Διαδικασία εξειδίκευσης και ανασχεδιασμός

Ενώ συνηθίζω με δική μου πρωτοβουλία πολύ σύντομα (συνήθως εντός διμήνου) dt120525από την τοποθέτηση σε κάποια θέση (και δεν είναι και λίγες) να υποβάλλω κάποιας μορφής ανατροφοδότηση* για τις βασικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει ο αντίστοιχος ρόλος (στην ουσία μεταφέροντας την οπτική του τρίτου/εξωτερικού παρατηρητή και πριν κανείς «εξοικειωθεί» από την επικρατούσα καθημερινή πρακτική), στη θέση που βρέθηκα πρόσφατα η ευκαιρία αυτή δόθηκε (έστω και για μια μόνο από τις διαδικασίες) με τη συμμετοχή στο σεμινάριο του ΕΚΔΔ/ΙΝΕΠ «Ανασχεδιασμός διοικητικών διαδικασιών στο δημόσιο τομέα» (80015Δ16).

Το πολύ ενδιαφέρον με το συγκεκριμένο σεμινάριο είναι η διάρθρωσή του που «σπάει» το συνήθως συνεχόμενο 4ήμερο σε δύο (2) μέρη: ένα 2ήμερο εισηγήσεων και ένα 2ήμερο παρουσιάσεων εργασιών. Η πρώτη ημέρα εισηγήσεων αφορά στην παρουσίαση του πλαισίου απλούστευσης διαδικασιών, μείωσης διοικητικών βαρών και της λογικής του ανασχεδιασμού των διαδικασιών (σε μεγάλο βαθμό κοντά σε όσα περιγράφω σε παλιότερη ανάρτηση) ενώ κατά τη δεύτερη μέρα γίνεται παρουσίαση της σημειογραφίας BPMN για την αποτύπωση (μοντελοποίηση) των διαδικασιών και αξιοποιείται σχετικό εργαλείο ως πρακτική εξάσκηση (στην περίπτωσή μας, το Bizagi). Στο δεύτερο μέρος, μετά από δύο εβδομάδες περίπου, παρουσιάζονται προσπάθειες αποτύπωσης και ανασχεδιασμού από τις ομάδες εργασίας που έχουν εν τω μεταξύ σχηματιστεί. Οι εκπαιδευτές στο συγκεκριμένο σεμινάριο ήταν όλοι από τον κατ’ εξοχήν φορέα άσκησης πολιτικής στο συγκεκριμένο χώρο, που δεν είναι άλλος απο το ΥΠΕΣΔΑ/Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (πρώην ΥΔΜΗΔ). (Αν και το αναρτημένο υλικό είναι αρκετά παλιότερο, το υλικό που μοιράστηκε είναι πιο επικαιροποιημένο και αντλεί στοιχεία από αντίστοιχα μαθήματης της ΕΣΔΔ. Αν κάποιος ενδιαφέρεται μπορώ να το στείλω).

Στις προσδοκίες για το συγκεκριμένο σεμινάριο θα σημείωνα:

  • Aναφορές στην αυτοματοποίηση/εκτέλεση/παρακολούθηση εκτέλεσης/παρακολούθηση αλλαγών/διαρκή βελτίωση των διαδικασιών
  • Περισσότερες αναφορές σε μοντελοποιημένες διαδικασίες που αξιοποιούνται πρακτικά (π.χ. στον ΕΡΜΗ ή από το LGAF στην αυτοδιοίκηση)
  • Δεδομένης της μεγάλης ιστορίας του σεμιναρίου (αλλά και των σχετικών μαθημάτων στο πλαίσιο της ΕΣΔΔ) θα περίμενε κανείς να έχει γίνει προσπάθεια σχηματισμού μιας σχετικής κοινότητας (βλ. thematic learning network) με συμμετοχή τόσο των εκπαιδευτών όσο και των εκπαιδευομένων. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να βοηθήσει και στα πρώτα βήματα εμπλουτισμού ενός αποθετηρίου μοντελοποιημένων διαδικασιών, όπως έχω ξανα-αναφέρει. Στην περίπτωσή μας αξιοποιήθηκε προς τη σωστή κατεύθυνση ως χώρος συγκέντρωσης παραδοτέων η υπηρεσία box.com αλλά μόνο σε επίπεδο του συγκεκριμένου σεμιναρίου.
  • Καλύτερη προετοιμασία για πιο στοχευμένη δημιουργία ομάδων εργασίας

