις «βλέψεις» τους και για τα πιο χαμηλά επίπεδα.
  • αν θα επικαιροποιηθεί το υλικό πιστοποίησης
  • αν θα επεκταθούν οι τρόποι πιστοποίησης τόσο ως προς τον αριθμό των τεχνικών όσο και ως προς την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών
  • αν θα περάσουν στην ευθύνη του νέου φορέα τα αποτελέσματα του έργου που αφορά στην καταγραφή όλων των φορέων που χορηγούν βεβαιώσεις και πιστοποιητικά

Για μια πρώτη διερεύνηση των τάσεων, μού φάνηκαν πολύ ενδιαφέρουσες (αν και πρέπει κανείς να τις δει υπό το νέο πρίσμα του συγκεκριμένου νομοθετήματος) οι εισηγήσεις στην περυσινή διημερίδα του ΤΕΕ με θέμα «Πιστοποίηση Επαγγελματικής Επάρκειας για την άσκηση Τεχνικών Επαγγελμάτων και Εξειδικεύσεων» ενώ σχετική εκδήλωση ήταν κι αυτή που έγινε πρόσφατα (αλλά δυστυχώς δεν παρακολούθησα) στα πλαίσια της eLearningExpo 2010 με θέμα «Από τα επαγγελματικά περιγράμματα στην πιστοποίηση επαγγελματικών προσόντων».

Αναμένουμε εξελίξεις λοιπόν…

UPDATE 2010-11-23: Η παραπάνω αναρτησούλα δημοσιεύτηκε (μετά από τις απαραίτητες προσαρμογές και την άδειά μου) και στη στήλη των Μηχανικών ΗΥ & Πληροφορικής – Για αυτά που μας ανήκουν στο Ενημερωτικό Δελτίο 2609 του TEE.

Υποστήριξη ενιαίας μισθοδοσίας

Η έναρξη των προσπαθειών της «Ομάδας Ενιαίας Μισθοδοσίας» της Ενιαίας Αρχής Πληρωμής (αρχικά στο πλαίσιο της ΓΓΠΣ) με βρήκε στη Δ/νση Οικονομικού του ΟΕΕΚ. Παρόλο που η ΚΥ του ΟΕΕΚ τυπικά ήταν υπεύθυνη μόνο για τη μισθοδοσία των υπαλλήλων της (και των αποσπασμένων σε αυτήν εκπαιδευτικών) αφού τα ΙΕΚ λειτουργούσαν αυτόνομα και η διαδικασία μετατροπής των στοιχείων μισθοδοσίας στη ζητούμενη μορφή ήταν σχετικά απλή, αποφάσισα να ασχοληθώ περισσότερο με το όλο θέμα αφού η όλη προσπάθεια υιοθέτησης ενός κοινού τρόπου αποτύπωσης (στη συγκεκριμένη περίπτωση των μισθοδοτικών καταστάσεων) αλλά και η διερεύνηση εργαλείων διαχείρισης της όλης πληροφορίας παρουσίαζε αρκετό ενδιαφέρον. Από τις πρώτες ενέργειες ήταν η πρόταση για δημιουργία μιας ομάδας συζητήσεων για τη ανταλλαγή εμπειριών με άλλους ενδιαφερόμενους φορείς (κυρίως σχολεία και διευθύνσεις πρωτοβάθμιας εκπαίδευσης):

Από: Μισθοδοσία<misthodosia@gsis.gr>
Ημερομηνία: 12 Φεβρουαρίου 2010 – 6:02 μ.μ.
Θέμα: Re: Φόρουμ υποστήριξης
Προς: Petros Gavalakis <pgaval@gmail.com>

Ευχαριστούμε για την πληροφορία και την πρόταση.

Θα την εξετάσουμε και θα επανέλθουμε.

