Η απαίτηση (ως κριτήριο χρηματοδότησης) για μοντελοποίηση διαδικασιών (στο πλαίσιο της απλούστευσης) εμφανίζεται σε διάφορες προσκλήσεις από το ΕΠ Διοικητικής Μεταρρύθμισης. Ενδεικτικά, στο (αρχικό) κείμενο της Πρόσκλησης 29 (εδώ τα έργα που έχουν ενταχθεί σ’ αυτήν) αναφέρεται:
Η απλουστευμένη διαδικασία θα πρέπει να έχει μοντελοποιημένη μορφή, μετά από αξιοποίηση ανοιχτών προτύπων, ώστε η οποιαδήποτε μελλοντική της τροποποίηση να είναι εύκολα προσαρμόσιμη με την τροποποίηση συγκεκριμένων παραμέτρων. Η αρχική καταγραφή της υφιστάμενης διαδικασίας θα πρέπει να πραγματοποιηθεί με χρήση κατάλληλου προϊόντος λογισμικού, το οποίο θα υποστηρίζει κατ’ ελάχιστον την αποτύπωση των ακόλουθων στοιχείων, ανά διαδικασία:
- Τους εμπλεκόμενους στην εκτέλεση της διαδικασίας με βάση το ρόλο τους (π.χ. πολίτης, επιχείρηση, αρμόδιος υπάλληλος, προϊστάμενος, ασφαλιστικός οργανισμός, κ.λπ.)
- Το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την εκτέλεση της προς απλούστευση διαδικασίας
- Τη ροή εργασίας που ακολουθεί η εκτέλεση της διαδικασίας, σε γραφική αναπαράσταση με βάση πρότυπη σημειογραφία (BPMN ή UML-Activity Diagram)
- Τις εισόδους και εξόδους, καθώς και τη δομή των δεδομένων εισόδου και εξόδου
- Τα διακινούμενα έντυπα και πληροφορίες της διαδικασίας
- Τα τυχόν πληροφοριακά συστήματα ή εφαρμογές που υποστηρίζουν την εκτέλεση της διαδικασίας.
Με βάση την αποτύπωση αυτή να πραγματοποιηθούν στη συνέχεια:
α. ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης για κάθε διαδικασία, αναγνωρίζοντας
και προσδιορίζοντας δείκτες απόδοσης, σημεία συμφόρησης, κόστος κ.λπ. κάθε
διαδικασίας,β. ανασχεδιασμός, απλοποίηση, βελτίωση κάθε διαδικασίας, εξετάζοντας
διαφορετικά σενάρια εκτέλεσης της διαδικασίας και αξιολογώντας τις
επιπτώσεις κάθε πιθανού σεναρίου στην απόδοση της διαδικασίας.Οι νέες απλοποιημένες διαδικασίες θα πρέπει να αποτυπωθούν με τη χρήση του ίδιου προϊόντος λογισμικού. Η αποτύπωση των διαδικασιών θα πρέπει υποχρεωτικά να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Ελληνικού Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (www.e-gif.gov.gr), όπως αυτές αποτυπώνονται στα πρότυπα «Μοντέλο Τεκμηρίωσης» και «Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας και Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Συναλλαγών», καθώς και στα λοιπά πρότυπα του ανωτέρω πλαισίου, όπου αυτά έχουν εφαρμογή (σ.σ.: όπως τη Σημειογραφία των Προτύπων BPMN και UML).
Επίσης, στην περίπτωση ηλεκτρονικής διεκπεραίωσης της απλουστευμένης διαδικασίας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται XML σχήματα.
(Σημείωση: Ανάμεσα στα έργα που έχουν ενταχθεί στην Πρόσκληση 29 είναι και αυτό της «Απλούστευσης Διαδικασιών Διοικητικής Υποστήριξης Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης» στο οποίο έχω αναφερθεί παλιότερα).
Αντίστοιχο πλαίσιο τίθεται, για παράδειγμα, και στην Πρόσκληση 56 (ΕΠ ΔΜ) για αναβάθμιση της λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών των ΑΕΙ (με έργα με μεγάλους προϋπολογισμούς και για κάθε Πανεπιστήμιο ξεχωριστά!) που ακολούθησε την αντίστοιχη για μελέτες οδικών χαρτών (αν και στις σχετικές αποφάσεις ένταξης οι αναφορές δεν είναι τόσο ρητές) ενώ αναφορές σε μοντελοποίηση διαδικασιών γίνονται (ενδεικτικά) και στα «αμιγή» έργα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (της Πρόσκληση 57):
- Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση ΤΩΡΑ (eGovNow), όπου στο Υποέργο 1 γίνεται αναφορά σε «μοντελοποίηση συναλλαγών» με στόχο την απλούστευση
- Ενιαίο Σύστημα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ή Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Σχέσεων, CRMS) με το Υποέργο 2 να περιλαμβάνει «Υπηρεσίες υλοποίησης ενιαίας ηλεκτρονικής διαχείρισης ροών εργασίας και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης» και σε άλλο υποέργο να περιλαμβάνονται σχετικές μελέτες και υπηρεσίες για -ανάμεσα σε άλλα- «δημιουργία πρότυπων διαδικασιών για ομοειδείς λειτουργίες και διαδικασίες».