Προσωπικά, αποφάσισα να αφιερώσω λίγο χρόνο σε μια από τις διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει η Μονάδα Α1 μιας Διαχειριστικής Αρχής, αυτή της διαδικασίας εξειδίκευσης (παρόλο που δε μου φαίνεται ότι επιδέχεται ριζικό ανασχεδιασμό ενώ, λογικά, πρέπει να έχει περάσει ήδη από πολλά …κύματα απλούστευσης):

Στην παρουσίαση έχω προσπαθήσει να αποτυπώσω τη διαδικασία όπως είναι πιο κοντά στην υπηρεσία που βρίσκομαι (αν και δεν θα έπρεπε να υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις και για τα υπόλοιπα επιχειρησιακά προγράμματα). Η ιδιαιτερότητα με το ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» είναι ο οριζόντιος χαρακτήρας του, ο κεντρικός ρόλος που έχει ένα Υπουργείο (το ΥΠΕΣΔΑ/τομέας ΔΜΗΔ, ελλείψει αντίστοιχης επιτελικής δομής και δεδομένου ότι δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί το πλαίσιο λειτουργίας της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καθώς και το γεγονός ότι οι δικαιούχοι είναι φορείς του (ευρύτερου) δημοσίου. Ιδιαίτερος κι ο ρόλος των επιτελικών δομών των υπόλοιπων υπουργείων μια και έχουν αμιγώς την ευθύνη του  συντονισμού όλων των εποπτευόμενων φορέων κάθε Υπουργείου (για τον αντίστοιχο τομέα πολιτικής) στην κατάθεση προτάσεων και άρα και την ευθύνη δημιουργίας στοιχειώδους εσωτερικού ανταγωνισμού στο χώρο των «δυνητικών δικαιούχων». Η πρόταση ανασχεδιασμού είναι στην κατεύθυνση της επανα-χρησιμοποίησης υποδομών ΤΠΕ για την ηλεκτρονικοποίησή της (με ..εσάνς πανάκειας που αναδύεται και από το πιο πάνω Dilbert κόμικ 😉 ) με στόχο την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των εμπλεκομένων. Όποιες παρατηρήσεις ευπρόσδεκτες!

Εννοείται ελπίζω κάποια στιγμή να δω τη σχετική μοντελοποίηση της διαδικασίας όπως θα προκύψει στο πλαίσιο των έργων αναβάθμισης/προσαρμογής/νέας υλοποίησης του ΟΠΣ/Εργόραμα για τη νέα περίοδο.

UPDATE 2016-03-28 Μου έκανε θετική εντύπωση ότι το κενό του νέου ΣΔΕ που περιγράφω στην παραπάνω παρουσίαση έχει εντοπιστεί και στη μελέτη Αξιοποιώντας το ΕΣΠΑ 2014 – 2020/Προτάσεις βέλτιστης στόχευσης και διαχείρισης από τη Διαδικασία Σύμβουλοι Επιχειρήσεων Α.Ε μέσω της ΔΙΑΝΕΟΣΙΣ, στο πλαίσιο της προσπάθειας «διερεύνησης» της διάθεσης των διαρθρωτικών κονδυλίων, στην οποία έχω ξανα-αναφερθεί. Αντιγράφω τα σχετικά με το πλαίσιο της συγκεκριμένης διαδικασίας:

(…) ωστόσο η έλλειψη θεσμοθετημένης διαδικασίας
βάσει της οποίας τα έργα που προτείνονται από τις Επιτελικές Δομές των
Υπουργείων, θα αποτελούν μέρος ενός συνολικού προγραμματισμού,
δημιουργεί επισφάλειες ως προς την αντιμετώπιση των αδυναμιών που
έχουν εντοπισθεί και την εν γένει σκοπιμότητα και αποτελεσματικότητα
των έργων που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ.