Φιλικά,
Ομάδα Ενιαίας Μισθοδοσίας

Petros Gavalakis wrote:
Γεια σας.
Πρόσφατα (κάπως …καθυστερημένα σε σχέση με την ημ.νία έκδοσης της
σχετικής εγκυκλίου) έφτασε ενημέρωση σχετικά με την υποχρέωση
αποστολής στοιχείων αποστολής στοιχείων μισθοδοσίας προς την Υπηρεσία
σας.
Ήδη έχει ξεκινήσει σχετική συζήτηση εδώ
http://users.sch.gr/alkisg/tosteki/index.php?topic=2608.0
Μιας και η παραπάνω διαδικασία θα «μετακυλίσει» από τους εκκαθαριστές
στους όποιους ..διαθέσιμους συναδέλφους τους, πιστεύω θα βοηθούσε η
δημιουργία κάποιου forum ανταλλαγής εμπειριών, τεχνικών και τελικά
υποστήριξης  (π.χ. στο google groups ή στο παραπάνω thread) με την
ευθύνη εποπτείας από την υπηρεσία σας.
Η γνωστοποίηση της ύπαρξης του θα μπορούσε να γίνει από εσας στις
οδηγίες ή τις συχνές ερωτήσεις σας, ενώ θα βοηθούσε και η δημοσίευση
των ερωτημάτων που φτάνουν σε εσάς (ακόμη κι αν δεν ανήκουν στις
λεγόμενες «συχνές» ερωτήσεις…).

κάτι που αντιμετωπίστηκε θετικά μιας και το αποτέλεσμα ήταν να δημιουργηθεί και -κυρίως- να στηριχθεί η ομάδα «Υποστήριξη Ενιαίας Αρχής Μισθοδοσίας (onesalary)«. Αυτό ήταν το ξεκίνημα μιας από τις πρώτες ευρείες προσπάθειες αλληλοβοήθειας που έχω αντιληφθεί στο πλαίσιο της δημόσιας διοίκησης (πριν αρχίσουν να προδιαγράφονται και να χρηματοδοτούνται πολλά (υπο)έργα helpdesk) και, παρόλο που το μεγαλύτερο βάρος υποστήριξης έπεσε στην ομάδα της ΓΓΠΣ, δεν έλειψαν και αρκετές πρωτοβουλίες ομαδικής αντιμετώπισης πιο «εξειδικευμένων» περιπτώσεων. Μια από αυτές και η δικιά μας που φιλοδοξούσε να βάλει σε τάξη ότι γινόταν στο επίπεδο των (100 και πλέον) ΙΕΚ (η «αυτονομία» των οποίων φαινόταν πως είχε λειτουργήσει ευφάνταστα και ..δημιουργικά σε πολλές περιπτώσεις).

Στην πορεία αυτό έγινε ακόμη πιο επιτακτικό αφού οι διάφορες διοικητικές αλλαγές (κατάργηση ΟΕΕΚ, δημιουργία περισσότερων καθυστερημένων υποχρεώσεων, μεταφορά υποχρεώσεων κεντρικά στο Υπ.Παιδείας και υποστήριξη από ομάδα εργασίας που σχηματίστηκε για το σκοπό αυτό, αδυναμία αποβολής «χαρτούρας» αφού το πλαίσιο επέβαλε συμφωνία και υπογραφή -φυσική εννοείται- του δικαιούχου κλπ) επέβαλαν διαχείριση των στοιχείων μισθοδοσίας αναδρομικά την ώρα που οι – απόλυτα δικαιολογημένες- πιέσεις και η δυσαρέσκεια των εκπαιδευτών/δικαιούχων αυξανόταν διαρκώς.