Παρόμοιες αναφορές βρίσκει κανείς και σε έργα του Ε.Π. Τεχνικής Υποστήριξης Εφαρμογής (Τεχνική Βοήθεια) αλλά και σε (εντελώς ενδεικτικά!) έργα του Ε.Π. Ψηφιακής Σύγκλισης:
- ΟΠΣ ΕΕΕΠ (γίνεται αναφορά σε σύστημα διαχείρισης ροών/workflow)
- Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων (ΟΣΔΔΥ) (γίνεται αναφορά σε απαίτηση μοντελοποίησης των ροών εργασίας σε BPMN 2.0. και, επιπλέον, ζητείται το περιβάλλον λειτουργίας τους να υποστηρίζει τόσο την προσομοίωση όσο και την εκτέλεσή τους)
- Αναβάθμιση ψηφιακών υπηρεσιών ΑΣΕΠ
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΟΥ ΕΘΕΛΟΝΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΠΡΟΝΟΙΑΚΟΥ ΈΡΓΟΥ ΤΗΣ ΕΚΚΛΗΣΙΑΣ
Γενική διαπίστωση ότι δεν είναι τόσο ξεκάθαρες οι αναφορές σε προδιαγραφές των τυχόν πληροφοριακών συστημάτων ή εφαρμογών που υποστηρίζουν την εκτέλεση των διαδικασιών. Σε ένα από τα λίγα έργα που συνοδεύονται ρητά με Πληροφοριακό Σύστημα (αυτό της Μοντελοποίησης διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ) (Πρόσκληση 7), η Ενέργεια 2.1 του Υποέργου 2 αναφέρεται σε «Ανάπτυξη Εφαρμογών για τη Μοντελοποίηση των διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ)» με παραδοτέα:
- Παραδοτέο 2.1.1: Εφαρμογή εκτέλεσης μοντελοποιημένων διαδικασιών του Υπαλληλικού Κώδικα
- Παραδοτέο 2.1.2: Εφαρμογή παρακολούθησης της εκτέλεσης των μοντελοποιημένων διαδικασιών του Υπαλληλικού Κώδικα και παραγωγής αναφορών.
Θα είχε ενδιαφέρον να δει κανείς πόσα από τα έργα αυτά (και τις άλλες σχετικές δράσεις) έχουν προχωρήσει. Μια πρώτη αναζήτηση στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ δεν είχε πολύ ενθαρρυντικά αποτελέσματα ενώ από τις πιο γνωστές υλοποιήσεις που έχω υπόψη μου βάσει μιας παρουσίασης σε εκδήλωση «Ημέρες Συνεργασίας» είναι αυτή των Υπηρεσιών Μιας Στάσης/ΓΕΜΗ.
Δεδομένης της γκάμας διαδικασιών και εφαρμογών στο πλαίσιο της προβλεπόμενης αξιολόγησης των παραπάνω παρεμβάσεων από την ΕΥΔ του Ε.Π. «Διοικητική Μεταρρύθμιση 2007-2013» ως προς τη συνεισφορά τους στο στόχο της μείωσης των διοικητικών επιβαρύνσεων, θα είχε νόημα να συγκεντρωθούν τα παραδοτέα που αφορούν την αποτύπωση των διαδικασιών μαζί με τα αντίστοιχα άλλων έργων από το προηγούμενο ΚΠΣ (βλ. LGAF), και μαζί να αποτελέσουν το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας βιβλιοθήκης αναπαραστάσεων στο πλαίσιο δημιουργίας μιας κοινότητας γύρω από το συγκεκριμένο αντικείμενο (εδώ περιγράφεται αντίστοιχη γερμανική πρωτοβουλία). Παράλληλα, θα υποστήριζε και την ιδέα της ενορχήστρωσης διαδικασιών είτε κεντρικά με μοντέλο SaaS είτε σε federated μοντέλο. (Τι καλή συγκυρία το «άνοιγμα» της πλατφόρμας effektif – πακέτο με παρακολούθηση της διαχείρισης αλλαγών/προσαρμογών!).
UPDATE 2013-12: Δυστυχώς, για το έργο της μοντελοποίησης διαδικασιών εφαρμογής του νέου υπαλληλικού κώδικα (ΥΚ) δεν έχω καλά νέα μιας και, πρόσφατα που ανέλαβα τη διαχείρισή του (δικαιούχος είναι η ΕΥΣΣΕΠ/ΥπΔιΜΗΔ), έμαθα ότι έχει «παγώσει» (πιθανότατα λόγω Ενιαίου Συστήματος Διοίκησης Ανθρώπινου Κεφαλαίου (ΕΣΔΑΚ)) στη φάση της αξιολόγησης των δικαιολογητικών των υποψήφιων αναδόχων του Υποέργου 1 (ως προς την έγκριση των σχετικών πρακτικών από την πολιτική ηγεσία) εδώ και καιρό και έκτοτε δεν υπάρχει κάποια εξέλιξη.
UPDATE 2014-08: Η έλλειψη εξέλιξης στο συγκεκριμένο έργο (και όχι μόνο) έρχεται να …επισημοποιηθεί με την απένταξή του στην πρόσφατη εξυγίανση (=μαζική απένταξη έργων) από την ΕΥΔ του ΕΠ Διοικητική Μεταρρύθμιση.
UPDATE 2014-11: Μια απόπειρα/πρωτοβουλία για την εξασφάλιση κάποιων εικονικών μηχανών στην υποδομή του okeanos με στόχο την εγκατάσταση και τον πειραματισμό με πλατφόρμες αποτύπωσης διαδικασιών ανοιχτού κώδικά (σαν ένα πρωτόλειο συνεργατικό αποθετήριο), δεν απέδωσε.
UPDATE 2016-02: Μια από τις λίγες απόπειρες που κατάφερα να εντοπίσω που προσπαθούν να αξιοποιήσουν την προσέγγιση αυτή (έστω δι-ερευνητικά)
@pgaval 
Παράθεμα: Για το κείμενο του Σχεδίου Δράσης της Πρωτοβουλίας Συνεργασίας για την Ανοικτή Διακυβέρνηση | @pgaval
Παράθεμα: Επιστροφή στο χώρο ΕΣΠΑ – @pgaval