(…)

4.2.2. Επανακαθορισμός της Διαδικασίας Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020 – Καθορισμός Αρμοδιοτήτων Επιτελικών Δομών
Λαμβάνοντας υπόψη το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο υλοποίησης και διαχείρισης των επιχειρησιακών προγραμμάτων του Γ’ ΚΠΣ, του ΕΣΠΑ 2007-2013 και του ΕΣΠΑ 2014-2020, παρακάτω ακολουθεί μια συγκριτική αξιολόγηση της διαδικασίας εξειδίκευσης του ΕΠ μεταξύ της 3ης και 4ης προγραμματικής περιόδου, προκειμένου να τεθούν οι βάσεις για το σχεδιασμό της αντίστοιχης διαδικασίας κατά την 5η Προγραμματική Περίοδο.
Κατά το Γ’ ΚΠΣ θεσμοθετήθηκε η έννοια του Συμπληρώματος Προγραμματισμού, ενώ στο ΕΣΠΑ 2007-2013 εισήλθε η έννοια του Εγγράφου Εξειδίκευσης Προγράμματος. Τα δύο αυτά εργαλεία είχαν ένα κοινό σκοπό: την εξειδίκευση του εκάστοτε ΕΠ ως υποστηρικτικό εργαλείο στο έργο της εκάστοτε ΔΑ για την έκδοση προσκλήσεων και τη συνολική παρακολούθηση της ενεργοποίησης και υλοποίησης του Προγράμματος. Ωστόσο, και τα δύο παρουσίασαν τόσο πλεονεκτήματα, όσο και μειονεκτήματα κατά την εφαρμογή τους:

Έγγραφο
Συμπλήρωμα Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα: Υποχρεωτική η κατάρτιση και έγκρισή του από την Επιτροπή Παρακολούθησης, ως εκ τούτου πιο «βαρύ» και δύσκολο σε τροποποιήσεις και επικαιροποιήσεις
Πλεονεκτήματα Η υποχρεωτική κατάρτιση και κοινοποίηση σε Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντός τριμήνου από την έγκριση του Ε.Π.

Έγγραφο Εξειδίκευσης Προγραμματισμού
Μειονεκτήματα 1. Αποτέλεσε εθνικό έγγραφο που λόγω μη έγκρισης από Επιτροπή Παρακολούθησης και μη κοινοποίησης στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν αξιοποιήθηκε στο έπακρο και σύντομα απαξιώθηκε ως προς τη χρησιμότητά του
2. Η μη απαίτηση για πλήρη εξειδίκευση του συνόλου των κατηγοριών πράξεων του κάθε ΕΠ κατά την έγκρισή τους από την ΕΕ
Πλεονεκτήματα 1. Η διαδικασία κατάρτισης του Ε.Ε.Π. είναι δυναμική, με την έννοια ότι θα εμπλουτίζεται και θα επικαιροποιείται σταδιακά και περιοδικά με βάση τα δεδομένα υλοποίησης του Ε.Π.

Στο πλαίσιο αυτό και λαμβάνοντας υπόψη την ανωτέρω σύγκριση των 2 εργαλείων, παρακάτω παρατίθεται η πρόταση για το εργαλείο εξειδίκευσης των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020:

Συγκεκριμένα, προτείνεται η εισαγωγή ενός πλαισίου κεντρικής διαχείρισης του ΕΠ, με καθορισμένους κανόνες και όρους εφαρμογής. Αναλυτικότερα, βασικός στόχος είναι η μεταφορά του σχεδιασμού, της προετοιμασίας και της εξειδίκευσης του ΕΠ σε κεντρικό επίπεδο υπό την μορφή Σχεδίου Δράσης (Business Plan) και συγκεκριμένα στην αρμόδια Επιτελική Δομή του κάθε Υπουργείου (υπό την έγκριση και εποπτεία της Επιτροπής Παρακολούθησης). Κατ’ αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αποφευχθεί η μέχρι σήμερα «άτακτη» έκδοση προσκλήσεων και ένταξη πράξεων, με επικαλύψεις και χαμηλό βαθμό ωριμότητας. Η τελευταία συνέβαλε στη δημιουργία προβλημάτων κατά την παρακολούθηση των ΕΠ του ΕΣΠΑ 2007-2013, ιδίως όσον αφορά στην παρακολούθηση της επίτευξης των ποσοτικών και ποιοτικών του στόχων.