IMG_20110718_124747

Η αποτύπωση των μισθοδοτικών καταστάσεων σε XML (σε CD) και το ..συνοδευτικό έντυπο υλικό προς υπογραφή

Παίρνοντας «θάρρος» από την υιοθέτηση της πρότασης αξιοποίησης εργαλείων συνεργασίας της Google, προχωρήσαμε σε:

  • συγκέντρωση στοιχείων για τη διαδικασίας μισθοδοσίας (εφαρμογή μισθοδοσίας, στοιχεία χειριστή, όγκος μισθοδοτούμενων, τρόπος υποστήριξης) μέσω φόρμας Google Spreadsheet
  • διάθεση οδηγιών, συχνών ερωτήσεων αλλά και των κατάλληλα τροποποιημένων/προσαρμοσμένων φορμών για πιο εύκολη «μετάπτωση» στοιχείων μέσω του Google Drive, και
  • παρακολούθηση των προβλημάτων που συναντούσε το κάθε ΙΕΚ και της επικοινωνίας (τηλεφωνικής κλπ) μέσα από μια φόρμα στην οποία είχαν πρόσβαση μόνο τα μέλη της ομάδας υποστήριξης.

Η όλη εμπειρία έδειξε ότι, παρόλο που η αλληλοβοήθεια συνέχισε να δίνεται και από τα παραδοσιακά …κανάλια (τηλεφωνικά μέσω γνωστών και φίλων 😉 ), τέτοιες προσπάθειες έχουν προοπτικές και στο χώρο της διοίκησης της εκπαίδευσης και γενικότερα της δημόσιας διοίκησης.

Εμπειρίες από Δημόσια Διοίκηση (2)

Προσωπικά, ερχόμενος (μετά από πολλά ..κύματα) στις αρχές του περασμένου φθινοπώρου σε μια Κεντρική Υπηρεσία ενός σημαντικού φορέα στο χώρο της Επαγγελματικής Κατάρτισης (ονόματα δε λέμε, υπολήψεις δε θίγουμε, άλλωστε φαίνεται στο tag 😉 ), θα έβαζα στοίχημα ότι, τουλάχιστον στα βασικά θέματα Οργάνωσης και Μηχανογράφησης, θα είχε δοθει κάποια προσοχή.

Έλα όμως που:

  • Το Τμήμα Πληροφορικής παραμένει υποστελεχωμένο έχοντας καλλιεργήσει το ίδιο την εντύπωση ότι έχει χαμηλές απαιτήσεις (π.χ. μόνο για βλάβες περιφερειακών και δικτύου) κι έχει γίνει το ίδιο απλά Τμήμα Υποστήριξης. Κι έτσι αντιμετωπίζεται και κατά την κατανομή του όποιου διαθέσιμου προσωπικού από το Τμήμα Προσωπικού. Απορώ πώς μετά του ανατίθενται δουλειές όπως σύνταξη προδιαγραφών για ΟΠΣ και άλλα έργα υψηλού προϋπολογισμού και απαιτήσεων. Την εύκολη λύση τη φαντάζεστε: Απευθείας -τις περισσότερες φορές- ανάθεση σε εξωτερικό εμπειρογνώμονα (με απόφαση συνήθως Προέδρου). Άλλη παρενέργεια; Οι Διευθύνσεις καταφεύγουν και ζητούν «ειδικούς» μόνο και μόνο για να καλύπτουν -με αποσπασματικό προφανώς τρόπο- όσα δεν μπορεί να καλύψει το Τμήμα Πληροφορικής…Και αφού είναι «ειδικοί» ας κάνουν καμιά «συγχώνευση αλληλογραφίας» ή ένα «αποτύπωμα οθόνης» 😉
  • Καλά, δεν έχει πει κανείς στους συναδέλφους που ζητούν απόσπαση ή και τους καινούριους μόνιμους ότι πια θα δουλεύουν παρέα με ΗΥ (έστω κι αν η μόνη αξιοποίησή του είναι σαν μια «έξυπνη γραφομηχανή»); Η’ να θεωρείς ότι επειδή είσαι Προϊστάμενος δεν είναι κι απαραίτητο να τον ανοίγεις καν; Έλεος!
  • Προφανώς το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου ποτέ δεν έχει ακούσει για θέματα σχετικά με Ασφάλεια και γενικότερα για Έλεγχο Πληροφοριακών Συστημάτων (εντάξει, μην πάμε σε πιστοποιήσεις τύπου CISA, και μια απλή γνώση των σχετικών θεμάτων με προτάσεις για να αλλάξουν οι αρμοδιότητες θα αρκούσε). Σε κανέναν π.χ. δεν προκαλεί εντύπωση που τα ζευγάρια χρηστών/passwords είναι ελάχιστα και επανα-χρησιμοποιούνται από πολλούς υπαλλήλους. Πού πάει η -όποια- ατομική ευθύνη για τα -όποια- ηλεκτρονικά έγγραφα;
  • Η Δ/νση Προσωπικού δεν φροντίζει καν να έχει διαθέσιμα τα βιογραφικά/δικαιολογητικά (ενώ έχουν υποβληθεί!) όσων τοποθετούνται για πρώτη φορά…Προσωπικά χρειάστηκε να το επαναλάβω στη σχετική μίνι-συνέντευξη…Θα μπορούσα να δηλώσω ότι ήθελα!!
  • Δυστυχώς σε καμιά από τις υπηρεσίες του Υπουργείου Παιδείας όπου έχω βρεθεί δεν έχω συναντήσει εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (μιλάμε για την απόδωση ενός αριθμού και μια στοιχειώδη περιγραφή του εγγράφου κι όχι για ηλεκτρονική διακίνηση του εγγράφου, έτσι;). Στο συγκεκριμένο θέμα θα περίμενε κανείς να έχουν εμπλακεί και τα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα που έχουν αντίστοιχες ανάγκες και αναπτύσσουν σε πολλές περιπτώσεις εσωτερικές λύσεις αλλά δεν προχωρούν προς μια διαδικασία τυποποίησης και επαναδιάθεσης.
tuc_eprotocol

Εσωτερική εφαρμογή πρωτοκόλλησης εγγράφων στο Πολυτεχνείο Κρήτης

  • Διαδικασίες; Τι είναι τούτο; Για αρκετές ημέρες έψαχνα να ανακαλύψω αν υπάρχουν κάπου καταγεγραμμένες οι διαδικασίες και οι αρμοδιότητες των διαφόρων τμημάτων. Σιγά μην υπάρχουν θα μου πείτε. Εδώ όμως σας έπιασα! Ούτε εγώ πίστευα στα μάτια μου όταν εντόπισα το μοναδικό (έντυπο) αντίγραφο σε ντοσιέ στο γραφείο του Διευθυντή με πολύ ικανοποιητικά -για την εποχή- διάγράμματα/χρώματα/μέγεθος εκτύπωσης κλπ, που μάλιστα είχαν προκύψει με δουλειά (εσωτερική παραγωγή δλδ) του Τμήματος Οργάνωσης! Αρκετά καλή πρωτοβουλία που όμως αράχνιαζε -κυριολεκτικά- μιας και κανείς δεν αναφερόταν σ’αυτή, δεν την ανανέωνε, δεν έλεγχε τη λειτουργία/λειτουργικότητά της (κι αυτό θέμα του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου!) ενώ δεν υπήρχε και καμιά διαδικασία διάχυσή της γνώσης αυτής (βλ. στο επόμενο)