Αναλυτικότερα, κάθε έργο το οποίο θα προτείνεται στην εξειδίκευση ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος του ΕΣΠΑ 2014-2020 θα πρέπει να αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου συνολικού μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου του τομέα πολιτικής ευθύνης του εκάστοτε Υπουργείου της Κεντρικής Δημόσιας Διοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό, προτείνεται, η εισαγωγή της διαδικασίας υποχρεωτικής κατάρτισης ενός μακροπρόθεσμου (τριετούς ή πενταετούς) στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου των διαφόρων τομέων πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο θα εκπονείται με ευθύνη της εκάστοτε Επιτελικής Δομής και ουσιαστικά θα τροφοδοτεί τα Έγγραφα Εξειδίκευσης των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ 2014-2020. Η διαφοροποίησή του σε σχέση με το έγγραφο εξειδίκευσης που προβλέπεται στο ΣΔΕ 2014-2020, έγκειται στον προσανατολισμό και στη δομή που θα έχει τελικά το έγγραφο αυτό.Προτείνεται να είναι περισσότερο στρατηγικού χαρακτήρα, στην κατεύθυνση ενός Business Plan του κάθε τομέα πολιτικής της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο και θα τροφοδοτεί τις στρατηγικές κατευθύνσεις κάθε τομεακής πολιτικής που θα χρηματοδοτηθεί από τα ΕΠ του ΕΣΠΑ 2014-2020.
Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνονται τα εξής:
• Εξασφάλιση ενός οριοθετημένου πλαισίου διαχείρισης του ΕΠ, βάσει του οποίου θα εκδίδονται προσκλήσεις και θα εντάσσονται οι σχετικές πράξεις
• Αποφυγή ύπαρξης επικαλύψεων μεταξύ των έργων που υλοποιούνται και ιδίως αποφυγή διπλής χρηματοδότησης της ίδιας ή και παρόμοιας μελέτης / έργου
• Εξασφάλιση της πραγματικής σκοπιμότητας και αναγκαιότητας υλοποίησης ενός έργου, αφού θα αποτελεί μέρος ενός εγκεκριμένου ολοκληρωμένου και συνεκτικού στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου τομέα πολιτικής (…)

Επιπλέον ενδιαφέρον έχει η συζήτηση που φαίνεται να ξανα-ανοίγει (μια και είχε γίνει και ενόψει της ψήφισης του Ν4314/2014) σχετικά με το συντονισμό, τους ρόλους των φορέων άσκησης πολιτικής και των επιτελικών δομών τους, το ρόλο της ΓΓΨΠ κλπ αλλά ξεφεύγει πολύ από την παρούσα ανάρτηση.

 UPDATE 2016-05 Ο (τυχαίος) εντοπισμός μιας προσπάθειας αποτύπωσης των ΤΕΠ (=Τυποποιημένων Εντύπων Πρότασης) από την με ΕΥΔ ΠΕΠ ΑΜΘ άφησε με ανάμεικτα συναισθήματα καθώς (παρά την υιοθέτηση του μοντέλου MS Access) θα μπορούσε εγκαίρως να διαχυθεί οριζόντια και να καλύψει ανάγκες κι άλλων διαχειριστικών ώστε να αποφευχθεί τουλάχιστον η διακίνηση εντύπων κατά την υποβολή/επανυποβολή των προτάσεων

 UPDATE 2016-06 Σε συνέχεια της διερεύνησης του κενού κάλυψης της διαδικασίας εξειδίκευσης (για όλα τα επιχειρησιακά προγράμματα) απο το ΣΔΕ, σε επικοινωνία που είχα με την ΕΥΘΥ μού τονίστηκε ότι πράγματι πρόκειται για εθνική επιλογή η μη κάλυψή της. Πέρα από την ανάγκη επίσημης διασταύρωσης και τεκμηρίωσης αυτής της επιλογής, κάτι τέτοιο ουσιαστικά επηρεάζει (=μικρή προοπτική) την κάλυψη των αντίστοιχων αναγκών στο πλαίσιο του επικείμενου έργου υλοποίησης του νέου ΟΠΣ/Εργόραμα. Ειδικότερα για το ΕΠ Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα, πλέον προκύπτει θέμα τροποποίησης της περιγραφόμενης διαδικασίας καθώς, με την πρόσφατη ψήφιση του Ν4389/16 (ο οποίος ανάμεσα σε άλλα προβλέπει τη σύσταση Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Πολιτικής) καταργείται (με την παρ.3 άρθρου 168) το Άρθρο 26 του Ν4314, το οποίο όριζε τα του Συντονισμού Δράσεων Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και ΔράσεωνΤεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).