oeek_sample_process

  • Εκπαίδευση και μεταφορά τεχνογνωσίας. Μιλάμε για …αριστεία στο on-the-job training (πώς το κατέχω το ..αγγλικό όμως,ε;) από τους παλιότερους συναδέλφους: Τα πάντα μεταφέρονται στους νεότερους υπαλλήλους προφορικά και χωρίς καμιά αναφορά σε διαδικασίες, αποφάσεις κλπ. Και βεβαίως κανένας υποψιασμός για πιθανές παρατυπίες, αφού «έτσι μου τα είπε ο προηγούμενος». Προφανώς, με τον τρόπο αυτό τα όποια σφάλματα τείνουν να διαιωνίζονται – δεν βρίσκω το σχετικό Νόμο του Μέρφυ, μπορεί κανείς να βοηθήσει; 🙂 Α! Και εννοείται η εκπαίδευση γίνεται με τη σειρά που τα θέματα προκύψουν. Καμιά προεργασία για ομαδοποίηση θεμάτων, σύνδεση με τη δουλειά που γίνεται στα πλαίσια της ίδιας διαδικασίας από άλλα τμήματα (βλ. «μεγάλη εικόνα») κλπ. Το Τμήμα Επιμόρφωσης Προσωπικού (τι ωραίοι τίτλοι όμως,ε;!) απλά προωθεί στα Τμήματα -τουλάχιστον από όσα εγώ αντιλαμβάνομαι- τις δυνατότητες επιμόρφωσης από τρίτους φορείς (βλ. ΕΚΔΔ κ.α.)**

Για να μην παρεξηγούμαι, η εμπειρία μου είναι σχετικά -πολύ- περιορισμένη μιας και είμαι πολύ λίγα χρόνια στο χώρο… Θέλω να ελπίζω ότι τα παραπάνω όχι μόνο δεν γενικεύονται αλλά και ότι αποτελούν και κακά «στιγμιότυπα» μιας κατά τα άλλα …ομαλής καθημερινότητας…

Υ.Γ.1 Ποτέ μην ξεχνάς το ΥΣ! H πιο βασική γνώση είναι η ανταλλαγή ΥΣ (Υπηρεσιακών Σημειωμάτων) για οποιαδήποτε υπερπήδηση «διοικητικού ορίου»…Κι είναι πολλά πανάθεμά τα αυτά τα «όρια»: από Τμήμα σε Τμήμα, από το Τμήμα στη Διεύθυνση, από Τμήμα προς Επιτροπή και πίσω κλπ κλπ κλπ. Και όντως είναι απολύτως χρήσιμο σε ένα περιβάλλον με συνεχείς προσπάθειες για μετατόπιση ευθυνών. Αλλά και τι να κάνεις όταν διαρκώς δημιουργούνται λάθη λόγω της αποσπασματικής εκπαίδευσης του προσωπικού; Υπό αυτές τις συνθήκες το αίσθημα που κυριαρχεί είναι αυτό της «προφύλαξης» και της αποφυγής ανάληψης «ευθυνών»! Οι έννοιες της ομαδικότητας και της συνεργασίας πάνε σύννεφο κι αν υπάρχουν τείνουν να υπάρχουν σε επίπεδο υπο-τμήματος (από πολλούς εύκολα κάτι τέτοιο εκλαμβάνεται ως ..κλίκα, με ακόμη χειρότερα αποτελέσματα).

Υ.Γ.2 Θα προσπαθήσω να προλάβω την ερώτηση «Καλά, κι εσύ τι παρεμβάσεις έκανες;» και σας ..παραπέμπω σε …μελλοντική ανάρτηση/έκθεση πεπραγμένων (που -ακόμη- ελπίζω να μην είναι εντελώς κενή)!

**UPDATE 2009-11 Σύμφωνα με μια πρόσφατη ενημέρωση μέσω ΥΣ, ο ρόλος του τμήματος έχει «εμπλουτιστεί» με το να φιλτράρει τα σεμινάρια για την ύπαρξη των οποίων ενημερώνει τους υπαλλήλους. Ατύπως, η έμφαση δίνεται σε αντικείμενα που έχουν σχέση με τη δραστηριότητα της κεντρικής υπηρεσίας, με ότι αυτό συνεπάγεται (πχ χαμένες ευκαιρίες επιμόρφωσης σε αντικείμενα που έχουν γενικότερα σχέση με τον οργανισμό…)