 

Σχετικά tweet:

https://twitter.com/pgaval/status/779421307033321472

* Στο πλαίσιο των -κατά τη δική μου αντίλυψη- τυπικών υποχρεώσεων ενός Υπαλλήλου, όπως αυτές ορίζονται στον Οδηγό Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς, περί βέλτιστης αξιοποίησης πόρων, γνώσης του γενικότερου πλαισίου λειτουργίας της υπηρεσίας, υποβολής προτάσεων βελτίωσης κλπ.

Έργα με μοντελοποίηση διαδικασιών (και η απόσταση από την αυτοματοποίηση)

Η απαίτηση (ως κριτήριο χρηματοδότησης) για μοντελοποίηση διαδικασιών (στο πλαίσιο της απλούστευσης) εμφανίζεται σε διάφορες προσκλήσεις από το ΕΠ Διοικητικής Μεταρρύθμισης. Ενδεικτικά, στο (αρχικό) κείμενο της Πρόσκλησης 29 (εδώ τα έργα που έχουν ενταχθεί σ’ αυτήν) αναφέρεται:

Η απλουστευμένη διαδικασία θα πρέπει να έχει μοντελοποιημένη μορφή, μετά από αξιοποίηση ανοιχτών προτύπων, ώστε η οποιαδήποτε μελλοντική της τροποποίηση να είναι εύκολα προσαρμόσιμη με την τροποποίηση συγκεκριμένων παραμέτρων. Η αρχική καταγραφή της υφιστάμενης διαδικασίας θα πρέπει να πραγματοποιηθεί με χρήση κατάλληλου προϊόντος λογισμικού, το οποίο θα υποστηρίζει κατ’ ελάχιστον την αποτύπωση των ακόλουθων στοιχείων, ανά διαδικασία:

  1. Τους εμπλεκόμενους στην εκτέλεση της διαδικασίας με βάση το ρόλο τους (π.χ. πολίτης, επιχείρηση, αρμόδιος υπάλληλος, προϊστάμενος, ασφαλιστικός οργανισμός, κ.λπ.)
  2. Το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την εκτέλεση της προς απλούστευση διαδικασίας
  3. Τη ροή εργασίας που ακολουθεί η εκτέλεση της διαδικασίας, σε γραφική αναπαράσταση με βάση πρότυπη σημειογραφία (BPMN ή UML-Activity Diagram)
  4. Τις εισόδους και εξόδους, καθώς και τη δομή των δεδομένων εισόδου και εξόδου
  5. Τα διακινούμενα έντυπα και πληροφορίες της διαδικασίας
  6. Τα τυχόν πληροφοριακά συστήματα ή εφαρμογές που υποστηρίζουν την εκτέλεση της διαδικασίας.

Με βάση την αποτύπωση αυτή να πραγματοποιηθούν στη συνέχεια:

α. ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης για κάθε διαδικασία, αναγνωρίζοντας
και προσδιορίζοντας δείκτες απόδοσης, σημεία συμφόρησης, κόστος κ.λπ. κάθε
διαδικασίας,

β. ανασχεδιασμός, απλοποίηση, βελτίωση κάθε διαδικασίας, εξετάζοντας
διαφορετικά σενάρια εκτέλεσης της διαδικασίας και αξιολογώντας τις
επιπτώσεις κάθε πιθανού σεναρίου στην απόδοση της διαδικασίας.

Οι νέες απλοποιημένες διαδικασίες θα πρέπει να αποτυπωθούν με τη χρήση του ίδιου προϊόντος λογισμικού. Η αποτύπωση των διαδικασιών θα πρέπει υποχρεωτικά να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Ελληνικού Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (www.e-gif.gov.gr), όπως αυτές αποτυπώνονται στα πρότυπα «Μοντέλο Τεκμηρίωσης» και «Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας και Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Συναλλαγών», καθώς και στα λοιπά πρότυπα του ανωτέρω πλαισίου, όπου αυτά έχουν εφαρμογή (σ.σ.: όπως τη Σημειογραφία των Προτύπων BPMN και UML).

Επίσης, στην περίπτωση ηλεκτρονικής διεκπεραίωσης της απλουστευμένης διαδικασίας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται XML σχήματα.

(Σημείωση: Ανάμεσα στα έργα που έχουν ενταχθεί στην Πρόσκληση 29 είναι και αυτό της «Απλούστευσης Διαδικασιών Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης» στο οποίο έχω αναφερθεί παλιότερα).

Αντίστοιχο πλαίσιο τίθεται, για παράδειγμα, και στην Πρόσκληση 56 (ΕΠ ΔΜ) για αναβάθμιση της λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών των ΑΕΙ (με έργα με μεγάλους προϋπολογισμούς και για κάθε Πανεπιστήμιο ξεχωριστά!) που ακολούθησε την αντίστοιχη για μελέτες οδικών χαρτών (αν και στις σχετικές αποφάσεις ένταξης οι αναφορές δεν είναι τόσο ρητές) ενώ αναφορές σε μοντελοποίηση διαδικασιών γίνονται (ενδεικτικά) και στα «αμιγή» έργα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (της Πρόσκληση 57):

Παρόμοιες αναφορές βρίσκει κανείς και σε έργα του Ε.Π. Τεχνικής Υποστήριξης Εφαρμογής (Τεχνική Βοήθεια) αλλά και σε (εντελώς ενδεικτικά!) έργα του Ε.Π. Ψηφιακής Σύκλισης:

Γενική διαπίστωση ότι δεν είναι τόσο ξεκάθαρες οι αναφορές σε προδιαγραφές των τυχόν πληροφοριακών συστημάτων ή εφαρμογών που υποστηρίζουν την εκτέλεση των διαδικασιών. Σε ένα από τα λίγα έργα που συνοδεύονται ρητά με Πληροφοριακό Σύστημα (αυτό της Μοντελοποίησης διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ) (Πρόσκληση 7), η Ενέργεια 2.1 του Υποέργου 2 αναφέρεται σε «Ανάπτυξη Εφαρμογών για τη Μοντελοποίηση των διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ)» με παραδοτέα:

  • Παραδοτέο 2.1.1: Εφαρμογή εκτέλεσης μοντελοποιημένων διαδικασιών του Υπαλληλικού Κώδικα
  • Παραδοτέο 2.1.2: Εφαρμογή παρακολούθησης της εκτέλεσης των μοντελοποιημένων διαδικασιών του Υπαλληλικού Κώδικα και παραγωγής αναφορών.

Θα είχε ενδιαφέρον να δει κανείς πόσα από τα έργα αυτά (και τις άλλες σχετικές δράσεις) έχουν προχωρήσει. (Μια πρώτη αναζήτηση στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ δεν είχε πολύ ενθαρρυντικά αποτελέσματα ενώ από τις πιο γνωστές εφαρμογές που έχω υπόψη μου βάσει μιας παρουσίασης σε εκδήλωση «Ημέρες Συνεργασίας» είναι αυτή των Υπηρεσιών Μιας Στάσης/ΓΕΜΗ) ).
Δεδομένης της γκάμας διαδικασιών και εφαρμογών στο πλαίσιο της προβλεπόμενης  αξιολόγησης  των παραπάνω παρεμβάσεων από την ΕΥΔ του Ε.Π.  «Διοικητική Μεταρρύθμιση 2007-2013» ως προς τη συνεισφορά τους στο στόχο της μείωσης των διοικητικών επιβαρύνσεων,  θα είχε νόημα να συγκεντρωθούν τα παραδοτέα που αφορούν την αποτύπωση των διαδικασιών μαζί με τα αντίστοιχα άλλων έργων από το προηγούμενο ΚΠΣ (βλ. LGAF), και μαζί να αποτελέσουν το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας βιβλιοθήκης αναπαραστάσεων στο πλαίσιο δημιουργίας μιας κοινότητας γύρω από το συγκεκριμένο αντικείμενο (εδώ περιγράφεται αντίστοιχη γερμανική πρωτοβουλία). Παράλληλα, θα υποστήριζε και την ιδέα της ενορχήστρωσης διαδικασιών είτε κεντρικά με μοντέλο SaaS είτε σε federated μοντέλο. (Τι καλή συγκυρία το «άνοιγμα» της πλατφόρμας effektif – πακέτο με παρακολούθηση της διαχείρισης αλλαγών/προσαρμογών!).

UPDATE 2013-12: Δυστυχώς, για το έργο της  μοντελοποίησης διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ) δεν έχω καλά νέα μιας και, πρόσφατα που ανέλαβα τη διαχείρισή του (δικαιούχος είναι η ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ), έμαθα ότι έχει «παγώσει» (πιθανότατα λόγω Ενιαίου Συστήματος Διοίκησης Ανθρώπινου Κεφαλαίου (ΕΣΔΑΚ)) στη φάση της αξιολόγησης των δικαιολογητικών των υποψήφιων αναδόχων του Υποέργου 1 (ως προς την έγκριση των σχετικών πρακτικών από την πολιτική ηγεσία) εδώ και καιρό και έκτοτε δεν υπάρχει κάποια εξέλιξη.
UPDATE 2014-08: Η έλλειψη εξέλιξης στο συγκεκριμένο έργο (και όχι μόνο) έρχεται να …επισημοποιηθεί με την απένταξή του στην πρόσφατη εξυγίανση (=μαζική απένταξη έργων) από την ΕΥΔ του ΕΠ Διοικητική Μεταρρύθμιση.

UPDATE 2014-11:Μια απόπειρα/πρωτοβουλία για την εξασφάλιση κάποιων εικονικών μηχανών στην υποδομή του okeanos με στόχο την εγκατάσταση και τον πειραματισμό με πλατφόρμες αποτύπωσης διαδικασιών ανοιχτού κώδικά (σαν ένα πρωτόλειο συνεργατικό αποθετήριο), δεν απέδωσε.

okeanos_processlib

UPDATE 2016-02 Μια από τις λίγες απόπειρες που κατάφερα να εντοπίσω που προσπαθούν να αξιοποιήσουν την προσέγγιση αυτή (έστω δι-ερευνητικά)

Από την απλούστευση διαδικασιών μέχρι τα BPMS

Στο κείμενο της Πρόσκλησης 29 του ΕΠ Διοικητικής Μεταρρύθμισης αναφέρεται ότι:

Απλούστευση διαδικασιών είναι η συνεχής και συστηματική αναθεώρηση των νομοθετικών και γενικότερα των κανονιστικών ρυθμίσεων, καθώς και των διοικητικών πρακτικών οργάνωσης και λειτουργίας ενός φορέα, που καθορίζουν διοικητικές διαδικασίες, ώστε να είναι συμβατές με τις αρχές αποτελεσματικής νομοθέτησης και της αποτελεσματικής και αποδοτικής λειτουργίας των δημοσίων υπηρεσιών με βάση τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων με τις δημόσιες υπηρεσίες πολιτών και επιχειρήσεων (…)

Ανάμεσα στα σύγχρονα εργαλεία απλούστευσης διαδικασιών (με κάποια να ενδιαφέρονται περισσότερο για αυτές στο δημόσιο τομέα και την αλληλεπίδρασή του με πολίτες και επιχειρήσεις) αναφέρονται μεθοδολογίες, όπως:

  • ο Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Reengineering – BPR )
  • η Ανάλυση Κανονιστικών Επιπτώσεων ( Regulatory Impact Assessment – RIA )
  • το Τυποποιημένο Μοντέλο Κόστους (Standard Cost Model), με το οποίο μετράται
    με οικονομικούς όρους το άμεσο και έμμεσο διοικητικό βάρος για τις επιχειρήσεις
    και τους πολίτες, που προέρχεται από την ανάγκη επαφών τους με τη δημόσια
    διοίκηση, στο πλαίσιο διεκπεραίωσης μιας διοικητικής διαδικασίας, και
  • η Κοινωνική Διαβούλευση.
BPM Lifecycle

Στάδια του κύκλου εφαρμογής BPM

Η έννοια της Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Management – BPM) θεωρείται μετεξέλιξη της πρώτης προσέγγισης (BPR) και γνωρίζει ιδιαίτερη άνθηση τα τελευταία χρόνια με την αυξανόμενηυποστήριξη από πληροφοριακά συστήματα (Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών, BPMS) σε όλα τα στάδια εφαρμογής, από το σχεδιασμό και την αποτύπωση μέχρι την εκτέλεση και τη βελτιστοποίηση ενώ πολύ συχνά απαντάται το υβριδικό μοντέλο της αυτοματοποίησης/παρακολούθησης της εκτέλεσης μετά από ένα αρχικό στάδιο ριζικής απλούστευσης (για την αποφυγή «ηλεκτρονικοποίησης της γραφειοκρατίας»).

Ενδιαφέρον έχει μια γρήγορη (αν και προσεγγιστική) σύγκριση  των δύο προσεγγίσεων (BPM και BPR):

Business Process Management Business Process Reengineering
Έμφαση στην επαναχρησιμοποίηση (αποτύπωση και αυτοματοποίηση) διαδικασιών όπως υπάρχουν κι εφαρμόζονται (τουλάχιστον στην αρχή) Οι διαδικασιές δημιουργούνται από την αρχή
Χαμηλό ρίσκο Υψηλό ρίσκο
Συνεχείς αλλαγές και Μια μεγάλη και δραστική αλλαγή
Σχετικά μικρός χρόνος υλοποίησης Πολύς χρόνος μέχρι την υλοποίησης
Απαραίτητη η συνεργασία επιχειρησιακών παραγόντων και IT υποστήριξης/υλοποιητών Προαιρετική συνεργασία
Αξιοποίηση λογισμικού BPMS Αξιοποίηση της έννοιας του workflow
Μπορούν να εξεταστούν περισσότερες από μια διαδικασίες μαζί ακόμη κι αν αλληλεπιδρούν Μια διαδικασία εξετάζεται κάθε φορά
Στόχος η αξιοποίηση των πόρων Μπορεί να έχει σαν συνέπεια την αποδέσμευση πόρων
Δεν επηρεάζει νοοτροπίες Απαιτεί και εξαρτάται από αλλαγή νοοτροπίας

Στην υλοποίηση και κυρίως στην επικοινωνία των εμπλεκόμενων μερών έρχονται να βοηθήσουν πρότυπα αποτύπωσης, όπως το BPMN που δίνει τη δυνατότητα για γραφική απεικόνιση των διαδικασιών διατηρώντας παράλληλα δυνατότητες αναπαράστασης πιο πολύπλοκων σχημάτων αλλά και σύνδεσης με γλώσσες και συστήματα εκτέλεσής τους.

Αφορμή να …φρεσκάρω  τα παραπάνω ήταν ότι την περίοδο αυτή παρακολουθώ (από μακριά, mooc) ένα πολύ ενδιαφέρον μάθημα με τίτλο Business Process Modeling and Analysis μέσα από την πλατφόρμα openHPI  του Ινστιτούτου Hasso Plattner (HPI) που καλύπτει τις παραπάνω έννοιες πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα καλύπτοντας και τη σύνδεση με τη θεωρία δικτύων Petri ενώ την ίδια στιγμή δε χάνει τον πρακτικό του προσανατολισμό εμπλέκοντας εργασίες μοντελοποίησης και προσομοίωσης στην πλατφόρμα της Signavio.

Σχετικά tweets:

Σημ.: Οι εικόνες έχουν ληφθεί (ή/και παραπέμπουν) από τη Wikipedia και το OpenHPI .

Υ.Γ. Στα ελληνικά ο όρος BPM μπορεί να απαντηθεί με αρκετές αποδόσεις, όπως Διοίκηση/Διαχείριση Διοικητικών/Επιχειρησιακών/Επιχειρηματικών Διαδικασιών/Διεργασιών, γι’ αυτό και προσπάθησα να προσθέσω κάποιες συνωνυμίες στο wikidata (με πενιχρά για την ώρα αποτελέσματα).